Zo voer je als werkgever een effectief sollicitatiegesprek

Ben je een werkgever en wil je weten hoe je een goed sollicitatiegesprek voert? Dan vind je online al snel lijstjes met tips als ‘bereid je goed voor’ en ‘stel kandidaten op hun gemak’. Hoe logisch dit ook klinkt, je bereikt het meest als je de juiste vragen stelt en je eigen valkuilen kent. Hoe doe je dat en waar moet je op letten? Twee recruiters geven advies.

In sollicitatiegesprekken leggen veel werkgevers ongemerkt de nadruk op de goede klik met een kandidaat. Toch betekent dat niet altijd dat de kandidaat de juiste persoon is voor de functie. Volgens recruiters Claire Willekens (KVK) en Anna Korsten (Quint) heb je de meeste kans op een succesvol gesprek als je let op de volgende drie zaken: aannames, gewenst gedrag en transparantie. Vivianne Breed (SchaalX) voegt tips toe voor een online sollicitatiegesprek.

1. Voorkom aannames

Objectief blijven is één van de grootste uitdagingen tijdens een sollicitatiegesprek, zegt Willekens. “Je brein bepaalt in de eerste seconden al welke indruk je van iemand hebt. Het is de kunst om daar tijdens het sollicitatiegesprek zo lang mogelijk afstand van te nemen. Dan voorkom je dat een aanname je beoordeling beïnvloedt.” Zo hebben werkgevers vaak vooroordelen over ouder personeel of werknemers met jonge kinderen. “Dat mag geen rol spelen,” zegt Willekens, “maar dat doet het onbewust wel.”

Puntensysteem

Als je er zeker van wilt zijn dat je je sollicitanten beoordeelt op hun kwaliteiten, werk dan met een puntensysteem. Bedenk vooraf een aantal standaardvragen, eventueel met de gewenste antwoorden, die je op dezelfde manier aan alle kandidaten stelt. Leg per vraag vast hoe elke kandidaat erop scoort. Na afloop vergelijk je de scores met elkaar. “Zo leg je de nadruk op feitelijke informatie en niet op een onderbuikgevoel.

Kies geen kopie

“Teams functioneren beter wanneer ze bestaan uit mensen met verschillende eigenschappen en rollen”, vertelt Willekens. “Kijk daarom bij het selecteren van nieuw personeel goed naar wat je team nog nodig heeft. Heb je al twee medewerkers die goed overzicht kunnen houden? Neem dan een nieuwe medewerker aan die juist creatief of verbindend is. Zo kunnen de teamleden elkaar aanvullen en versterken.” Volgens Willekens zijn mensen van nature geneigd om personen te kiezen die het meest op henzelf lijken. “Maar op de werkvloer zorgen verschillen tussen medewerkers juist voor betere resultaten.”

Stel nabespreking uit

Voer een sollicitatiegesprek bij voorkeur met z’n tweeën, maar deel je indrukken niet direct na het gesprek. “Het ligt voor de hand om elkaar meteen te vertellen wat je van de kandidaat vond,” licht Willekens toe. “Maar het is beter om even te wachten. Vorm eerst je eigen mening, zonder de ideeën van de ander. Ga pas met elkaar in gesprek als je eigen conclusie vaststaat. Daarmee voorkom je dat je elkaars aannames ongemerkt versterkt.”

2. Toets gewenst gedrag

Vraag in een sollicitatiegesprek niet alleen naar de gewenste kwaliteiten, maar test ze ook door het stellen van open vragen. “Zoek je bijvoorbeeld iemand die gestructureerd is? Laat kandidaten dan een voorbeeld geven uit hun privéleven of vorige werk waaruit dat blijkt,” licht Korsten toe. “Of vraag ze om een persoon te omschrijven die de gewenste functie heel goed uitvoert. Check of in het antwoord de kwaliteit voorkomt die jij belangrijk vindt.”

