Omgaan met opgespaarde verlofuren

Veel werknemers zijn in de afgelopen jaren zuinig geweest met hun vakantiedagen. Er komt een moment dat je werknemers hun opgespaarde uren willen opnemen. Maar in combinatie met aanhoudend personeelstekort kan dat zorgen voor een krappe vakantieplanning. Arbeidsrechtadvocaat Hans Kamerbeek en een HR-expert Claartje Pothof adviseren wat je kan en mag doen in deze situatie. En geven tips hoe je het stuwmeer aan vakantiedagen laat leeglopen.

Rechten en plichten

Als werkgever moet je rekening houden met een aantal rechten van het personeel rondom verlofuren. Zo heeft de werknemer in principe het recht om dagen op te nemen op de momenten dat hij dat wil. Maar er zijn wel uitzonderingen voor bijzondere situaties.

Arbeidsrechtadvocaat Hans Kamerbeek legt uit: “Een werknemer mag vakantie opnemen, tenzij er een belangrijke redenen zijn om dit af te keuren. Bijvoorbeeld als het bedrijf daardoor stil komt te staan. In deze unieke situatie kun je duidelijk maken dat niet iedereen tegelijk met vakantie kan. Je werknemer mag zijn vrije dagen wel op een ander moment opnemen.”

Met het grote aantal opgespaarde vakantiedagen is er een kans dat werknemers die dagen niet op kunnen maken. Ook daar zijn rechten en plichten aan verbonden. “Je moet je medewerkers eraan herinneren dat de wettelijke dagen op een bepaald moment vervallen”, vertelt Kamerbeek. Bovenwettelijke vakantiedagen verjaren pas na vijf jaar. Zorg er daarom voor dat je werknemers eerst de wettelijke vakantiedagen opmaken en daarna pas de bovenwettelijke.

Stuwmeer van verlofdagen legen

Om het stuwmeer aan vakantie-uren te legen, helpt creatief denken en je personeel betrekken. Vijf tips die je vooruit helpen.

Tip 1: leg het probleem uit aan je personeel

“Een oplossing voor het overschot aan vakantiedagen vind je alleen samen met je personeel, dus leg je probleem eerlijk op tafel”, vindt HR-expert Claartje Pothof. “Wees open over je motief. Leg bijvoorbeeld uit dat verspreid vakantie opnemen de financiële situatie van het bedrijf verbetert en de kans vergroot dat het bedrijf blijft bestaan en dus ook de banen.”

Tip 2: maak een werkinschatting

Breng op tijd in kaart hoeveel werkuren je aankomende maanden nodig hebt. Inzicht in de benodigde uren maakt duidelijk wanneer je personeel vrij kan nemen. Verwacht je verkoopdrukte of ga je juist een rustige periode in? En wanneer heb je welke functies nodig? Plan slim en breng geplande vakanties tijdig in kaart, zodat personeel elkaar afwisselt.

Denk ook aan oplossingen als min- en plusuren, extra werken en flexibele roosters. Wellicht zijn werknemers bereid extra diensten van elkaar over te nemen. Zo kan eerst de ene op vakantie en een week later de ander.

Tip 3: denk samen in oplossingen

Zoek samen met je personeel naar creatieve oplossingen voor het overschot aan vakantiedagen, benadrukt Kamerbeek: “Vanwege de coronacrisis mag je in redelijkheid medewerking verlangen. Dat heet ‘goed werknemerschap’.” Bespreek deze ideeën met je personeel, dan zijn werknemers sneller bereid iets voor elkaar te doen.

Kunnen je werknemers niet op de ideale vakantie die ze in gedachten hadden? Onderzoek dan of je ze op een andere manier tegemoet kan komen. Pothof vertelt daarover: “Laat je mensen nu een stapje harder werken, en geef daar straks flexibiliteit voor terug. Maak hybride werken, met de vrijheid van werktijden en thuiswerken bijvoorbeeld blijvend.”

Houdt een werknemer ook na vakantieverlof nog veel vakantie-uren over? Kijk dan of hij dagelijks een half uur verlof op kan nemen, of elke week een halve dag. Zo spreid je de verlofuren gelijkmatig uit.

Tip 4: geef jezelf geen voorrang

Als je van medewerkers verlangt dat ze niet tegelijk de vleugels uitslaan naar verre oorden, zorgt het voor ongemakkelijke momenten als je zelf op dat moment drie weken gaat zonnen aan een azuurblauwe zee. Het is voor zowel jou als je business goed als je vakantie neemt, maar geef jezelf geen voorrang bij het maken van de vakantieplanning. Zo voorkom je scheve blikken.

Tip 5: voorkom verval

Zorg dat werknemers hun vakantiedagen niet verliezen wanneer ze hun vakanties moeten uitstellen. HR-expert Pothof geeft aan: “Je hebt een zorgplicht. Een werknemer moet voldoende rust nemen. Vrije dagen zijn er met een reden. Het is nodig dat werknemers herstellen van hun werkdagen en vrije dagen opnemen." Te lang uitstellen van vakantie kan de veiligheid en gezondheid in gevaar brengen.

Daarnaast voorkomt het opnemen van vakantiedagen dat werknemers dit deel van hun arbeidsvoorwaarden verliezen. Zowel wettelijke als bovenwettelijke vakantiedagen kunnen namelijk vervallen. In een cao of arbeidsovereenkomst kunnen aanvullende afspraken staan over vakantie-uren. Informeer je werknemers hierover, zodat jullie samen verval kunnen voorkomen. Bijvoorbeeld door het opnemen van halve dagen door de werknemer bij wie de uren als eerste vervallen voorrang te geven.

Basisregels verval vakantie-uren

Voor wettelijke vakantiedagen geldt dat als een werknemer zijn wettelijke vakantiedagen niet opneemt, deze een half jaar na het kalenderjaar waarin hij ze heeft opgebouwd vervallen. Vakantiedagen die hij bijvoorbeeld in 2022 opbouwt, vervallen op 1 juli 2023.

Er is sprake van 'bovenwettelijke' vakantiedagen als een werknemer meer vakantiedagen opbouwt dan het wettelijk aantal. Deze dagen mogen maximaal vijf jaar blijven staan. Neemt een werknemer deze niet op, dan kun je ervoor kiezen om deze vakantiedagen uit te betalen. Dit mag alleen in overleg met je werknemer.