Houd met zwarte lijsten criminelen buiten de deur

Bescherm je bedrijf tegen diefstal, schade of agressie: maak een zwarte lijst. Ontdek hoe je ermee werkt en welke lijsten er bestaan in jouw bedrijfstak. En hoe zit het met privacy als je iemand op een zwarte lijst zet?

Met een zwarte lijst waarschuw je personeel of andere bedrijven voor klanten en medewerkers die problemen veroorzaken. Je bepaalt of je met die personen zaken wilt doen. Je kiest dan bijvoorbeeld of je iemand wel of niet in je winkel toelaat of in je hotel laat overnachten. Je kunt met andere ondernemers samenwerken aan een zwarte lijst, zoals sinds februari 2024 gebeurt in het Utrechtse Winkelcentrum Hoog Catharijne. Op een zwarte lijst staan vaak personen die gestraft zijn voor winkeldiefstal of ernstige overlast.

Je houdt altijd rekening met de privacy van de persoon die je op zo’n lijst zet. Je mag dus niet zomaar een bord met foto’s van winkeldieven voor je deur zetten. Laat het iemand ook altijd weten dat die op je zwarte lijst staat, dat ben je verplicht. Er zijn drie soorten zwarte lijsten die je kunt bebruiken: interne, sectorale en cross-sectorale.

Interne zwarte lijst

Een interne zwarte lijst gebruik je alleen binnen je eigen organisatie. Wil je een zwarte lijst maken van klanten waarmee je geen zaken meer wilt doen of vanwerknemers die van je gestolen hebben? Dit mag niet zomaar, je moet je houden aan de privacyregels in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit is een Europese privacywet die regelt dat bedrijven en organisaties persoonsgegevens zorgvuldig verwerken.

Je mag een zwarte lijst maken en gebruiken als je voldoet aan drie voorwaarden:

1. Je hebt een gerechtvaardigd belang. Dat betekent dat je met een goede reden een zwarte lijst opstelt. Denk aan het tegengaan van fraude of oplichting. Klanten weigeren omdat je ze vervelend vindt, mag dus niet.
2. Je kunt het doel, zoals het tegenhouden van een klant, niet op een andere manier bereiken. Een manier die de privacy van je klant of medewerker minder raakt. Als je bijvoorbeeld in de software van je webshop inbouwt dat de frauderende klant geen account meer kan aanmaken, bereik je je doel ook zonder zwarte lijst. Een klant moet wel vooraf weten om welke redenen je een account weigert. Dit voorkomt discriminatie. Je wijst je klant hierop bij een bestelling of in je dealgemene voorwaarden.
3. Je kunt aantonen dat je reden om iemand op de lijst te zetten belangrijker is dan de gevolgen voor die persoon. Bijvoorbeeld: doordat je iemand op de lijst plaatst, kan die niet meer van je stelen. Of de omgeving voor je personeel, klanten of gasten is veiliger doordat de persoon niet meer in je bedrijf komt.

Sectorale zwarte lijst

Organisaties kunnen een zwarte lijst ook delen, bijvoorbeeld binnen een bedrijfstak. Dat heet een sectorale zwarte lijst. Dat mag alleen onder bepaalde voorwaarden. Voor zo’n sectorale zwarte lijst is een vergunningvan de Autoriteit Persoonsgegevens verplicht omdat de privégegevens van de persoon op de gedeelde lijst komen te staan. Als iemand onterecht als fraudeur wordt aangewezen kan dat grote gevolgen hebben. Die persoon kan moeilijkheden krijgen bij het vinden van een baan, het afsluiten van een hypotheek of het huren van een woning.

Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens vind je een compleet overzicht van zwarte lijsten in jouw sector. Zo zijn er zwarte lijsten in de sectoren transport, zorg en welzijn en woningverhuur. Je mag de persoonsgegevens alleen bekijken als je je aansluit bij een lijst. Met een sectorale zwarte lijst kun je personeel screenen of bijvoorbeeld winkeldiefstal, overlast in de horeca en financiële fraude voorkomen.

Screen je winkelpersoneel

Er is een Waarschuwingsregistervoor grootwinkelbedrijven en mkb-winkeliers. In dit register staan winkelmedewerkers die zijn ontslagen door diefstal of interne fraude. Bijvoorbeeld door sweethearting: personeel dat producten gratis weggeeft of met hoge kortingen verkoopt aan familie en vrienden. De registratie is voor een periode van minimaal één tot maximaal vier jaar. En hangt af van hoe erg de fraude is. Mkb-winkeliers kunnen zich gratis aansluiten bij het register.

Voorkom winkeldiefstal

Winkeldieven en overlastveroorzakers in winkelgebieden houd je tegen met een collectief winkelverbod. Winkeliers zorgen er dan samen voor dat ongewenste klanten geen toegang meer hebben tot alle deelnemende winkels binnen het winkelgebied. Met zo’n verbod is er minder overlast in het winkelgebied, neemt winkeldiefstal af en hebben bezoekers van het winkelgebied een veiliger gevoel. In Nederland zijn er zo’n 35 winkelgebieden met een collectief winkelverbod.

Wil je ook een collectief winkelverbod in je winkelgebied? Neem dan contact op met het CCV. Zij helpen je met het opstarten van een collectief winkelverbod. Denk hierbij aan het gebruik van een registratiesysteem, standaardformulieren voor het bekendmaken van een winkelverbod en de vergunningsaanvraag bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voorkom overlast in de horeca

Een collectieve horecaontzegging (CHO) is de zwarte lijst in de horeca. Een CHO vermindert criminaliteit en overlast in het uitgaansleven. Gasten die zich ernstig misdragen zijn dan niet meer welkom bij verschillende horecabedrijven. Komen ze er toch, dan pakt de politie ze op. Wil je samen met andere horecaondernemers een CHO opstellen? Neem contact op met de regiomanager van Koninklijke Horeca Nederland in jouw regio. Die helpt je met een stappenplan, de vergunningsaanvraag bij de Autoriteitspersoonsgegevens en een de registratie van horecabedrijven die meedoen.

Voorkom fraude in de financiële dienstverlening

Met een incidentenwaarschuwingssysteemgaan financiële dienstverleners zoals banken, hypotheekverstrekkers en verzekeraars frauderende klanten of werknemers tegen. Financiële instellingen die bij zo’n systeem zijn aangesloten, registreren gegevens van frauderende personen op een lijst. Financiële dienstverleners checken deze zwarte lijst bijvoorbeeld bij aanvragen van nieuwe klanten. Wil je meer informatie over het incidentenwaarschuwingssysteem? Neem contact op met de brancheorganisaties die dit idee samen hebben uitgevoerd: Nederlandse Vereniging van Banken, Verbond van Verzekeraars, Stichting Fraudebestrijding Hypotheken, Vereniging van Financieringsondernemingen in Nederland en Zorgverzekeraars Nederland.

Cross-sectorale lijsten

Dezelfde criminelen blijken vaak actief in verschillende bedrijfstakken. Delen van gegevens van mogelijke criminelen kan daarom voor ondernemers handig zijn. Daarvoor zijn er cross-sectorale zwarte lijsten. Er zijn strenge regels voor het uitwisselen van gegevens buiten je sector. De Autoriteit Persoonsgegevens legt uit wat kan en mag met cross-sectorale zwarte lijsten.