Grensoverschrijdend gedrag in mijn bedrijf: wat te doen?

Als je personeel in dienst hebt, kun je elke dag voor nieuwe situaties komen te staan. Van carrière- of salariswensen tot slecht functionerende medewerkers en ziekteverzuim. Dit roept allerlei vragen op. In dit artikel lees je de meest gestelde vragen die het KVK Adviesteam dagelijks ontvangt over personeelszaken. Uiteraard met het bijbehorende antwoord.

Ingezonden vraag van een mkb’er: ‘Na alle media-aandacht rondom het onderwerp grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer, besef ik dat ik hierover helemaal geen afspraken op papier heb staan. Ik heb geen gedragsprotocol en ook geen beleid voor het geval zich op de werkvloer ongewenst gedrag voordoet. Wat kan en moet ik doen om aan mijn personeel te laten zien dat ook ik me ervoor inzet om een veilige werkomgeving te creëren en hoe kan ik dit soort afspraken vastleggen? En misschien nog wel belangrijker: wat moet ik doen als een medewerker grensoverschrijdend gedrag bij mij meldt?’

In het kort, het antwoord van de KVK-adviseurs: ‘Je bent verplicht te zorgen voor een veilige werkomgeving voor je personeel. Je moet daarvoor een beleid voor psychosociale arbeidsbelasting (PSA-beleid) hebben. Ook kun je zorgen voor een veiligere werkomgeving door een gedragsprotocol op te stellen en regelmatig met je werknemers in gesprek te gaan. Dat voorkomt mogelijk ongewenst gedrag, en maakt eventueel ongewenst gedrag beter bespreekbaar. Mocht je toch een melding krijgen, begin dan met goed luisteren wat er speelt bij de melder. Ga daarna in gesprek met de mogelijke schuldige en eventueel een vertrouwenspersoon. Kom je er niet uit, dan bieden externe partijen uitkomst.’

Wat is grensoverschrijdend gedrag?

Grensoverschrijdend gedrag is een verzamelterm voor alle vormen van gedrag waarbij de ene persoon de grenzen van een andere persoon niet respecteert. Denk aan pesterijen, agressie, discriminatie of seksuele intimidatie. Bijvoorbeeld in de vorm van ongewenste aanrakingen, omhelzingen en zoenen. Maar ook nare of flirterige opmerkingen of racistisch getinte "grapjes". Ook online kan dit gedrag voorkomen, in de vorm van appjes of afbeeldingen.

Wetgeving

Als werkgever ben je wettelijk verplicht te zorgen voor een veilige werkomgeving voor je personeel. Dit valt daarnaast onder goed werkgeverschap. Denk daarbij aan onderwerpen als discriminatie, seksuele intimidatie, agressie, pesten en werkdruk. Heb je geen beleid om te zorgen dat werknemers prettig en veilig kunnen werken? Dan ben je in overtreding volgens artikel 34 van de Arbeidsomstandighedenwet. Je kunt dan een boete krijgen. In 2022 kan die oplopen tot €90.000.

PSA-beleid

Om te zorgen dat je aan de wetgeving voldoet, dien je een beleid voor psychosociale arbeidsbelasting op te stellen: een PSA-beleid. Voorbeelden van psychosociale arbeidsbelasting zijn een hoge werkdruk, maar ook ongewenst gedrag op de werkvloer. Op de website van SER staat uitleg hoe je een dergelijke handleiding opstelt.

Ongewenst gedrag voorkomen

Naast je algemene PSA-beleid kun je je werkvloer op verschillende manieren veiliger maken, om zo mogelijk ongewenst gedrag te voorkomen. Bijvoorbeeld door een gedragsprotocol op te stellen, een vertrouwenspersoon aan te stellen, zelf het goede voorbeeld te geven en regelmatig met je werknemers in gesprek te gaan.

Gedragsprotocol opstellen

Stel allereerst een gedragsprotocol op, waarin je het volgende omschrijft:

• Wat er onder ongewenst gedrag valt.
• Hoe een medewerker een melding kan doen van ongewenst gedrag.
• Welke stappen je neemt na een melding van dit soort gedrag.
• Welke consequenties er zijn voor collega’s die ongewenst gedrag vertonen.

