Reprorecht: zo zit het

De kans is groot dat je als ondernemer met reprorecht te maken krijgt. Wat is reprorecht precies? Wanneer ontvang je als ondernemer een factuur en hoe wordt de hoogte ervan bepaald?

Reprorecht is de vergoeding die ondernemers en organisaties ieder jaar betalen voor het kopiëren uit een werk voor intern gebruik. Het overnemen van materiaal uit kranten, tijdschriften of (e-)boeken door tekst of beeld te copy-pasten, scannen, e-mailen, op intranet te zetten of op te slaan komt bij veel bedrijven voor. Vaak delen ze dit materiaal ook.
Het materiaal dat ze kopiëren is vaak werk van anderen dat door het auteursrecht is beschermd. De Auteurswet geeft aan dat alleen de maker (schrijver, fotograaf, uitgever, vertaler, vormgever, illustrator) van een werk het recht heeft zijn werk openbaar te maken of te publiceren. Tenzij er een vergoeding (reprorecht) aan de rechthebbende tegenover staat.

Stichting Reprorecht

Omdat het ondoenlijk is om organisaties en bedrijven individueel af te laten rekenen met de maker(s) van een werk is in 1974 de Stichting Reprorecht opgericht. De stichting behartigt de belangen van auteursrechthebbenden door auteursrechtenvergoedingen te innen voor het (digitaal) kopiëren van informatie uit boeken, tijdschriften, kranten, en digitale of online versies daarvan. In 1985 werd Stichting Reprorecht door de overheid aangewezen om als enige deze heffing te incasseren. Sinds 2003 regelt zij ook de inning van papieren kopieën bij het bedrijfsleven en in 2013 volgde het kopiëren via digitale middelen voor intern gebruik.
Stichting Reprorecht zorgt er middels een goedgekeurde verdeelsleutel voor dat de vergoedingen onder de makers worden verdeeld. De stichting heeft geen winstoogmerk.

Wat mag wel, wat mag niet?

Als je als ondernemer een vergoeding betaalt aan de Stichting Reprorecht mag je voor intern gebruik andermans publicaties gebruiken. Maar daar zitten wel voorwaarden aan. Het mag niet teveel en niet te vaak en je mag digitale en papieren kopieën alleen delen binnen je eigen organisatie.

Heb ik een spookfactuur ontvangen?

Een factuur van Stichting Reprorecht is geen spookfactuur. De stichting wordt ondersteund door de overheid. Je betaalt voor het gebruik van andermans werk. Twijfel je aan de echtheid van de factuur, ga dan naar de site van de Stichting Reprorecht en log in met de gegevens op je factuur. Je kunt ook telefonisch contact opnemen.

Hoe wordt de hoogte van de factuur bepaald?

Het is onmogelijk om vast te stellen hoeveel kopieën van auteursrechtelijk werk een bedrijf maakt. Daarom hebben MKB-Nederland en VNO-NCW samen met een aantal aangesloten brancheorganisaties en Stichting Reprorecht een systeem ontwikkeld waarop het te betalen bedrag gebaseerd wordt. De belangrijkste factoren zijn het aantal medewerkers binnen je bedrijf en de categorie waarin je bedrijf valt: je kopieert niet, minder dan gemiddeld, gemiddeld of meer dan gemiddeld. Hoe meer medewerkers er zijn en hoe meer er gekopieerd wordt, hoe hoger de vergoeding.

Moet ik betalen of kan ik bezwaar maken?

Krijg je een factuur terwijl je nooit digitaal of op papier kopieert? Log dan in op de website van de stichting en geef dit aan. Voor bedrijven met meer dan 20 werknemers geldt er een speciale regeling waardoor je kopieergedrag moet administreren en een en ander moet aantonen.
Vind je dat je verkeerd bent ingeschaald? Ook dit regel je via de website. Kom je er dan nog niet uit? Dan kun je bezwaar aantekenen tegen de factuur. Doe dat wel binnen drie maanden na de factuurdatum.

Krijgen zzp’ers ook een factuur?

Volgens afspraken met VNO-NCW en MKB-Nederland stuurt Stichting Reprorecht bedrijven waar minder dan 3 fte werken, niet meteen een factuur. Kopiëren voor intern gebruik binnen deze bedrijven gebeurt vaak weinig. Het sturen van een factuur levert dan onnodige administratieve belasting op voor deze kleine bedrijven. Dit is overigens geen wettelijke vrijstelling voor zzp’ers die voor intern gebruik wél (digitale) kopieën maken die onder de reprorechtregeling vallen. Dus maak je binnen je bedrijf wel dergelijke (digitale) kopieën? Dan kun je een regeling treffen. Krijg je toch een factuur en maak je nooit (digitale) kopieën? Dan geef je dit bij de stichting aan door op hun website in te loggen en via de link 'toon andere mogelijkheden' te verklaren dat je nooit materiaal uit kranten, tijdschriften of boeken kopieert en dat je geen gebruik wilt maken van de licentie van Reprorecht.

Ontvang je een reprorechtvergoeding?

Als auteur van vak- en wetenschappelijke tijdschriften, wetenschappelijke boeken en educatieve geschriften heb je recht op een vergoeding. Meestal krijgen auteurs hun aandeel in de reprorechtvergoeding uitgekeerd via de uitgever. Sommige uitgevers melden zich niet aan bij Stichting Reprorecht. Auteurs van deze uitgevers kunnen contact opnemen met Stichting Reprorecht of Stichting Lira.

Hulp

Heb je vragen op het gebied van reprorecht en kom je er niet uit? Neem dan contact op met KVK. Samen kunnen we kijken wat je situatie is en hoe we je verder kunnen helpen.