Overwerken tijdens piekdagen: zo loopt je personeel warm

Bomvolle avonden in je restaurant rond de feestdagen. Tien keer zoveel bestellingen in je (web)winkel tijdens de uitverkoop. Piekmomenten zijn goed voor je omzet, maar vragen veel van je medewerkers. Als je hier duidelijke afspraken over opneemt in de arbeidsovereenkomst, mag je verwachten dat je personeel tijdens drukke periodes overwerkt. Maar als je je medewerkers binnenboord wil houden, moet je het overwerken wél goed compenseren en je personeel motiveren. Lees in dit artikel hoe.

Vooral de generaties geboren tussen 2001 en 2015 (Generatie Z) en de zogenoemde millenials (geboren tussen 1980 en 1999) geven aan dat ze geen overuren meer willen maken als daar geen compensatie voor is. Een groep die ook wel bekend staat als de Quiet Quitters.

Mag je je personeel verplichten om over te werken? Lees hieronder wat de regels zijn. En motiveer je je personeel niet alleen met de juiste compensatie, maar ook door een prettige werkomgeving te creëren.

Regels voor overwerken

Je mag van je medewerkers verlangen dat zij tijdens piekmomenten overwerken als het duidelijk is opgenomen in de arbeidsovereenkomst. Werk je met een collectieve arbeidsovereenkomst (cao), dan lees je daarin welke afspraken er precies voor overwerken gelden. Heb je geen cao? Dan moeten er in de individuele arbeidsovereenkomst heldere afspraken staan over werken buiten de normale werktijden voordat je je personeel zomaar extra inroostert.

Maximaal aantal overuren

Of je nu wel of geen afspraken hebt gemaakt in je arbeidsovereenkomst, je moet je altijd houden aan de Arbeidstijdenwet. Hierin staan onder andere de volgende regels:

• Werknemers mogen maximaal 12 uur per dag achter elkaar werken en maximaal 60 uur per week. Dit mag niet elke week:
  • maximaal 48 uur gemiddeld per week, over een periode van 16 weken,
  • maximaal 55 uur gemiddeld per week tot 4 weken achter elkaar.
• Je moet je personeel voldoende pauzes geven. De wettelijke regel is in elk geval minimaal 30 minuten pauze na vijf en half uur werkt.

Je bent als werkgever verplicht om goede registratie bij te houden van overuren.

Extra loon bij overwerken

In de wet staat niet hoeveel extra loon je werknemer moet krijgen voor overwerk. Dit staat wel in de cao. Heb je die niet? Neem hier dan zelf afspraken over op in de arbeidsovereenkomst. Zonder concrete afspraken moet je de uren die mensen overwerken eerst goed afstemmen met je werknemer voordat die persoon gaat overwerken.

“Wij werken met een weekendtoeslag van 50%”, zegt Manon van der Ende, van NON. “Dit is zeer ongewoon in de horecabranche. Maar wij zien gastvrijheid als een vak en behandelen het dus ook zo. Net zoals dat een arts of bouwvakker een vak is.”

Er zijn verschillende manieren om overuren te vergoeden. Je kunt de uren in geld uitbetalen, of je personeel kan ze op een later moment als verlofuren opnemen. Als je kiest om de uren uit te betalen, kun je het normale uurloon geven of het uurloon plus een extra toeslag.

Van der Ende: “Overwerk compenseren we met tijd voor tijd. Vaak in de week erna al. Overwerk in december kunnen collega’s meteen in januari opnemen. Dit hebben we afgesproken in onze arbeidsovereenkomst. Op deze manier werken we met al onze 'piekmaanden'.”

Belonen van je medewerkers

Met goede secundaire arbeidsvoorwaarden, extra waardering of beloning houd je medewerkers betrokken. In de drukke decembermaand geef je bijvoorbeeld extra loon zoals een 13e maand of eindejaarsuitkering of een kerstpakket of eindejaarsgeschenk.

Belastingvrij schenken voor overuren

Wil je collega’s extra belonen voor overwerk? Tot een bepaalde hoogte mag je ze belastingvrij een cadeau geven. Dit heet de vrije ruimte via de werkkostenregeling (WKR). Je mag ook cadeaus geven waar een werknemer privé voordeel van heeft. Denk aan een boodschappenpakket, cadeaubon of een sportabonnement.

