Wat is een verzuimprotocol en hoe stel je het op?

Bij verzuim zijn jij en je werknemer verplicht een aantal stappen te nemen. Dan kun je in de problemen komen als je werknemer bijvoorbeeld langdurig ziek wordt. Denk aan een boete van de inspectie, onduidelijkheid over de re-integratiedatum of onnodig lange doorbetaling van het salaris. Een verzuimprotocol biedt je personeel duidelijkheid over wat ze moeten doen als ze ziek zijn.

Wat is een verzuimprotocol? 

Verzuim is de officiële term voor ‘afwezig zijn’. Een verzuimprotocol is een document waarin je vastlegt hoe je er als werkgever mee omgaat als je werknemers niet kunnen werken, bijvoorbeeld door ziekte of arbeidsongeschiktheid. Een verzuimprotocol is zowel voor je werknemers als voor de afdelingen die de afspraken in het protocol uit moeten voeren, zoals een HR-manager of een leidinggevende. Met een verzuimprotocol voldoe je deels aan de verplichtingen in de Wet Verbetering Poortwachter. Om aan die wet te voldoen, moet je bepaalde stappen volgen als een werknemer langdurig ziek is. Het doel van deze wet is om langdurig zieke werknemers zo snel mogelijk aan het werk te krijgen.

In een verzuimprotocol beschrijf je: 

• Wat je onder verzuim verstaat. Denk aan ziekteverzuim maar ook afwezigheid zonder afmelding. 
• Hoe en bij wie je werknemers zich ziek moeten melden; 
• Welke rechten en plichten jij en je werknemers hebben.

Verschil verzuimprotocol, arbobeleid en PSA-beleid

Stel behalve een verzuimprotocol ook een arbobeleid en een PSA-beleid op. Deze laatste twee zijn verplicht. Verzuimprotocol, arbobeleid en PSA-beleid worden vaak door elkaar gebruikt, maar het zijn drie verschillende documenten.  Een arbobeleid en een PSA-beleid gaan ook over veiligheid en gezondheid maar zijn anders dan een verzuimprotocol, want: 

• In je arbobeleid leg je vast wat je doet voor de veiligheid van je werknemers. Denk aan speciaal afgestelde bureaustoelen, zodat je werknemer hun lichaam zo min mogelijk belasten. 
• In  een PSA-beleid leg je vast wat je doet voor het psychosociale welzijn van je werknemers. Denk aan maatregelen om de werkdruk te verlagen, een vertrouwenspersoon met wie werkenemers lastige situaties kunnen bespreken of gedragsregels om pesten te voorkomen.

Tip: communiceer de afspraken uit je verzuimprotocol, arbobeleid en PSA-beleid in je personeelshandboek. Zo bied je een duidelijk overzicht van alle afspraken in je bedrijf en dat scheelt vragen van je werknemers.

Zo stel je een verzuimprotocol op

Een verzuimprotocol moet in ieder geval de volgende onderdelen bevatten. 

1.    Hoe moet je werknemer zich ziekmelden? 

Beschrijf via welk kanaal je werknemer zich moet ziekmelden. Bellen, mailen of sms’en? Registreer elke ziekmelding  schriftelijk, bijvoorbeeld in het personeelsdossier. Volgens de Wet Verbetering Poortwachter ben je verplicht de ziekmelding binnen een week door te geven aan je arbodienst. Doe je dit later, dan kan dit invloed hebben op hoe lang je het salaris van een medewerker door moet betalen bij lange afwezigheid. 

2.    Bij wie moeten werknemers zich ziekmelden? 

Vermeld bij wie werknemers zich ziek moeten melden. Dat kan jij zelf zijn of bijvoorbeeld een leidinggevende of HR-medewerker.  Kies bij voorkeur degene die ook direct een oplossing kan zoeken voor het werk dat blijft liggen. Wijs de gekozen persoon er in dat geval op dat die de ziekmelding direct schriftelijk registreert. Let op: je mag  zieke werknemers niet vragen waarom ze zich ziekmelden. 

3.    Wat moeten werknemers doorgeven bij een ziekmelding?

Geef aan welke informatie werknemers bij hun ziekmelding moeten doorgeven. Bijvoorbeeld over het werk dat ze moeten overdragen en of ze dit zelf aan collega’s moeten doorgeven. Vraag werknemers daarnaast op welk telefoonnummer en adres ze tijdens hun afwezigheid bereikbaar zijn. 

4.    Wat volgt er na een ziekmelding?

Beschrijf wanneer je welke vervolgstappen neemt als je werknemer ziek is. Schakel je een bedrijfsarts in en zo ja, wanneer? Bij langdurig ziekteverzuim ben je volgens de Wet Verbetering Poortwachter verplicht om een aantal stappen te doorlopen. Doe je dit niet, dan moet je mogelijk langer loon doorbetalen. Ook kan er onduidelijkheid ontstaan  over het re-integratieplan van de werknemer. In een  reintegratieplan staat wanneer en hoe een werknemer terugkeert naar het werk. 

Tip: Als je werknemer langdurig ziekt wordt, betaal jij als werkgever de eerste twee jaar 70% van het loon. De kosten kunnen dus enorm oplopen. Met een verzuimverzekering verzeker je jezelf tegen die kosten. Een verzuimverzekering is niet verplicht. Bepaal zelf welk risico je wilt en kunt lopen of vraag advies aan je accountant.