Maak een persona

Maak vooraf een gedetailleerde beschrijving van je ideale kandidaat. Denk hierbij aan een beschrijving van de karaktereigenschappen en vaardigheden, niet aan uiterlijkheden. In de marketing heet dit een persona. Daarvoor moet je zelf eerst goed weten waar je naar op zoek bent. Dat klinkt als een open deur, maar Korsten vertelt dat veel werkgevers zelf vaak onvoldoende helder hebben wat voor persoon ze zoeken. “Gesprekken worden dan al gauw beoordeeld op sfeer of het hebben van een klik. Hoe duidelijker jij vooraf zelf weet wat je zoekt, hoe beter je je kandidaten kunt beoordelen.”

Harde en zachte skills

Voer een sollicitatiegesprek met z’n tweeën en spreek af wie er let op de vakinhoudelijke kennis (hard skills) en wie er let op de persoonlijke motivatie (soft skills) van de kandidaat. Soft skills toets je door vragen te stellen als: ‘Wat kom jij ons brengen?’, ‘Hoe werk jij graag samen?’, ‘Wat vind jij belangrijk in je werk?’ en ‘Wanneer is een werkdag voor jou succesvol?’ De antwoorden vertellen of iemand in jouw organisatiecultuur past.

START-methode

De START-methodiek biedt een goede basis voor effectieve gesprekken. START staat voor Situatie, Taak, Actie, Resultaat en Terugkoppeling. Daar bouw je je vragen mee op. Wanneer je bijvoorbeeld wilt weten of iemand leidinggevende kwaliteiten heeft, vraag je:

  • Kun je een situatie beschrijven uit je vorige werk waarin je een aansturende rol op je nam? (S)
  • Wat was in die situatie jouw taak? (T)
  • Hoe loste je het op? (A)
  • Wat was het resultaat? (R)
  • Wat zou je de volgende keer anders doen? (T)

“Stel vragen over situaties in het verleden, niet in de toekomst” voegt Willekens toe. “Je wilt immers bewijs van een kwaliteit die de kandidaat al heeft. Niet wat hij nog moet leren.”

3. Wees eerlijk over je aanbod

Heb je een gesprek met een veelbelovende kandidaat? Vergeet dan niet om ook voldoende over jezelf en je bedrijf te vertellen. Wees daarbij zo eerlijk mogelijk. Korsten legt uit: “Stel, je biedt je medewerkers geen pensioenopbouw. Benoem dit dan in het gesprek. Benadruk vervolgens wat jij ten opzichte van bedrijven met betere secundaire arbeidsvoorwaarden wel te bieden hebt. Vertel hoe jij voor je medewerkers zorgt. Organiseer je regelmatig uitjes en borrels? Hoe is het onderling contact? Geef ook inzicht in hoe je denkt over diversiteit en inclusie. Dat onderwerp speelt voor steeds meer werknemers een belangrijke rol.”

Ook Willekens benadrukt het belang van transparantie. “Een sollicitatiegesprek is ook een manier om jezelf als werkgever te verkopen, zeker in een krappe markt. Vraag kandidaten wat zij belangrijk vinden in hun werk en wat ze juist niet zoeken. Vertel hoe dit in jouw bedrijf wel of niet geregeld is. Wees eerlijk, dan is de kans op een goede match het grootst.”

Tips voor online sollicitatiegesprekken

“Laat bij online sollicitatiegesprekken de lichaamstaal van de kandidaat minder zwaar meetellen in je beslissing”, adviseert Vivianne Breed, consultant werving en selectie bij SchaalX. “Leg de nadruk vooral op de inhoud van de antwoorden.”

Toch geven de houding en energie die kandidaten via een beeldscherm laten zien wel een idee over hun persoonlijkheid. “Kandidaten die stilzitten en geen uitschieters laten horen in de toonhoogte van hun stem, zijn qua persoonlijkheid vaak rustig en introvert” licht Breed toe. “Kijk ook hoe kandidaten zichzelf via het beeldscherm presenteren. Aan hun kleding of de plek waar ze met hun beeldscherm zitten, merk je of ze daarover hebben nagedacht of niet.”