Formulier 11: Functionarissen van een rechtspersoon inschrijven

• Waarvoor is dit formulier
• Hulp bij invullen
• Afspraak maken of opsturen?
• Welke stukken moet je meenemen?
• Digitale post van KVK

Waarvoor is dit formulier?

Met formulier 11 schrijf je één of meer functionarissen van een rechtspersoon met onderneming in in het Handelsregister. Het formulier kun je gebruiken voor:

• Het inschrijven van bestuurders.
• Het inschrijven van commissarissen.
• Het inschrijven van leden van de raad van toezicht.
• Het inschrijven van leden van een toezichthoudend orgaan.
• Het inschrijven van een enig aandeelhouder.

Een functionaris kan een persoon, personenvennootschap of rechtspersoon zijn. Een personenvennootschap is een vereniging onder firma (vof), commanditaire vereniging (cv) of maatschap. Een rechtspersoon is een besloten vennootschap (bv), naamloze vennootschap (nv), coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij, stichting met onderneming of vereniging met onderneming.

Functionarissen van een vereniging zonder onderneming, stichting zonder onderneming of vve schrijf je in met formulier 22. Voor functionarissen van een publiekrechtelijke rechtspersoon gebruik je formulier 26. Bestuurders van een Europees economisch samenwerkingsverband (EESV) schrijf je in met formulier 21.

Hulp bij invullen

Adres

Voor een adres dat je invult op formulier 11 gelden de volgende regels: 

• Het adres moet in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) staan. 
• Een woonadres moet juist zijn in de Basisregistratie Personen (BRP) van de Nederlandse gemeenten.

Controleer met de BAG Viewer of het adres klopt in de BAG. Denk aan straatnaam, huisnummer, toevoeging (zoals 24a of 24b) of bestemming (zoals winkelpand). Klopt iets niet, dan kun je de fout op de website BAG Viewer melden.

Het Handelsregister is gekoppeld aan de Basisregistratie Personen (BRP) van de Nederlandse gemeenten. Als een woonadres niet of fout in de BRP staat, moet de gemeente dat eerst aanpassen. 

Klopt het adres in de BAG of BRP niet, dan kan KVK de inschrijving van de functionaris niet opnemen in het Handelsregister. Stuur formulier 11 pas naar KVK als in de BAG en BRP de juiste gegevens staan.

Datums

De datums die je invult op formulier 11 mogen in de toekomst liggen. KVK zorgt dat de inschrijving vanaf dat moment te zien is in het Handelsregister.

Afspraak maken of opsturen?

Controleer of je moet langskomen bij KVK of de formulieren kan opsturen. De vragen hieronder helpen je daarbij.

Ondertekent een notaris formulier 11? 
Als een notaris het formulier ondertekent en de stukken opstuurt naar KVK, hoef je niets te doen.

Schrijf je een personenvennootschap of rechtspersoon in als bestuurder?
Dan kun je de stukken opsturen naar KVK. Heb je om een andere reden een afspraak bij KVK, neem dan alle stukken mee.

Schrijf je een natuurlijk persoon in als bestuurder?
Dan moet de nieuwe bestuurder langskomen bij KVK en alle stukken meenemen.

Woont een bestuurder in het buitenland?
Dan zijn er drie mogelijkheden:

1. De bestuurder komt langs bij KVK.
2. De bestuurder geeft alle stukken mee aan een bestuurder die wel bij KVK langs moet komen.
3. Als geen bestuurder bij KVK moet langskomen, kun je de stukken met de post opsturen.

Schrijf je een commissaris, enig aandeelhouder, lid van de raad van toezicht of lid van een toezichthoudend orgaan in?
Dan kun je de stukken opsturen naar KVK. Heb je om een andere reden een afspraak bij KVK, neem dan alle stukken mee.

Hoe maak je een afspraak?
Maak een afspraak op kvk.nl/afspraak. Moeten meer bestuurders langskomen bij KVK, maak dan samen een afspraak.

Wat is het postadres van KVK? 
Het postadres vind je op kvk.nl/postadres.

Welke stukken moet je opsturen?

Controleer welke stukken je moet meenemen of opsturen. De vragen hieronder helpen je daarbij.

Wat heeft KVK in ieder geval nodig?

• Een kopie van een geldig identiteitsbewijs van alle personen die een handtekening hebben gezet op formulier 11. De foto moet onherkenbaar zijn gemaakt. Personen die bij de afspraak aanwezig zijn, moeten een geldig identiteitsbewijs meenemen.
• Formulier 11.

Is een functionaris een buitenlandse vennootschap of rechtspersoon?
Dan heeft KVK een bewijs nodig van registratie van de vennootschap of rechtspersoon. Bijvoorbeeld een uittreksel van een kamer van koophandel in het buitenland. Dat bewijs mag niet ouder zijn dan één maand.

In welke taal moet het bewijs van registratie zijn opgesteld?
Het bewijs van registratie moet in het Nederlands, Engels, Duits of Frans zijn opgesteld. Is dat niet het geval, dan moet je het bewijs laten vertalen. KVK heeft dan de vertaling en het originele document nodig.

Is een functionaris een natuurlijk persoon en woont die niet in Nederland, maar wel in de Europese Unie?
Dan heeft KVK een uittreksel nodig van het bevolkingsregister in dat EU-land. Het uittreksel mag niet ouder zijn dan twee maanden. Is het document niet in het Nederlands, Engels, Duits of Frans opgesteld? Vraag dan bij het bevolkingsregister een uittreksel en een ‘meertalig modelformulier’ aan. Dat laatste is een vertaling die het bevolkingsregister toevoegt aan het uittreksel. Lees per land waar bewijs aan moet voldoen op de website van Nederland Wereldwijd.

Is een functionaris een natuurlijk persoon en woont die buiten de Europese Unie? 
Dan heeft KVK een uittreksel van het buitenlandse bevolkingsregister nodig. Het uittreksel mag niet ouder zijn dan twee maanden. Bijna altijd is ook legalisatie van het uittreksel nodig. Is het document niet in het Nederlands, Engels, Duits of Frans opgesteld? Dan moet een beëdigd vertaler het uittreksel vertalen. Ook een vertaling moet zijn gelegaliseerd. Behalve als het document is vertaald in Nederland. KVK heeft de vertaling en het originele uittreksel nodig. Lees per land waar bewijs aan moet voldoen op de website van Nederland Wereldwijd.

Schrijf je naast de functionarissen ook een rechtspersoon in?
Dan moet je de rechtspersoon inschrijven met een ander formulier. Neem dat formulier en de overige stukken mee naar de afspraak met KVK. Hoeft geen enkele bestuurder langs te komen bij KVK? Dan kun je alle formulieren en documenten opsturen.

Geef je een nieuwe enig aandeelhouder op?
Dan heeft KVK een akte van aandelenoverdracht nodig. De akte moet door een notaris zijn ondertekend.

Is een functionaris uiteindelijk belanghebbende (UBO)?
Geef dat dan door met formulier 30, 31, 32 of 33. Het is verplicht UBO’s bij KVK op te geven. Als je geen UBO’s opgeeft, kan KVK de functionaris niet inschrijven. Geef je een UBO door voor een functionaris van een rechtspersoon die in het Handelsregister staat, dan kun je dat online doen.

Digitale post van KVK

Ontvang je post van KVK het liefst digitaal? Meld je dan aan voor de Berichtenbox voor bedrijven. Dat is een beveiligd e-mailsysteem tussen ondernemers en de overheid. Je hebt een KVK-nummer nodig voor het aanvragen van een Berichtenbox.