Kwaliteit van het Handelsregister

Een juist en actueel Handelsregister is van groot belang voor de rechtszekerheid bij het zakendoen. Daarom worden hoge eisen gesteld aan de kwaliteit van de zogenaamde authentieke gegevens. Dit zijn gegevens waarvan de wetgever heeft bepaald dat deze moeten worden vastgelegd in het Handelsregister. Dit zijn bijvoorbeeld de handelsnaam, KVK-nummer, eigenaarsgegevens, adres en rechtsvorm.

Kerngegevens Handelsregister

Aantal actieve inschrijvingen t/m mei 2023	3.467.534
Aantal nieuwe inschrijvingen mei 2023	26.857
Aantal wijzigingen mei 2023	152.432

Kwaliteitsnormen

De normen voor de authentieke gegevens zijn:

• 99,8 % Volledigheid van gegevens: de mate waarin authentieke gegevens aanwezig zijn bij inschrijvingen.
• 98,0 % Tijdige verwerking van gegevens: de mate waarin digitale opgaven verwerkt zijn binnen één werkdag en opgaven per post binnen 5 werkdagen.
• 99,5 % Juistheid: de mate waarin de authentieke gegevens conform de brondocumenten in het Handelsregister zijn opgenomen.

KVK heeft zich ook ten doel gesteld om het Handelsregister zo veel mogelijk een afspiegeling te laten zijn van de feitelijke werkelijkheid*. Het doel hierbij in 2022 is dat 98% van de gegevens overeenkomt met de feitelijke werkelijkheid, dus ook feitelijk juist zijn.

* De Handelsregisterwet verplicht ondernemers om wijzigingen binnen acht dagen door te geven. Als dat niet gebeurt ontstaat een afwijking met de feitelijke werkelijkheid. Uit metingen blijkt dat afwijkingen vooral voorkomen bij domeinnamen en communicatiegegevens zoals het telefoonnummer of e-mailadres. Dit zijn overigens geen authentieke gegevens.

 Realisatie,controles en steekproeven

KVK bewaakt de realisatie van de normen permanent. Dit gebeurt via geautomatiseerde controles en interne steekproeven. De opzet en uitvoering van deze interne steekproeven is door een externe partij onderzocht. Daarnaast doet iedere 3 jaar een accountant onderzoek naar de juistheid van de authentieke gegevens in het Handelsregister.

De volgende scores zijn gerealiseerd:

Omschrijving	Realisatie	Meetverzameling	Opmerkingen
Juridische juistheid authentieke gegevens Handelsregister	99,8%	Onderzoek accountant 600 gegevens vergeleken met brondocumenten.	Authentieke gegevens zijn onder meer handelsnaam, adres, KVK-nummer, eigenaarsgegevens en rechtsvorm.
Volledigheid authentieke gegevens bij inschrijvingen Handelsregister	100%	Alle registraties.	Wordt afgedwongen door de registrerende systemen.
Tijdige verwerking Handelsregister	97,8%	Alle registraties.	Dit is het resultaat in het eerste kwartaal van 2022.
Feitelijke juistheid Handelsregister	97%	Interne steekproef bij 600 registraties.	Afwijkingen zitten vooral bij domeinnamen en communicatiegegevens zoals e-mailadres en telefoonnummer.

Borging en verbetering datakwaliteit

KVK borgt en verbetert de kwaliteit van het Handelsregister op verschillende manieren. Medewerkers zijn hierbij cruciaal. Zij vormen de schakel tussen de ondernemer die zich inschrijft en de daadwerkelijke registratie. KVK heeft een certificeringsregeling die ervoor zorgt dat je alleen met het juiste autorisatieniveau bedrijven kunt inschrijven en wijzigingen kunt doorvoeren. Deze certificering is gekoppeld aan periodieke kennistoetsen.

Daarnaast zorgen geautomatiseerde processen ervoor dat registraties volledig zijn en signaleren deze processen in toenemende mate onjuistheden direct bij invoer.

Het Handelsregister is gekoppeld aan de Basisregistratie Personen (BRP) en de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). Daardoor zijn gegevens na koppeling juist en blijven deze actueel. Het koppelingspercentage met BRP ligt boven de 99%. Voor BAG ligt dit boven de 98%.

Verder zijn terugmeldingen en signalen vanuit overheids- en private partijen belangrijk. KVK gebruikt deze informatie om het Handelsregister volledig, juist en actueel te houden. Zo geeft de Belastingdienst signalen door over inactieve bedrijven, waar KVK vervolgens actie op onderneemt. Dit zijn voorbeelden van reactieve kwaliteitszorg. KVK wil ook steeds meer proactief zijn op dit terrein. Met data-analyses, artificial intelligence technieken en met gezond verstand zoeken we permanent naar mogelijkheden om op efficiënte manier de kwaliteit van het Handelsregister te borgen en te verbeteren.