Houd met zwarte lijsten criminelen buiten de deur

Diefstal, schade aan je bedrijfspand of agressie tegen of door personeel. Bescherm je bedrijf hiertegen en zet klanten en medewerkers die problemen veroorzaken op een zwarte lijst. Of gebruik bestaande zwarte lijsten in je sector waarmee je criminelen vooraf herkent. Ontdek wat een zwarte lijst is, onder welke voorwaarden je die mag gebruiken en welke er al bestaan in jouw sector.

Met een zwarte lijst waarschuw je personeel of andere bedrijven voor bepaalde personen. Zo beoordeel je of je met die personen zaken wilt doen. Je kiest er dan bijvoorbeeld voor of je iemand wel of niet in je winkel toelaat of in je hotel laat overnachten. Op een zwarte lijst staan vaak personen die gestraft zijn voor winkeldiefstal of ernstige overlast. Denk hierbij aan een veroordeling voor winkeldiefstal of een notitie over ernstige overlast die iemand heeft veroorzaakt.

Twee soorten zwarte lijsten

Er zijn twee soorten zwarte lijsten: interne en sectorale.

Interne zwarte lijst

Wil je een zwarte lijst maken met klanten waarmee je geen zaken meer wilt doen of van werknemers die van je gestolen hebben? Dit mag niet zomaar, je moet je houden aan de privacyregels in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit is een Europese privacywet die regelt dat bedrijven en organisaties persoonsgegevens zorgvuldig verwerken. Ook ben je verplicht de persoon te laten weten dat je diegene op een zwarte lijst plaatst. Een zwarte lijst maken en gebruiken is toegestaan als je voldoet aan drie voorwaarden:

• Je hebt een gerechtvaardigd belang. Denk hierbij aan het tegengaan van fraude of oplichting. Je moet dus een goede reden hebben om zo’n lijst op te stellen. Je mag klanten niet zomaar weigeren omdat je ze vervelend vindt.
• Je kunt het doel, zoals het weren van een klant, niet op een andere wijze bereiken. Een manier die de privacy van je klant of medewerker minder raakt. Als je bijvoorbeeld in de software van je webshop inbouwt dat de frauderende klant geen account meer kan aanmaken, dan bereik je je doel ook zonder zwarte lijst. Voorwaarde hierbij is wel dat een klant vooraf weet in welke situaties je een account mag weigeren. Dit voorkomt discriminatie. Je kunt de klant hierop wijzen bij de bestelinformatie of in de algemene voorwaarden.
• Je kunt aantonen dat je bedrijfsbelang, bijvoorbeeld financieel belang, belangrijker is dan het privacybelang. Je moet hierbij kijken naar de ernst van het misdrijf en de gevolgen voor de persoon op je zwarte lijst.

Sectorale zwarte lijst

Een zwarte lijst gebruik je in principe binnen je eigen bedrijf. Alleen onder voorwaarden mogen bedrijven zwarte lijsten met elkaar delen, bijvoorbeeld binnen een bepaalde sector. Voor zo’n sectorale lijst is een vergunning van de Autoriteit Persoonsgegevens verplicht. Het gebruik van een gedeelde zwarte lijst heeft namelijk gevolgen voor de privacy van de personen op de lijst. Iemand onterecht aanwijzen als fraudeur, kan grote gevolgen hebben. Die persoon kan moeilijkheden krijgen bij het vinden van een baan, het afsluiten van een hypotheek of het huren van een woning.

Wil je weten of er een zwarte lijst is in jouw sector? Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens vind je een compleet overzicht. Zo zijn er zwarte lijsten in de sectoren transport, zorg en welzijn en woningverhuur. Alleen aangesloten bedrijven mogen de lijsten inzien. Bekijk het overzicht en lees hoe je je bij een lijst aansluit.

