Formulier 13: Gevolmachtigde of gevolmachtigd handelsagent inschrijven

• Gevolmachtigde, gevolmachtigd handelsagent of boekhouder
• Verplicht inschrijven
• Afspraak maken of opsturen?
• Welke documenten en formulieren heb je nodig?

Wil je een gevolmachtigde of gevolmachtigd handelsagent van een publiekrechtelijke rechtspersoon inschrijven, zoals een provincie of gemeente? Gebruik dan formulier 18.

Gevolmachtigde, gevolmachtigd handelsagent of boekhouder

Een gevolmachtigde is een persoon, samenwerkingsverband of rechtspersoon die handelingen mag uitvoeren of beslissingen mag nemen voor een onderneming of rechtspersoon (volmachtgever).

Een gevolmachtigd handelsagent is een zelfstandig ondernemer die contact legt en afspraken maakt met klanten, in opdracht van een onderneming of rechtspersoon. Een boekhouder van een rederij vertegenwoordigt de rederij. Is er geen boekhouder, dan zijn één of meer leden de vertegenwoordiger.

Hieronder bedoelen we met 'gevolmachtigde' ook 'gevolmachtigd handelsagent' en 'boekhouder'.

Verplicht inschrijven

Inschrijven van een gevolmachtigde is verplicht:

• Als de inhoud van de volmacht in de statuten van een volmachtgever staat.
• Als de gevolmachtigde een beheerder in Nederland is voor een buitenlandse vennootschap of rechtspersoon.

Ook in andere gevallen is het inschrijven van een gevolmachtigde zinvol. Bijvoorbeeld omdat anderen dan in het Handelsregister kunnen zien wie belangrijke besluiten mag nemen.

Afspraak maken of opsturen?

Controleer of jij of de gemachtigde moet langskomen bij KVK of de formulieren op kan sturen. De vragen hieronder helpen je daarbij.

Heeft een notaris dit formulier ondertekend? 
Als de notaris de documenten opstuurt naar KVK, hoeven jij en de gevolmachtigde niets te doen. 

Afspraak maken

Wanneer moet een gevolmachtigde langskomen bij KVK om zich in te schrijven in het Handelsregister? 
Als de gevolmachtigde een natuurlijk persoon (een mens) is en in Nederland woont, moet die een afspraak maken met KVK. Dat hoeft alleen niet als een natuurlijk persoon gevolmachtigde is van een stichting zonder onderneming of een vereniging zonder onderneming. Die kan de stukken opsturen.

Is de gevolmachtigde een natuurlijk persoon (een mens) die in het buitenland woont?
Dan zijn er drie mogelijkheden:
1.    De natuurlijke persoon komt langs bij KVK. 
2.    Je kunt documenten van de gevolmachtigde samen met dit formulier opsturen naar KVK. 
3.    Heb je vanwege een ander formulier een afspraak met KVK? Dan kun je de documenten van de gevolmachtigde samen met dit formulier meenemen.

Heb je vanwege een ander formulier een afspraak met KVK?
Neem dan alle formulieren en documenten mee naar je afspraak, ook als je ze op zou kunnen sturen. 

Hoe maak je een afspraak?
Maak een afspraak op kvk.nl/afspraak.

Opsturen

Wanneer moet jij of de gevolmachtigde stukken opsturen?
Je kunt dit formulier en bijbehorende documenten opsturen naar KVK als:
1.    De gevolmachtigde een personenvennootschap of rechtspersoon is.
2.    De gevolmachtigde een natuurlijk persoon is die in het buitenland woont. 
3.    Je een natuurlijk persoon inschrijft als gevolmachtigde van een stichting zonder onderneming of vereniging zonder onderneming.

Wat is het postadres? 
Het postadres vind je op kvk.nl/postadres.

Welke documenten en formulieren heb je nodig?

Controleer welke documenten en formulieren jij of de gevolmachtigde moet meenemen naar de afspraak of moet opsturen naar KVK. De vragen hieronder helpen je daarbij.

