Veilig zakendoen

Jaarvergadering mag voorlopig digitaal

Met verlenging van de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid maakt de overheid het mogelijk dat de verplichte jaarvergaderingen voorlopig via livestream, video of audio rechtsgeldig zijn. Vanwege de coronamaatregelen kunnen niet alle leden- en aandeelhoudersvergaderingen van rechtspersonen zoals nv’s, bv’s, coöperaties en verenigingen fysiek plaatsvinden. Een digitale vergadering op afstand is hiervoor een praktisch alternatief.

Het bestuur van een rechtspersoon kan daarnaast zelf besluiten tot uitstel van het opstellen van een verplicht jaarverslag of jaarrekening. Het bestuur heeft hier momenteel geen toestemming van aandeelhouders of leden voor nodig.

De spoedwet is verlengd tot 1 oktober 2021. Omdat het niet zeker is of de coronamaatregelen daarna nog van kracht zijn, bestaat de mogelijkheid om de wet steeds met maximaal 2 maanden te verlengen. Om rechtspersonen bij de planning van hun vergaderingen te helpen, maakt de minister het tenminste 2 maanden van te voren bekend wanneer deze wet niet meer wordt verlengd.

Digitale jaarvergadering

Alle rechtspersonen die een jaarvergadering moeten houden, zoals de vele lokale verenigingen, kunnen ervan uitgaan dat zij deze vergadering in ieder geval de komende 2 maanden via een elektronisch kanaal kunnen organiseren, inclusief het stemrecht.

Vereniging en stichting

Besturen van verenigingen, stichtingen en coöperaties kunnen de termijn voor het opstellen van een jaarverslag en een financieel overzicht over het afgelopen boekjaar verlengen van 6 maanden naar uiterlijk 10 maanden na afloop van het boekjaar.

Jaarrekening nv en bv

De besturen van nv’s en bv’s mogen de termijn voor het opstellen van de jaarrekening verlengen van 5 maanden naar 10 maanden na afloop van het boekjaar. Hiervoor is het, zolang deze tijdelijke wet geldt, niet nodig om via een algemene vergadering van aandeelhouders toestemming te vragen.

Vergadering uitstellen nv

Het bestuur van een nv kan besluiten om de aandeelhoudersvergadering uit te stellen. De jaarvergadering hoeft niet binnen de termijn volgens de statuten (maximaal 6 maanden na afloop van het boekjaar) plaats te vinden. Deze termijn mag momenteel verlengd worden met 4 maanden. Voor bv’s geldt deze mogelijkheid niet.

Vereniging van eigenaars

Voor een vereniging van eigenaars(vve) mag het bestuur de termijnen voor het houden van een jaarvergadering en voor het financieel jaarverslag met 6 maanden verlengen. Ook een vve mag volgens de tijdelijke wet de jaarvergadering via livestream organiseren.

Deponering ongewijzigd

De termijn voor uiterlijke deponering van jaarrekeningen bij KVK is hiermee niet veranderd. Alleen de bestaande mogelijkheid voor uitstel kan het bestuur zelf regelen zonder aan leden of aandeelhouders toestemming te vragen. Deponeren bij KVK moet altijd binnen 8 dagen na vaststelling. Wanneer je deze niet op tijd hebt vastgesteld, deponeer je de voorlopige jaarrekening.

De spoedwet regelt ook dat in de rechtspraak en bij notariële akten in meer gevallen elektronische middelen kunnen worden ingezet.

Denk aan je veiligheid bij digitaal ondernemen. Lees alles over cybersecurity.
Paul Geertman

KVK-adviseur die ondernemers helpt bij keuzes. Van het starten van een bedrijf tot internationaal zakendoen. Schrijft artikelen over veilig zakendoen. Deelt informatie over ondernemen, regelgeving en over kansen in een regio of branche.

InspiratiePage