Leg dit protocol voor aan al je medewerkers en bespreek het met hen. Heb je een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging? Betrek hen dan ook. Zo kunnen zij aangeven of er informatie ontbreekt, en wat eventuele drempels zijn om ook daadwerkelijk een klacht in te dienen mocht dat ooit nodig zijn.

Een gedragsprotocol is een onderdeel van het Arbobeleid. Op Ondernemersplein staat hier meer informatie over. Ook op de website van de Arbeidsinspectie vind je meer informatie.

Vertrouwenspersoon aanstellen

Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is een goede manier om invulling te geven aan het wettelijk verplichte PSA-beleid. Bij een vertrouwenspersoon kunnen werknemers terecht met vragen en meldingen. Heb je weinig werknemers? Dan kan een externe vertrouwenspersoon uitkomst bieden. Voordeel hiervan is dat deze nooit bij het probleem in het bedrijf betrokken is en dus voor alle werknemers eenvoudiger te benaderen is. Dat wil zeggen: de vertrouwenspersoon is nooit de mogelijke dader, en dus altijd benaderbaar voor slachtoffers.

Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is (nog) niet direct wettelijk verplicht. Een wetsvoorstel om iedere werknemer een wettelijk recht op toegang tot een vertrouwenspersoon te geven is in de maak.

In dit artikel over vertrouwenspersonen in het mkb staat wat komt kijken bij het regelen van een vertrouwenspersoon.

Het goede voorbeeld geven

Ook is het belangrijk om zelf het goede voorbeeld te geven. Spreek een collega er daarom op aan als deze ongewenst gedrag laat zien. Gebruik hierbij altijd de ik-vorm. Bijvoorbeeld: “Ik zag net dat je... en dat vind ik echt niet kunnen, omdat we in deze organisatie niet zo met elkaar omgaan.” Door deze opmerkingen gaat het onderwerp meer leven en leren anderen ook op signalen te letten. Soms realiseert iemand zich niet wat voor effect diens gedrag op de ander heeft, en is een opmerking genoeg om het gedrag te stoppen.

Let op je medewerkers

Let tot slot op signalen als teruggetrokkenheid of vermijdingsgedrag. Gedraagt een medewerker zich opeens anders? Bespreek het en geef de medewerker de ruimte om aan te geven als iets niet lekker loopt.

Maak dit ook een vast onderdeel tijdens terugkerende gesprekken, zoals het functioneringsgesprek.

Wat te doen bij een melding?

Doet een medewerker bij jou of de vertrouwenspersoon melding van ongewenst gedrag? Dan dien je verschillende stappen te zetten.

Luister

Steun de collega die melding maakt van ongewenst gedrag zo veel mogelijk. Dat kan op verschillende manieren. Het begint met een luisterend oor bieden aan het slachtoffer. Neem het slachtoffer serieus en toon medeleven.

Bespreek vervolgens samen met de melder wat de vervolgstappen zijn. Eventueel samen met de vertrouwenspersoon.

Bespreek het met de mogelijk schuldige

Bespreek de melding met de medewerker die zich mogelijk schuldig maakt aan ongewenst gedrag. Wijs diegene op de gevolgen van dit gedrag. De vertrouwenspersoon kan hierbij helpen.

Externe partij inschakelen

Kom je er onderling niet uit of stopt het gedrag niet? Schakel dan een externe partij in, zoals het College voor de Rechten van de Mens. Hier kun je als werkgever terecht voor advies.

Wegwijzer Ongewenst Gedrag

TNO heeft verschillende Wegwijzers opgesteld. Die zijn erop gericht het slachtoffer, de collega’s en de leidinggevende te helpen bij het erkennen en herkennen van seksuele intimidatie. Daarnaast geeft het handvatten om dit aan te pakken. Onder andere de Wegwijzer Seksuele Intimidatie, de Wegwijzer Pesten en de Wegwijzer Ongewenst Gedrag.