Wat moet een gevolmachtigde in ieder geval meenemen naar de afspraak?
• Een geldig identiteitsbewijs (geen kopie).
• Een kopie van het identiteitsbewijs van de persoon die formulier 13 heeft ondertekend. De foto moet onherkenbaar zijn gemaakt. Dat geldt alleen als die persoon niet bij de afspraak aanwezig is. Is de persoon wel bij de afspraak aanwezig, dan moet die ook een geldig identiteitsbewijs meenemen.
• Formulier 13.

Wat moet je in ieder geval opsturen?
• Een kopie van een geldig identiteitsbewijs van alle personen die hun handtekening op formulier 13 hebben gezet. De foto's moeten onherkenbaar zijn gemaakt.
• Formulier 13.

Meer documenten

Heb je een document, zoals statuten, waarin de inhoud van de volmacht staat?
Voeg dat document dan toe aan formulier 13.

Ben je verplicht de volmacht in te schrijven?
Is de volmacht in een andere taal opgesteld? Dan heeft KVK naast de originele volmacht ook een beëdigde vertaling in het Nederlands nodig.

Ben je niet verplicht de volmacht in te schrijven?
Is de volmacht in een andere taal opgesteld? Dan heeft KVK naast de originele volmacht ook een beëdigde vertaling in het Nederlands nodig. Is de originele volmacht in het Engels, Frans of Duits? Dan hoeft de vertaling niet beëdigd te zijn.

Heb je formulier 18 gebruikt omdat je op formulier 13 te weinig ruimte had om alle informatie in te vullen?
Voeg formulier 18 dan toe aan formulier 13.

Is de bevoegdheid van een boekhouder van een rederij beperkt?
Geef dan de inhoud van de beperkte bevoegdheid door met formulier 18.

Is de gevolmachtigde een buitenlandse vennootschap of rechtspersoon?
Dan heeft KVK een bewijs nodig van registratie van de vennootschap of rechtspersoon. Bijvoorbeeld een uittreksel van een kamer van koophandel in het buitenland. Dat bewijs mag niet ouder zijn dan één maand.

In welke taal moet het bewijs van registratie zijn opgesteld?
Het bewijs van registratie moet in het Nederlands, Engels, Duits of Frans zijn opgesteld. Is dat niet het geval, dan moet je het bewijs laten vertalen. KVK heeft dan de vertaling en het originele document nodig.

Is de gevolmachtigde een natuurlijk persoon en woont die niet in Nederland, maar wel in de Europese Unie?
Dan heeft KVK een uittreksel nodig van het bevolkingsregister in dat EU-land. Het uittreksel mag niet ouder zijn dan twee maanden. Is het document niet in het Nederlands, Engels, Duits of Frans opgesteld? Vraag dan bij het bevolkingsregister een uittreksel en een ‘meertalig modelformulier’ aan. Dat laatste is een vertaling die het bevolkingsregister toevoegt aan het uittreksel. Lees per land waar bewijs aan moet voldoen op de website van Nederland Wereldwijd.

Is de gevolmachtigde een natuurlijk persoon en woont die buiten de Europese Unie? 
Dan heeft KVK een uittreksel van het buitenlandse bevolkingsregister nodig. Het uittreksel mag niet ouder zijn dan twee maanden. Bijna altijd is ook legalisatie van het uittreksel nodig. Is het document niet in het Nederlands, Engels, Duits of Frans opgesteld? Dan moet een beëdigd vertaler het uittreksel vertalen. Ook een vertaling moet zijn gelegaliseerd. Behalve als het document is vertaald in Nederland. KVK heeft de vertaling en het originele uittreksel nodig. Lees per land waar bewijs aan moet voldoen op de website van Nederland Wereldwijd.

Wil je nog een gevolmachtigde inschrijven?
Dan moet je voor elke gevolmachtigde een formulier 13 invullen. Als het nodig is om naar het KVK-kantoor te komen, kunnen de gevolmachtigden samen een afspraak maken, maar dat hoeft niet.