Structurele personeelsproblemen? Personeelsbeleid helpt

De termen personeelshandboek en personeelsbeleid worden vaak door elkaar gebruikt. Verzuimregels, verlofregels, kledingvoorschriften: dat staat allemaal in een personeelshandboek. Maar wat is een personeelsbeleid en wanneer stel je zo’n beleid op? Dat lees je in dit artikel.

Personeelsbeleid opstellen is niet verplicht, maar helpt je om de juiste keuzes te maken bij grotere, terugkerende personeelsuitdagingen. Denk bijvoorbeeld aan: 

• Structureel personeelstekort 
• Veranderingen in je bedrijf, zoals digitalisering of uitbreiding naar het buitenland 
• Veel werknemers die met pensioen gaan
• Te weinig diversiteit en inclusie op je werkvloer

Wat is personeelsbeleid? 

Personeelsbeleid wordt ook wel personeelsmanagement genoemd en is de verzamelnaam voor de manier waarop je met terugkerende uitdagingen rondom personeel omgaat. Dit hoeft dus niet altijd in een document te staan. Die keuzes die je maakt binnen je bedrijf vertaal je naar afspraken en die afspraken communiceer naar je personeel, bijvoorbeeld door de afspraken vast te leggen in  een personeelshandboek. Je personeelsbeleid is gebaseerd op de missie, visie, kernwaarden en de status van je bedrijf. Je keuzes dragen daar aan bij. 

Verschil personeelsbeleid en personeelshandboek

Een personeelsbeleid schrijf je voor de afdelingen die het beleid moeten uitvoeren, zoals het bestuur of de HR-afdeling. Het belang van je bedrijf staat hierbij voorop. Een personeelshandboek schrijf je voor je werknemers. Het belang van je personeel staat hierin voorop. 

Hoewel de termen ‘personeelsbeleid’ en ‘personeelshandboek’ vaak door elkaar gebruikt worden, betekenen beide dus iets anders. 

Voorbeelden personeelsbeleid

Bij personeelsbeleid zijn dus vaak meer afdelingen betrokken dan de HR-afdeling. Een aantal typische voorbeelden van personeelsbeleid zijn: 

• Je hebt structureel personeelstekort. Je hebt onderzocht waarom en de oorzaak blijkt een slechte reputatie van je bedrijf te zijn De beleidskeuze die je maakt is: de komende jaren verbeter je jouw reputatie als werkgever. De afdeling die hierbij een rol speelt is je communicatie-afdeling.
• Je wilt internationaal groeien. Maar: je personeel spreekt geen Engels en mist digitale kennis. De beleidskeuze die je maakt is: je gaat bestaand personeel de komende jaren omscholen. Dat vraagt om een aanpassing van je financiële afdeling want deze moet bijvoorbeeld subsidies aanvragen. Maar ook je management moet aan de slag. Zij moeten je personeel begeleiden in de omscholing. 
• Je hebt veel oudere werknemers in dienst. En je weet: over een aantal jaren gaan deze werknemers met pensioen. Nieuwe werknemers voor deze posities werven is duur. Bovendien vind je loyale werknemers belangrijk. De beleidskeuze die je maakt is: als je nieuw personeel zoekt, bied je bestaand personeel een kans promotie te maken. Dit is niet alleen een taak voor HR maar ook een taak voor het management. 

Personeelsbeleid opstellen

Personeelsbeleid mag kort zijn. Het kan bijvoorbeeld de inleiding zijn van je personeelshandboek. Stel jezelf bij het opstellen van een personeelsbeleid de volgende vragen:

1. Begin met de missie, visie en kernwaarden van je bedrijf. Waar wil je heen en wat vind je belangrijk? 
2. Tegen welke uitdagingen loop je aan? 
3. Hoe ziet je personeelsbestand er nu uit en kun je met dit personeelsbestand je missie en visie bereiken? Worden je kernwaarden in de praktijk gebracht? En kun je met je huidige personeelsbestand je uitdagingen aanpakken? 
4. Wat moet je de komende jaren doen met je personeel om wel je missie, visie, kernwaarden of uitdagingen aan te pakken? 
5. Welke afdelingen hebben daar een rol in en wat wordt hun taak? 
6. Wat moet je aanpassen in je personeelshandboek om daar aan bij te dragen?

Personeelsbeleid opgesteld? Communiceer je keuzes naar de betrokken afdelingen. Verandert hierdoor iets richting je werknemers? Pas dat dan aan in je personeelshandboek.