Overnachting in hotel

“Ik geef dit jaar alle collega’s een overnachting in het Hotel New York cadeau”, zegt Jochem Grund, eigenaar van Mascolori Schoenen. “Ik heb ook weleens een kerstpakket gegeven, maar daarmee sloeg ik de plank volledig mis. Ik gaf iedereen een mooie bakplaat en lekkere spullen om mee te bakken. Maar ik stond er niet bij stil dat dat ding loeizwaar was en bij het grootste deel van onze medewerkers niet eens in de oven paste. Dit cadeau wordt veel meer gewaardeerd.”

Goede werksfeer en waardering

Medewerkers zijn eerder bereid om een stapje extra te zetten als er een goede werksfeer binnen het bedrijf is. Daar heb je als werkgever invloed op: zorg tijdens piekmomenten voor extra maaltijden, een borrel of personeelsfeest aan het einde van de drukke periode. “We zijn geen familiebedrijf, maar collega's ervaren het wel zo”, zegt van der Ende. “Elk kwartaal houden we een borrel en een keer per jaar organiseren we een familiedag. Aan het einde van een drukke dag drinken we vaak nog een drankje met elkaar om de dag samen goed af te sluiten.”

“Tijdens bijzondere momenten zetten we collega’s extra in het zonnetje. Als we een nieuw record hebben gehaald, bijvoorbeeld. Ook als er iemand jarig is of ‘NON-jarig’, zoveel tijd in dienst, dan geven we een cadeautje en sturen we een kaart.”

Ga het gesprek aan

Zie het overwerken niet als vanzelfsprekend, maar laat je medewerkers weten dat je hun extra inzet waardeert. “Goed personeel vertrekt makkelijk naar een andere werkgever”, zegt Grund. “In drukke periodes, moet je helder en vriendelijk met elkaar communiceren over wat wel en niet lukt. Ik neem ook vaak wat lekkers mee, zoals oliebollen. Als je alleen maar loopt te vloeken en tieren door stress, dan lopen je medewerkers zo weg. Ik heb geleerd om meer aandacht te besteden aan het opbouwen van een band met collega’s en regelmatig te checken hoe het gaat. Heb je het nog naar je zin? Wat werkt wel en niet? Vroeger deed ik dit alleen één keer per jaar met een functioneringsgesprek. Maar dan mis je belangrijke dingen die tussendoor spelen."

Voorkom stress en werkdruk

In piekperiodes ligt stress en werkdruk op de loer. Als werkgever ben je verplicht om te zorgen voor een gezonde en veilige werkomgeving. Laat je werknemers niet te lang overwerken en blijf met je personeel in gesprek om te voorkomen dat ze uitvallen door stress of werkdruk.

“Bijna wekelijks checken we hoe het met collega’s gaat en tijdens piekperiodes houden we iedereen extra in de gaten”, zegt Van der Ende. “Als het te druk wordt voor een collega, kijken we hoe we het rooster zo kunnen aanpassen zodat het beter gaat. Ook hebben we een keer per jaar een enquête, waarin collega's hun hart mogen luchten en tips geven voor een nog fijnere werkplek. Ik denk dat we daarom bij NON weinig ziekmeldingen hebben. Ook hebben we de afgelopen jaren geen langdurig ziekteverzuim gehad.”

Verdeel en verspreid de lasten

“Als je een klein bedrijf hebt, is het zeker tijdens drukke periodes belangrijk dat je personeel allround is”, zegt Grund. “Ik heb bijvoorbeeld twee designers in huis, maar als het druk is, helpen zij direct mee met het inpakken van dozen, koffie serveren aan klanten of het organiseren van kleine events in de winkel. Zo verdelen we de lasten. En we verspreiden onze uitverkoop over een langere periode. Met Black Friday krijg je bijvoorbeeld wel 30 keer zoveel bestellingen als normaal op één dag. Dat is leuk, maar stressvol. Door dit soort kortingsacties te verspreiden over de week in plaats van op een dag, scheelt dat in werkdruk.”

“Tijdens de piekmaanden werken onze collega's maximaal één weekenddag. En we verdelen de avondshifts”, zegt Van der Ende. “Omdat we weten dat de kerstperiode druk wordt, nemen we op een zeker moment geen reserveringen meer aan. Zo kunnen we tijdig het rooster rondmaken en het team op de hoogte brengen.”