Zo maak je de start van je bedrijf veiliger

Twee KVK-adviseurs en een veiligheidskundige vertellen hoe je veilig start met ondernemen. Ze gaan in op de risico’s die je loopt en hoe je bijvoorbeeld je website, webwinkel of bedrijfspand beschermt.

Ingeschreven? Vindbaar voor iedereen

“Zodra je bij KVK bent ingeschreven, ben je voor iedereen vindbaar als ondernemer. En daarmee misschien interessant als klant”, vertelt Astrid Ponsioen-Pirets, startersadviseur bij KVK. Ook ben je een mogelijk doelwit voor oplichters. “Bekend is de soms agressieve benadering door aanbieders van energiecontracten, extra domeinnamen of advertenties in een bedrijvengids. Ondernemers lopen het risico dat ze zich iets laten aansmeren dat ze eigenlijk niet nodig hebben. Consumenten hebben bescherming door de wettelijke bedenktijd, ondernemers hebben dat niet. Je kunt dus geen beroep doen op die bedenktijd, tenzij je bijvoorbeeld aantoonbaar misleid bent.

Door de Non Mailing Indicator (NMI) van KVK te activeren, weet de gebruiker van een KVK-adresbestand dat je geen postreclame of verkoop aan je deur wilt ontvangen. Met wijziging van de Telecommunicatiewet is sinds 1 juli 2021 ook ongevraagde telefonische verkoop aan consumenten en persoonlijke rechtsvormen zoals eenmanszaken, vof en maatschap verboden.” Op 1 januari 2022 veranderde de wet, waardoor woonadressen van ondernemers voortaan standaard zijn afgeschermd in het Handelsregister. Het vestigingsadres van de onderneming blijft wel zichtbaar. Als de onderneming op een woonadres is gevestigd, dan blijft dat vestigingsadres vindbaar om rechtszekerheid te bieden aan derden.

Deel je veel over jezelf via je website of social media? Dan kunnen bedrijven je makkelijker van alles aanbieden, omdat ze bijvoorbeeld weten in welke producten of diensten je mogelijk interesse hebt. Door veel te delen ben je zichtbaarder voor klanten, maar ook voor criminelen. Om dit te voorkomen, kun je een deel van je social media afschermen voor bezoekers die niet in je netwerk zitten.

• Tip 1: Weet wat je kunt doen tegen ongewenste (commerciële) benadering en andere vormen van overlast, zoals post en verkoop aan de deur.
• Tip 2: Blijf bewust van wat je via social media deelt om misbruik van je gegevens te voorkomen.

Werk veilig online

“Op een enkeling na is iedereen dagelijks online”, zegt Jacob van der Vis, adviseur internationale handel en fraude bij KVK. “Sinds de komst van internet, ontdekken criminelen en andere fraudeurs het makkelijke gebruik van digitale communicatie om ondernemers op te lichten, te bestelen, te chanteren of zelfs te gijzelen. Fraude en criminaliteit gaat steeds meer via digitale berichten. Zo is computercriminaliteit, ofwel cybercrime, sterk gegroeid en dagelijks in het nieuws.

Hoe belangrijk is je digitale informatie voor je bedrijfscontinuïteit? Wat is de schade als je website of je computernetwerk een week niet bereikbaar is? Door regelmatig je updates en back-ups te maken en sterke wachtwoorden met tweestapsverificatie te gebruiken, werk je digitaal veiliger.

Bedenk welke bedrijfsgegevens je online opslaat. Oudere administratie kun je ook ‘offline’ bewaren. Zorg dat een cybercrimineel zo min mogelijk ‘pareltjes’ bij jou kan vinden, zoals persoonsgegevens en bedrijfsplannen.”

• Tip 3: Bescherm je computer en je netwerk, en werk veilig in de cloud.
• Tip 4: Ga als startende ondernemer veilig online met deze zeven tips van Stichting Internet Domeinregistratie Nederland (SIDN).

Beveilig je webwinkel

Veel starters beginnen een webwinkel. In 2021 zijn bijna 27.000 webwinkels gestart. Van der Vis waarschuwt ondernemers die een webshop willen starten: “Een webwinkel is snel gemaakt met handige, openbare software. Maar deze software is ook goed bekend bij criminelen. Beveilig je webwinkel met een SSL-certificaat, herkenbaar aan ‘https’ in de url. Sinds 2021 moet ieder betaalsysteem van webwinkels in de Europese Unie tweestapsverificatie gebruiken.

Een groeiend probleem zijn nepwebshops die ongemerkt de handelsnaam en adresgegevens van een ‘echt bedrijf’ misbruiken en zo klanten oplichten. Door een ‘google alert’ op je bedrijfsnaam in te stellen, kun je deze ‘meelifters’ tijdig ontdekken.”

• Tip 5: Bescherm je webwinkel tegen betaalfraude met een veilige verbinding en betaalsysteem.
• Tip 6: Laat je webwinkel toetsen door een keurmerkorganisatie: Webshop Keurmerk, Thuiswinkel.org Keurmerk of een Europees keurmerk.

Beveilig je bedrijfspand

Je hebt het huurcontract getekend en bent de trotse bezitter van een eigen zakenpand. Al snel krijg je veiligheidsvragen. Hoe sluit je ’s avonds je winkel of café af en breng je contant geld naar de bank? Hoe beveilig je je bedrijfspand tegen inbraak? Mag je cameratoezicht op de werkplek binnen gebruiken?

Veiligheidskundige Peter Elie van Elie Beveiliging helpt starters bij de voorbereiding op veilig werken in een bedrijfspand. “Begin met het aanbrengen van nieuwe sloten en maak een sleutelplan, zodat je weet wie toegang heeft tot je pand. Overleg met een beveiligingsbedrijf en je verzekeraar over wat je nodig hebt voordat je kostbare bouwkundige en elektronische maatregelen neemt. Afhankelijk van de risico’s die je loopt bij het veilig openen of sluiten van de zaak, schakel je een alarmcentrale op afstand in of een beveiligingsbedrijf. Stel jezelf ook de vraag of het noodzakelijk is dat je klanten met contant geld kunnen betalen. Alles digitaal af laten rekenen via ‘PIN Only’ is veiliger. Het gaat niet alleen om je eigen veiligheid, je bent ook verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkomgeving voor je personeel.”

• Tip 7: Verdiep je in bedrijfsveiligheid en werk samen aan een veilig winkelgebied of bedrijventerrein.
• Tip 8: Ken de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) over openbare orde en veiligheid in je gemeente.

Ondernemersrisico’s

Buiten de risico’s die je loopt op het gebied van fraude en criminaliteit, krijg je als ondernemer ook te maken met algemene ondernemersrisico’s. “Veel starters kiezen voor een eenmanszaak of vennootschap onder firma. Deze rechtsvormen zijn makkelijk te starten, te wijzigen en weer te stoppen. Bij deze rechtsvormen ben je persoonlijk aansprakelijk, waardoor je het risico loopt dat je bij zakelijke problemen je spaargeld verliest of in schulden raakt”, vertelt Ponsioen-Pirets. “Zolang je weinig investeert en nog weinig personeel hebt, zijn de risico’s beperkt. Bovendien kun je deze ondernemersrisico’s afdekken met bijvoorbeeld algemene voorwaarden en verzekeringen.”

• Tip 9: Heb je eenmanszaak? Kies een of meer gevolmachtigden zodat je zaken doorgaan als je ziek bent of op vakantie.
• Tip 10: Samenwerken in een vennootschap? Sluit een vof-contract om discussies te voorkomen.