Nut van zwarte lijsten

Je gebruikt zwarte lijsten voor verschillende doelen:

Screen je winkelpersoneel

In het Waarschuwingsregister staan winkelmedewerkers die zijn ontslagen door interne fraude. De registratie is voor een periode van minimaal 1 tot maximaal 4 jaar. Dit is afhankelijk van de ernst van de fraude. Aangesloten winkeliers gebruiken het register voor screening van nieuwe medewerkers. Sylvia Torn, projectmanager Stichting Fraude Aanpak Nederland, vertelt wat er in het register staat. “Medewerkers die ontslagen zijn voor bijvoorbeeld diefstal staan in dit register. Of winkelpersoneel dat zich schuldig maakt aan sweethearting: personeel dat producten gratis weggeeft of met hoge kortingen verkoopt aan familie en vrienden.”

“Het Waarschuwingsregister is er voor grootwinkelbedrijven en mkb-winkeliers. Het helpt fraude voorkomen”, vertelt Torn. Ze roept mkb-winkeliers op zich gratis aan te sluiten. Het register werd in 2021 veel gebruikt. Dit leverde 554 treffers op van sollicitanten die ergens anders zijn ontslagen omdat ze fraudeerden.

Voorkom winkeldiefstal

Om winkeldieven en overlastveroorzakers in winkelgebieden te weren is er het collectief winkelverbod. Martijn Wildeboer, adviseur Lokale Veiligheid van het Centrum van Criminaliteitspreventie en Veiligheid (het CCV) legt uit: “Met een collectief winkelverbod zorgen winkeliers er gezamenlijk voor dat ongewenste klanten geen toegang meer hebben tot alle deelnemende winkels binnen het winkelgebied.” Op dit moment hebben 35 winkelgebieden in Nederland een collectief winkelverbod. “De resultaten zijn positief. Er is minder overlast en winkeldiefstal. Daarnaast geeft een winkelverbod winkeliers en bezoekers van het winkelgebied een veiliger gevoel”, vertelt Wildeboer. Wil je ook aan de slag met het collectief winkelverbod in jouw winkelgebied? Neem dan contact op met het CCV. Zij helpen je met het opstarten van een collectief winkelverbod. Denk hierbij aan het gebruik van een registratiesysteem, standaardformulieren voor het bekendmaken van een winkelverbod en de vergunningsaanvraag bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voorkom overlast in de horeca

Een collectieve horecaontzegging (CHO) is de zwarte lijst in de horeca. Met een CHO dring je criminaliteit en overlast in het uitgaansleven terug. “Gasten die zich ernstig misdragen zijn dan niet meer welkom bij verschillende horecabedrijven. Komen ze er toch, dan pakt de politie ze op. CHO is een goede maatregel om overlast in uitgaansgebieden aan te pakken”, vertelt Bart Kennis, regiomanager Gelderland Koninklijke Horeca Nederland. Een CHO werkt op zich goed, maar privacygegevens zijn niet altijd voldoende beschermd. Daarom waren deze ontzeggingen een tijd afgeschaft. Sinds februari 2023 mogen ondernemers in zeven gemeenten overlastgevers bijhouden op een zwarte lijst. Wil je samen met andere horecaondernemers aan de slag met een CHO? Neem contact op met de regiomanager van Koninklijke Horeca Nederland in jouw regio. Die helpt je met een stappenplan, de vergunningsaanvraag bij de Autoriteitspersoonsgegevens en een Excel-bestand voor registratie van horecabedrijven die meedoen.

Voorkom fraude in de financiële dienstverlening

Met een incidentenwaarschuwingssysteem gaan financiële dienstverleners zoals banken, hypotheekverstrekkers en verzekeraars frauderende klanten of werknemers tegen. Bij het incidentenwaarschuwingssysteem aangesloten financiële instellingen registreren gegevens van frauderende personen op een lijst. Financiële dienstverleners raadplegen deze zwarte lijst bijvoorbeeld bij aanvragen van nieuwe klanten. Het incidentenwaarschuwingssysteem is een idee van de volgende brancheorganisaties: Nederlandse Vereniging van Banken, Verbond van Verzekeraars, Stichting Fraudebestrijding Hypotheken, Vereniging van Financieringsondernemingen in Nederland en Zorgverzekeraars Nederland. Voor meer informatie over het incidentenwaarschuwingssysteem neem je contact op met een van deze brancheorganisaties.