Zo krijg je minder ongewenste post, mail en telefoon

• Regels voor verkopers
• Voorkom ongewenste reclamepost en bezoek
• Let op wat je deelt
• Ongewenste e-mails en telefoontjes verminderen
• Meld spam bij de ACM

Ondernemers en bestuurders hebben helaas te maken met ongewenst gebruik van contactgegevens van hun bedrijf of organisatie. Verkopers houden zich daarmee niet altijd aan de regels. Voor eenmanszaken, samenwerkingsverbanden en rechtspersonen zijn er verschillende afspraken.

Regels voor verkopers

Heb je een eenmanszaak (bijvoorbeeld als zzp’er of freelancer) of samenwerkingsverband (zoals een vof, cv of maatschap)? Dan mogen bedrijven en organisaties niet zomaar contact met je zoeken.

Ben je klant of klant geweest? Dan mogen ze producten of diensten aanbieden die lijken op wat je eerder hebt gekocht. Die regels gelden voor het sturen van brieven, mailen, chatten, bellen, sms’en, appen en voor contact zoeken via sociale media.

Ben je geen klant geweest? Dan moet je toestemming hebben gegeven om je gegevens te gebruiken. Of het bedrijf of de organisatie heeft een andere wettelijke reden om je te benaderen.

Je kan altijd aangeven dat je niet langer wil dat je gegevens worden gebruikt. Het bedrijf of de organisatie moet zich daaraan houden. Die regels gelden niet alleen voor bedrijven en organisaties, dus bijvoorbeeld ook voor goede doelen en politieke partijen.

Handel niet verstoren

Je eenmanszaak of samenwerkingsverband is zo beschermd tegen ongewenste marketing. Die bescherming geldt niet voor rechtspersonen zoals een besloten vennootschap (bv), naamloze vennootschappen (nv), vereniging of stichting. Die regels zouden de handel verstoren.

Voorkom ongewenste reclamepost en bezoek

Verkopers halen je contactgegevens bijvoorbeeld uit het Handelsregister van KVK, bedrijfsgidsen of van de website van je bedrijf of organisatie. Er bestaan ook 'data brokers': bedrijven die informatie over bedrijven en organisaties verzamelen, onderzoeken en verkopen.

Wilt je minder reclame in de brievenbus of minder verkopers aan de deur? Dan kun je je adresgegevens in het Handelsregister ‘beschermen’. Op een uittreksel van het Handelsregister staat dan dat je het bezoek- en postadres niet mag gebruiken voor reclamepost.

Dat noemen we ook wel NMI (Non Mailing Indicator). Die vraag je aan door een mail sturen naar handelsregistermail@kvk.nl. Zet in de mail:

• De naam van het bedrijf of de organisatie of het KVK-nummer.
• De naam van de persoon die officieel voor je bedrijf of organisatie inschrijvingen, wijzigingen en uitschrijvingen in het Handelsregister mag doen.
• Of je de bescherming van je adres aan of uit wilt zetten.

Als een verkoper je tóch benadert, kun je het bedrijf of de organisatie daarop aanspreken. Daarvoor kun je de voorbeeldbrieven van de Autoriteit Persoonsgegevens gebruiken.

NMI aanzetten of bezoekadres afschermen?

Het aanzetten van NMI is niet hetzelfde als het afschermen van je bezoekadres. Bij het afschermen van je bezoekadres, is het adres niet meer zichtbaar voor anderen die gegevens in het Handelsregister bekijken.

Je moet bovendien een postadres opgeven voor je bedrijf of organisatie. Dat adres is wel zichtbaar in het Handelsregister. Verkopers mogen dat postadres ook gebruiken als je de NMI niet hebt aangezet.

Voor eenmanszaken is het afschermen van het bezoekadres eenvoudig te regelen. Maar andere rechtsvormen zoals een vof, bv of nv, kan dat alleen als er gevaar dreigt.

Let op wat je deelt

Daar waar gegevens van je bedrijf of organisatie openbaar staan, zullen verkopers ze vinden en gebruiken. Controleer welke informatie je deelt op je sociale media. Soms zijn je adresgegevens daar voor iedereen te vinden. Ook voor bedrijven en organisaties die je reclame sturen.

Bedenk dat gegevens van je bedrijf of organisatie ook vaak te vinden zijn op websites, waarvan jij niet eens weet dat ze bestaan. Om daar een overzicht van te krijgen, kun je Google Alerts instellen.

Als zoekopdracht geef je de van je bedrijf of organisatie en het adres op. Dan krijg je automatisch een seintje als die ergens worden genoemd op internet. Handig om misbruik van je gegevens te ontdekken. Je krijgt bovendien ook een alert als iemand online dingen over je bedrijf of organisatie schrijft, zoals een beoordeling.

Ongewenste e-mails en telefoontjes verminderen

Wil je minder ongewenste e-mails en telefoontjes krijgen? Zorg dan dat de mailadressen en telefoonnummers van je bedrijf of organisatie minder makkelijk te vinden zijn. Gebruik Google Alerts om erachter te komen waar je bedrijfsgegevens allemaal staan op internet. Dan kun je contact zoeken met de makers van die websites en vragen die gegevens te verwijderen.

Wil je ook geen telefoontjes krijgen voor marktonderzoek, dan kun je dat aangeven bij het MOA Onderzoekfilter. Dat is een register waarin staat of je wel of niet wil meedoen aan marktonderzoek.

'Verstop’ je e-mailadres

Er zijn bedrijven die via speciale programma’s het internet afspeuren om @-tekens te vinden. Met deze ‘spambots’ verzamelen ze allemaal mailadressen die ze vervolgens misbruiken.

Staat je mailadres op je eigen bedrijfswebsite? Dan kun je het spambots lastig maken door je contactgegevens nét anders te presenteren. Bijvoorbeeld door geen klikbare link te maken van het mailadres, maar het zo neer te zetten dat alleen mensen het begrijpen.

Dat kan door spaties te gebruiken en geen @ maar ‘at’ of ‘apenstaartje’. Ook kun je de gegevens in een plaatje zetten. Op deze manieren kunnen spambots je mailadres niet zo makkelijk vinden. Besef wel dat sommige van je klanten en bezoekers deze aanpak ook onhandig vinden.

Meld spam bij de ACM

Als je spam ontvangt op je telefoon, in je mailbox of via sociale media, kun je een klacht indienen tegen de afzender bij de Autoriteit Consument & Markt (ACM). Als een bedrijf of organisatie zich niet aan de regels houdt, kan de ACM een boete geven.