Formulier 19: Aandeelhouders van niet-volgestorte aandelen inschrijven

• Waarvoor is dit formulier
• Hulp bij invullen
• Afspraak maken of opsturen?
• Welke stukken moet je opsturen?
• Digitale post van KVK

Waarvoor is dit formulier?

Met formulier 19 schrijf je één of meer aandeelhouders van niet-volgestorte aandelen van een nv, SE of SCE in in het Handelsregister. Een aandeelhouder van niet vol¬gestorte aandelen kan een natuurlijk persoon zijn: een mens. Maar ook een rechtspersoon.

Een rechtspersoon is een besloten vennootschap (bv), nv, stichting, verenging, coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij of kerkgenootschap.

Hulp bij invullen

Adres

Voor een adres dat je invult op formulier 19 gelden de volgende regels: 

• Het adres moet in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) staan. 
• Een woonadres moet juist zijn in de Basisregistratie Personen (BRP) van de Nederlandse gemeenten.

Controleer met de BAG Viewer of het adres klopt in de BAG. Denk aan straatnaam, huisnummer, toevoeging (zoals 24a of 24b) of bestemming (zoals winkelpand). Klopt iets niet, dan kun je de fout op de website BAG Viewer melden.

Het Handelsregister is gekoppeld aan de Basisregistratie Personen (BRP) van de Nederlandse gemeenten. Als een woonadres niet of fout in de BRP staat, moet de gemeente dat eerst aanpassen. 

Klopt het adres in de BAG of BRP niet, dan kan KVK de inschrijving van de aandeelhouders niet opnemen in het Handelsregister. Stuur formulier 19 pas naar KVK als in de BAG en BRP de juiste gegevens staan.

Datums

De datums die je invult op formulier 19 mogen in de toekomst liggen. KVK zorgt dat de inschrijving vanaf dat moment te zien is in het Handelsregister.

Afspraak maken of opsturen?

Controleer of je moet langskomen bij KVK of de formulieren kan opsturen. De vragen hieronder helpen je daarbij.

Ondertekent een notaris formulier 19? 
Als een notaris het formulier ondertekent en de stukken opstuurt naar KVK, hoef je niets te doen.

Ondertekent een bestuurder of gevolmachtigde formulier 19?
Dan moet je de stukken opsturen naar KVK.

Wat is het postadres van KVK? 
Het postadres vind je op kvk.nl/postadres.

Welke stukken moet je opsturen?

Wat moet je in ieder geval opsturen?

• Een kopie van een geldig identiteitsbewijs van de persoon die formulier 19 heeft ondertekend. Maak de foto onherkenbaar.
• Formulier 19.

Is de aandeelhouder van de niet-volgestorte aandelen een buitenlandse vennootschap of rechtspersoon?
Dan heeft KVK een bewijs nodig van registratie van de vennootschap of rechtspersoon. Bijvoorbeeld een uittreksel van een kamer van koophandel in het buitenland. Dat bewijs mag niet ouder zijn dan één maand.

In welke taal moet het bewijs van registratie zijn opgesteld?
Het bewijs van registratie moet in het Nederlands, Engels, Duits of Frans zijn opgesteld. Is dat niet het geval, dan moet je het bewijs laten vertalen. KVK heeft dan de vertaling en het originele document nodig.

Is de aandeelhouder van de niet-volgestorte aandelen een natuurlijk persoon en woont die niet in Nederland, maar wel in de Europese Unie?
Dan heeft KVK een uittreksel nodig van het bevolkingsregister in dat EU-land. Het uittreksel mag niet ouder zijn dan twee maanden. Is het document niet in het Nederlands, Engels, Duits of Frans opgesteld? Vraag dan bij het bevolkingsregister een uittreksel en een ‘meertalig modelformulier’ aan. Dat laatste is een vertaling die het bevolkingsregister toevoegt aan het uittreksel. Lees per land waar bewijs aan moet voldoen op de website van Nederland Wereldwijd.

Is de aandeelhouder van de niet-volgestorte aandelen een natuurlijk persoon en woont die buiten de Europese Unie? 
Dan heeft KVK een uittreksel van het buitenlandse bevolkingsregister nodig. Het uittreksel mag niet ouder zijn dan twee maanden. Bijna altijd is ook legalisatie van het uittreksel nodig. Is het document niet in het Nederlands, Engels, Duits of Frans opgesteld? Dan moet een beëdigd vertaler het uittreksel vertalen. Ook een vertaling moet zijn gelegaliseerd. Behalve als het document is vertaald in Nederland. KVK heeft de vertaling en het originele uittreksel nodig. Lees per land waar bewijs aan moet voldoen op de website van Nederland Wereldwijd.

Is de nv, SE of SCE nog niet ingeschreven?
Een nv schrijf je in met formulier 3, een SE met formulier 23 en een SCE met formulier 24.

Digitale post van KVK

Ontvang je post van KVK het liefst digitaal? Meld je dan aan voor de Berichtenbox voor bedrijven. Dat is een beveiligd e-mailsysteem tussen ondernemers en de overheid. Je hebt een KVK-nummer nodig voor het aanvragen van een Berichtenbox.