Software kopen voor je onderneming: zo voorkom je een miskoop

Heb je een peperduur CRM-systeem aangeschaft, gebruikt je personeel het niet. Of blijkt je software niet te koppelen met een ander programma dat je gebruikt. Je investering kan dan ineens een flinke miskoop zijn. Ondernemer Martijn Verspeek vertelt hoe je dit voorkomt. 

Verspeek runt een installatiebedrijf. Hoewel hij geen technische kennis of groot budget had, schafte hij jaren geleden toch een groot softwarepakket aan. Dat betaalde zichzelf ruimschoots terug. “Digitalisering in het bedrijfsleven is onmisbaar,” vindt Verspeek. “Over tien jaar hebben al je concurrenten ook gedigitaliseerd. Als je dat zelf niet hebt gedaan, is het moeilijk overleven.” Met deze zes aandachtspunten koop je veilig en verantwoord software. 

1. Vraag collega-ondernemers

Vraag collega-ondernemers welke software zij gebruiken. “Een collega-ondernemer geeft een eerlijker oordeel dan een softwareleverancier,” zegt Verspeek. Ook raadt hij aan om buiten je eigen regio te kijken. “Een collega in dezelfde regio deelt niet zo snel welke software hij gebruikt, uit angst voor concurrentie.” Een collega-ondernemer vind je via brancheorganisatie of een zoekmachine.

2. Test de software

Vraag een demo of proefperiode aanof koop de software in modules. Een module is een onderdeel van de software. “Koop niet gelijk het pakket maar probeer een module uit,” Adviseert Verspeek. . “Als dat succes oplevert, breid je uit.”  Heb je HR-software op het oog? Koop dan bijvoorbeeld eerst alleen de module waarmee je loonstroken maakt. 

3. Betaal via abonnement

Betaal niet in één keer voor een compleet softwarepakket, maar kies voor een abonnementsmodel. Hiermee spreidt je de kosten. Verandert er onverwacht iets in je bedrijf? Dan kun je het abonnement stopzetten. Zo ben je geen duizenden euro’s aan software kwijt die je niet meer gebruikt. 

4. Kies een compleet softwarepakket

Kies een softwarepakket waarin je meerdere bedrijfsactiviteiten kunt uitvoeren of waaraan je meerdere programma’s kunt koppelen. Denk aan boekhoudsoftware waaraan je voorraadbeheer kunt koppelen, zodat je boekhoudsoftware bijvoorbeeld automatisch een factuur stuurt als een bestelling is geleverd. “Hoe meer bedrijfsactiviteiten je kunt toevoegen, hoe meer je kunt automatiseren,” licht Verspeek toe. “Dat scheelt tijd. Dan hoef je bijvoorbeeld niet een adres vier keer in te voeren.” Zelf koos hij voor een softwarepakket van een grotere leverancier. “Een grotere partij ontwikkelt vaak nieuwe functies en heeft een ICT-afdeling die je te hulp staat bij problemen.” 

5. Controleer de server

Controleer altijd waar de server van je software staat. Is de leverancier een Amerikaans bedrijf? Grote kans dat de server in Amerika staat en de software is ontwikkeld volgens de Amerikaanse privacywetgeving. Die is anders dan de Nederlandse. Als je werkt met bedrijfsgevoelige informatie, kies je daarom het best voor software die draait op  een Nederlandse server. 

6. Train je personeel

Zorg dat je personeel begrijpt hoe de software werkt. Dure software die niet optimaal wordt gebruikt verdien je niet terug. Bij Verspeek zit er een keer per maand een softwarevertegenwoordiger een halve dag op kantoor. “Vroeger kwam hij alleen brandjes blussen. Nu hij elke maand een halve dag op kantoor zit, stelt iedereen vragen. De vragen worden alleen maar minder, omdat mijn personeel de software steeds beter begrijpt. En doordat de vertegenwoordiger   tips en nieuwe functies laat zien die zijn toegevoegd aan de software, zijn mijn medewerkers productiever.” 

Software aangeschaft? Ontdek welke data je er uit kunt halen. Met inzicht in je data werk je efficiënter.