Stappenplan thuiswerkbeleid opstellen

Deels op kantoor werken en deels vanuit huis, ook wel hybride werken of flexibel werken genoemd, is tegenwoordig standaard bij veel bedrijven. Werken je werknemers regelmatig vanuit huis, dan is duidelijke communicatie belangrijk. Leg de afspraken die je over thuiswerken maakt vast om misverstanden te voorkomen. Met dit stappenplan maak je zelf een thuiswerkbeleid. In een thuiswerkbeleid staat wat je van je werknemers verwacht wanneer zij thuiswerken. Ook beschrijf je wat de wet zegt over hybride werken en of werknemers een thuiswerkbudget en thuiswerkvergoeding krijgen.

Met deze vijf stappen stel je zelf een een thuiswerkbeleid op: 

1. Stel de wensen vast

Vraag eerst aan je medewerkers wat zij nodig hebben om succesvol vanuit huis te kunnen werken. Willen ze bijvoorbeeld elke dag online overleggen, of is twee keer per week voldoende om betrokken te blijven? Via welke kanalen communiceren ze het liefst en welke digitale tools helpen daarbij? Als je de wensen van je medewerkers kent, helpt dit om de hybride werkvorm voor iedereen zo prettig mogelijk te maken. 

2. Check de Wet Flexibel Werken

Ga na wat de wet zegt over hybride werken. Goed om te weten is dat hybride werken geen wettelijk recht is van de werknemer, maar een mogelijkheid waarover je als werkgever mag beslissen. Telt je bedrijf meer dan tien werknemers, dan hebben ze wel het recht om een schriftelijk verzoek bij je in te dienen om flexibel te kunnen werken. Dit is vastgelegd in de Wet flexibel werken. Volgens deze wet mogen je werknemers dit verzoek alleen indienen wanneer ze:

  • minimaal een half jaar in dienst zijn;
  • een eventueel vorig verzoek één jaar of langer geleden hebben ingediend;
  • het schriftelijke verzoek minimaal twee maanden voorafgaand aan de ingangsdatum van het thuiswerken insturen. 

Krijg je een verzoek tot flexibel werken van je werknemer, dan ben je verplicht om het gesprek hierover aan te gaan. Ga je niet akkoord met het verzoek, dan moet je dit uiterlijk één maand voor de ingangsdatum laten weten.  

Naast de Wet flexibel werken is het ook belangrijk om rekening te houden met de Arbowet. Hierin staat onder andere dat je moet zorgen voor een goede en veilige thuiswerkplek. Ook moet je de privacy van werknemers respecteren. Je mag bijvoorbeeld niet zomaar controleren hoe ze hun werk uitvoeren vanuit huis. Dit is vastgelegd in de privacywetgeving AVG

3. Bepaal thuiswerkbudget en thuiswerkvergoeding

Je kunt je medewerkers tegemoet komen in de kosten van thuiswerken door een thuiswerkbudget en thuiswerkvergoeding aan te bieden. Een thuiswerkbudget is bedoeld voor het inrichten van een veilige, ergonomische thuiswerkplek. Een thuiswerkvergoeding geef je om bij te dragen aan bijvoorbeeld stookkosten en de kosten voor koffie en thee. Je mag je werknemers €2,15 per dag aan onbelaste thuiswerkvergoeding geven. 

4. Test je voorlopige thuiswerkbeleid

Heb je alle bovenstaande stappen doorlopen, sla dan alle gemaakte afspraken op in een document. Dit is je voorlopige thuiswerkbeleid. Leg dit beleid voor aan een aantal werknemers en ga erover met ze in gesprek. Ontbreekt er iets, of zijn bepaalde punten onduidelijk? Scherp je thuiswerkbeleid dan verder aan op basis van de input van je werknemers. 

5. Maak je thuiswerkbeleid definitief

Zodra je alle input en feedback hebt verwerkt, maak je het thuiswerkbeleid definitief. Laat het definitieve document bij voorkeur controleren door een jurist, zodat je zeker weet dat er geen fouten in staan. Deel het thuiswerkbeleid vervolgens met al je werknemers, zodat iedereen ervan op de hoogte is. 

Onderwerpen thuiswerkbeleid

De volgende onderwerpen mogen niet ontbreken in een thuiswerkbeleid:

-    De vorm van hybride werken waarvoor is gekozen; 
-    De werkzaamheden die vanuit huis worden uitgevoerd;
-    De hoogte van het thuiswerkbudget;
-    De hoogte van de thuiswerkvergoeding;
-    De richtlijnen waaraan de thuiswerkplek moet voldoen;
-    Het beleid wat betreft vertrouwelijke gegevens en inlogcodes;
-    Het beleid in verband met de bescherming van persoonsgegevens;
-    Afspraken over de tijden waarbinnen je werknemers bereikbaar moeten zijn; 
-    De maatregelen die worden getroffen wanneer het thuiswerkbeleid wordt overtreden.  

Twijfel je nog over de voordelen van hybride werken? Lees meer over hoe je de voordelen van thuis en op kantoor werken combineert

De voor- en nadelen van hybride werken