Waarom heeft je bv een aandeelhoudersregister?

Als je een bv start, maakt de notaris een aandeelhoudersregister. Vaak is dat een blauw boekje, maar soms ook een geprint document. In het register zie je hoe de aandelen van de bv zijn verdeeld. Is er één persoon die alle aandelen heeft? Is het een kleine groep aandeelhouders? Of zijn het er tientallen?

• Wat staat er in het aandeelhoudersregister?
• Wie is verantwoordelijk voor het register?
• Aandeelhoudersregister wijzigen via de notaris
• Waarvoor gebruik je het register?
• Wat gebeurt er als het register niet klopt?
• Wat moet je doen als je het aandeelhoudersregister kwijt bent?

Wat staat er in het aandeelhoudersregister?

In het aandeelhoudersregister staat informatie over de aandelen en aandeelhouders:

• Hoeveel aandelen er zijn.
• Wie de aandeelhouders zijn (namen en adressen). 
• Het aantal aandelen dat een aandeelhouder heeft en de unieke nummers van die aandelen.
• Hoe en wanneer de aandeelhouders eigenaar zijn geworden van de aandelen.
• Wanneer de bv is opgericht en bij welke notaris.
• De datums waarop de statuten van de bv zijn gewijzigd.

Behalve de aandeelhouder kunnen ook anderen rechten hebben op aandelen. Er kan bijvoorbeeld een pandrecht of vruchtgebruikrecht op worden gevestigd. Of er zijn aandelen gecertificeerd. Deze rechten staan ook in het aandeelhoudersregister.

Wie is verantwoordelijk voor het register?

Het bestuur van de bv is verantwoordelijk voor het bewaren en bijwerken van het aandeelhoudersregister. Je bewaart het register op het adres van de bv.

Veranderen de gegevens in het register? Dan moet het bestuur zorgen dat het wordt aangepast. Sommige gegevens kun je zelf aanpassen, zoals adressen en contactgegevens van de aandeelhouders. Veranderen aandelen van eigenaar of geef je nieuwe aandelen uit? Of wijzigen de statuten van je bv? Dan moet je naar de notaris.

Aandeelhoudersregister wijzigen via de notaris

De notaris controleert eerst in het aandeelhoudersregister wie de aandeelhouders zijn. Daarna legt de notaris de wijzigingen vast in een notariële akte. Dat is een document dat de notaris en alle betrokken partijen ondertekenen.

Na het ondertekenen van de akte zet de notaris de wijzigingen in het aandeelhoudersregister. De notaris kan het register dus bijwerken, maar het bestuur van de bv blijft verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens. De notaris bewaart ook geen kopie van het aandeelhoudersregister.

Waarvoor gebruik je het register?

Aandeelhoudersvergadering

Organiseer je een aandeelhoudersvergadering? Controleer dan in het register wie je moet uitnodigen.

Aandeelhouders mogen meestal stemmen over belangrijke besluiten van een bv. Zij hebben stemrecht. Houders van stemrechtloze aandelen mogen aanwezig zijn en meepraten in de vergadering. Dat heet vergaderrecht. Ook certificaathouders hebben soms vergaderrecht. In het aandeelhoudersregister staat wie welk recht heeft.

Bankzaken

In sommige situaties moet je laten zien dat je aandelen hebt. Open je bijvoorbeeld een bankrekening voor je bv of leen je geld bij een bank? Dan kan de bank het aandeelhoudersregister opvragen om te controleren wie de aandeelhouders zijn en of er bijzondere rechten of afspraken bij de aandelen horen.

Wat gebeurt er als het register niet klopt?

Als wijzigingen niet zijn verwerkt, klopt je aandeelhoudersregister niet. Dat kan problemen opleveren als een aandeelhouder aandelen wil verkopen. Of als je een aandeelhoudersvergadering organiseert en niet weet wie stemrecht heeft. Klopt het register niet? Dan moet je het (laten) aanpassen.

Wat moet je doen als je het aandeelhoudersregister kwijt bent?

Ben je het aandeelhoudersregister kwijt, dan kan een notaris een nieuw register voor je maken. De notaris verzamelt alle documenten die nodig zijn. Denk aan de oprichtingsakte, akten van statutenwijziging en akten van levering aandelen.

Met die documenten maakt de notaris een nieuw aandeelhoudersregister. De bestuurders van de bv moeten daarna het nieuwe aandeelhoudersregister ondertekenen. Daarmee laten ze zien dat de informatie in het nieuwe register volgens hen klopt.

Een nieuw aandeelhoudersregister maken kost tijd en geld. Bewaar het daarom goed.