Hybride werken: duidelijkheid is doorslaggevend

Hybride werken speelt een grote rol op de arbeidsmarkt. Duidelijke afspraken met en tussen medewerkers zijn daarbij van groot belang om problemen te voorkomen. Lees welke vormen van hybride werken er bestaan en wat de voor- en nadelen van iedere vorm zijn.

Bij hybride werken werkt een werknemer deels thuis en deels op kantoor. Deze arbeidsvorm was al langer in opkomst, maar door het verplichte thuiswerken in coronatijd is het in een stroomversnelling terechtgekomen. Het voorheen onmisbaar geachte kantoor bleek tot op zekere hoogte toch misbaar.

Je kiest als werkgever of personeel terug naar kantoor kan of misschien zelfs moet. Hoewel er nog genoeg bedrijven zijn die terugverlangen naar het fulltime kantoor, geeft zo'n 60 procent van de werkgevers aan hybride werken te omarmen als de nieuwe norm. Belangrijke obstakels van vroeger, zoals een gebrek aan de benodigde systemen, zijn in veel gevallen immers verdwenen. Ook neemt de productiviteit toe en is passend personeel vinden eenvoudiger als de rol van reistijd afneemt.

Hybride herstart zonder problemen

Ben je van plan om hybride werken te introduceren binnen je bedrijf? Dat is niet zo eenvoudig als het klinkt. Thuiswerken toestaan zonder coördinatie leidt volgens onderzoek tot leegloop van je kantoor. Werknemers die de reis naar kantoor maken om er vervolgens achter te komen dat hun team toch thuis zit, zullen in het vervolg wel twee keer nadenken. En gecombineerde vergaderingen tussen fysiek aanwezige teamleden en videobellers werken niet optimaal.

Veel werknemers zien de kantoortuin van voorheen niet zitten. Geef hen dan ook inspraak en kom samen tot een hybride werkvorm. Er zijn eindeloos veel varianten te verzinnen en dus ook één die past bij jouw bedrijf.

5 voorbeeldvarianten

Om te helpen bij de hybride herstart van bedrijven, schreef de Nederlandse Stichting voor Psychotechniek een uitgebreid rapportover de terugkeer naar kantoor. Daarin zijn vijf hybride voorbeeldvarianten uitgelicht.

1. Volle bezetting, deel van de tijd

Hybride werken met volle bezetting, een deel van de tijd

Een variant is dat al je medewerkers tegelijkertijd op kantoor aanwezig zijn, maar niet voor 100 procent van de tijd. Of dit om de dag, week of maand is, bepaal je als bedrijf. Wie kiest voor deze terugkeervariant, zorgt voor veel duidelijkheid, maar trekt ook een algemene lijn die niet is toegespitst op de individuele behoeftes van teams of werknemers.

Voor- en nadelen:

• Minder stook- en elektriciteitskosten op de dagen dat er niemand aanwezig is
• Mogelijkheden voor teambuilding, omdat iedereen elkaar ziet
• De mogelijkheid je kantoor te verhuren of delen op de leegstaande dagen

2. Halve bezetting, voltijd

Hybride werken met halve bezetting, de volledige tijd

Als je liever geen druk kantoor hebt, maar wel altijd iemand op locatie wilt hebben, kun je de bezetting opsplitsen in twee groepen die elkaar om de dag, week of maand afwisselen.

Voor- en nadelen:

• Je kunt kiezen voor een kleiner kantoor
• Meer concentratie door minder drukte op kantoor
• De scheiding in twee groepen kan wel slecht zijn voor de teambuilding

3. Bezetting op basis van activiteit

Hybride werken op basis van werkzaamheden

Bij de variant op basis van activiteit, werk je op kantoor wanneer de werkzaamheden van die dag hier aanleiding toe geven. Dit kan dan ook per week verschillen. Moet je veel overleggen, samen brainstormen of vergaderen, dan kom je naar kantoor. Bestaat je dag voornamelijk uit werk dat je alleen en achter de computer kunt uitvoeren, dan doe je dit thuis. Waar werknemers bij de eerste variant hun werkplanning zullen aanpassen aan de hand van wanneer ze wel of niet op kantoor zijn, doet deze variant het precies andersom. Door vooraf te bepalen welke activiteiten waar plaatsvinden, creëer je toch duidelijkheid.

Voor- en nadelen:

• Elke activiteit gebeurt op de ideale plek
• Aantal dagen kantoor en thuis kan werkafhankelijk variëren
• Vereist duidelijke afstemming tussen werknemers over aanwezigheid

4. Bezetting op basis van functie of team

Hybride werken op basis van functie

Je kunt je hybride variant ook baseren op de functie van je medewerkers of tot welk team ze behoren. Stel, je hebt twee teams binnen je bedrijf die geleid worden door dezelfde teamleider. De werkzaamheden van Team 1 zijn met name individueel van aard en vereisen veel concentratie, waardoor zij slechts 40% van de tijd op kantoor aanwezig hoeven te zijn. Bij Team 2 ligt er meer nadruk op samenwerken en brainstormen, dus zet je de norm op 60%. De teamleider die beide teams leidt, is nog vaker op kantoor, omdat dit past bij zijn functie.

Voor- en nadelen:

• Teams komen altijd samen naar kantoor
• Gebruik van het kantoor is vooraf in te schatten
• Het creëert ongelijkheid tussen teams

5. Bezetting op basis van persoonlijke voorkeuren

Hybride werken op basis van persoonlijke voorkeur

De laatste variant is niet bedrijfsafhankelijk of werkafhankelijk, maar toegespitst op de persoonlijke situatie van je medewerkers. Iemand kan kiezen om vaker thuis of op kantoor te werken, afhankelijk van wat bevalt of beter aansluit bij de privésituatie. Om dit mogelijk te maken zonder duidelijkheid te verliezen, moet je hier wel duidelijke afspraken over maken. Dit kan met elke medewerker individueel, of door teams de verantwoordelijkheid te geven dit onderling te regelen.

Voor- en nadelen:

• Autonome medewerkers zijn vaak productiever en gelukkiger
• Werknemers kunnen werk en privé beter combineren
• Als de voorkeur van je werknemer verandert, moet je nieuwe afspraken maken

Let op: een werknemer mag wettelijk gezien altijd verzoeken om thuis te werken. De werkgever is wettelijk verplicht akkoord te gaan, tenzij er een bedrijfs- of dienstbelang op het spel staat. Dit is vastgelegd in de Wet Flexibel Werken.