Hogere betrokkenheid door goede arbeidsvoorwaarden

Een auto van de zaak, thuiswerken of vrijmibo: aan welke secundaire arbeidsvoorwaarden heeft je personeel behoefte en hoe kom je deze tegemoet?

Er zijn drie soorten arbeidsvoorwaarden: primair, secundair en tertiair. Primaire arbeidsvoorwaarden zijn de basisafspraken die je maakt met een werknemer, zoals salaris en werktijden. Secundaire arbeidsvoorwaarden vullen deze primaire arbeidsvoorwaarden aan, ondersteunen de werknemer in het arbeidsproces en zorgen voor een goede werkprivébalans. Voorbeelden zijn een dertiende maand, bedrijfsrestaurant, prestatiebeloning, kinderopvang, opleiding of leaseauto. Je kunt ook eenmalig een extraatje geven, zoals een bonus of thuiswerkvergoeding. Tertiaire arbeidsvoorwaarden zijn extraatjes die het werk aantrekkelijk moeten maken, zoals een kerstpakket of een bedrijfslunch.

Verplichte arbeidsvoorwaarden

In je arbeidsvoorwaarden mogen in ieder geval niet ontbreken: salaris, inhoudingen en verrekeningen op het salaris, toeslagen, vakantiegeld, arbeidsduur, verlofdagen en verlofregelingen. Ook de volgende arbeidsvoorwaarden ook verplicht:

• De duur en voorwaarden van de proeftijd: proeftijd is niet verplicht maar als je ervoor kiest, moet je je wel aan een aantal regels houden.
• Vakantie- en verlofregelingen.
• De plek waar het werk wordt gedaan: bijvoorbeeld thuiswerken. Hou er rekening mee dat je als werkgever thuiswerkers met een handicap verplicht bent van een goede werkplek te voorzien.
• Een mogelijk recht op opleiding: hier kun je bijvoorbeeld een secundaire arbeidsvoorwaarde van maken.
• Hoe het gaat bij het beëindigen van de arbeidsovereenkomst: denk aan het een opzegtermijn en de vorm van communicatie bijvoorbeeld.
• De losse onderdelen van het loon zoals een bonus.
• Vanaf 1 januari 2024 wordt het minimumloon per uur voor iedereen gelijk.

Secundaire arbeidsvoorwaarden

Het hebben van secundaire arbeidsvoorwaarden is niet verplicht, maar heeft wel een paar grote voordelen. Bijvoorbeeld dat medewerkers een hogere betrokkenheid of productiviteit tonen. En dat je makkelijker talent trekt en behoudt. Denk aan arbeidsvoorwaarden als een pensioen, reiskosten, leer- en ontwikkelbudget, internetvergoeding, aandelen, flexibele arbeidstijden of thuiswerken.

Reiskostenvergoeding

Als werkgever mag je de reiskosten van werknemers belastingvrij vergoeden. Dit geldt ook voor reiskosten voor het openbaar vervoer. En voor kosten van een taxi, boot of vliegtuig.

Nieuwe regels vanaf januari 2024
De onbelaste reiskostenvergoeding gaat op 1 januari 2024 omhoog van € 0,21 naar € 0,23 per kilometer.

Geen loonheffing voor OV-kaart
Ook hoef je vanaf 1 januari 2024 geen loonheffing in te houden als je de kosten van een ov-kaart (ov-abonnement of voordeelurenkaart) voor je werknemer vergoedt. De voorwaarde is dat je werknemer de ov-kaart ook zakelijk gebruikt.

Maatwerk arbeidsvoorwaarden

Aan welke secundaire arbeidsvoorwaarden medewerkers behoefte hebben, verandert in de loop van de tijd. Werkgevers moeten daarom op zoek naar maatwerk dat past bij die situatie, stelt Arjan Vissers, verantwoordelijk voor strategie bij Indeed Benelux.

Vissers legt uit: “De bedrijfsvoering en manier van werken passen zich aan de situatie aan. Daarom adviseer ik werkgevers, net zoals Baeten, om altijd maatwerk te gebruiken. Denk aan kantoorgerelateerde arbeidsvoorwaarden, zoals ‘gratis lunch’ of ‘tafeltennis’."

Om goed maatwerk te leveren, moet je je verdiepen in de dagelijkse routine van je werknemers. Waar lopen zij tegenaan, en welke wensen hebben ze? Stel je werknemers deze vraag of houd een arbeidsvoorwaardenenquête.

Zachte arbeidsvoorwaarden

Zachte secundaire arbeidsvoorwaarden stijgen in populariteit, ziet Vissers. “Opvallend is dat er veel aandacht is voor werkprivébalans en flexibiliteit. Met kinderen thuis moeten medewerkers veel ballen tegelijkertijd hooghouden. Werkgevers moeten proberen daarin mee te denken. Dat ze dat doen, zien we terugkomen in de toename van termen in vacatures als ‘flexibele werktijden’, ‘betaald ouderschapsverlof’ en ‘goede werkprivébalans’.”

Een zachte voorwaarde die bijvoorbeeld toeneemt, is de vraag naar sabbaticals. Jacques van Geffen, horeca-eigenaar van Buurt en DIT ziet dit ook binnen zijn bedrijf. “We staan positief tegenover sabbaticals. We kunnen wellicht geen baangarantie geven, maar ik zal altijd mijn best doen een plekje te reserveren. Vaak houden we tijdens het sabbatical, bijvoorbeeld tijdens een reis, contact met de medewerker over hoe het gaat en houden we een vinger aan de pols rondom eventuele terugkeer. Zo behoud je goed en gemotiveerd personeel.”

Groene arbeidsvoorwaarden

Uit onderzoek blijkt dat driekwart van de werknemers graag werkt voor een bedrijf dat zich sociaal inzet, bijvoorbeeld via maatschappelijk verantwoord ondernemen en het maken van duurzame bedrijfskeuzes. Denk dus ook eens aan groene en sociale arbeidsvoorwaarden. “Help werknemers met het maken van duurzame keuzes. Geef bijvoorbeeld extra vakantiedagen wanneer je werknemer met de trein, fiets of benenwagen op vakantie gaat. Of plant bomen wanneer je werknemer overstapt naar een duurzame bank”, tipt Savannah Koomen van De groene arbeidsovereenkomst. Via hun website kun je met een tool gratis een duurzame arbeidsovereenkomst op maat maken, grafisch vormgegeven in een pdf-bestand. Ook kun je als werkgever je werknemer ondersteunen met het verduurzamen van zijn huis. Dit kan voordelig met de werkkostenregeling.

Arbeidsvoorwaarden opstellen

Secundaire arbeidsvoorwaarden vastleggen is niet verplicht. Wil je dat wel doen? Dan kun je dat mondeling doen, maar ook op papier zetten. Het volstaat om de voorwaarden in een contract op te schrijven en door werkgever en werknemer te laten ondertekenen. Ook kun je de voorwaarden in het personeelshandboek opnemen.

De horecaondernemingen van Van Geffen hebben bijvoorbeeld op papier geen secundaire arbeidsvoorwaarden. Deze afspraken gaan via mondeling overleg. “Onze arbeidsvoorwaarden zijn volgens de horeca-cao, al is alles bij ons bespreekbaar en passen we dit aan op de persoonlijke situatie. Bijvoorbeeld wanneer iemand minder wil gaan werken vanwege het krijgen van kinderen.”

Een arbeidsvoorwaarde kan gelden voor iedereen, denk aan een thuiswerkvergoeding, of voor specifieke werknemers, zoals flexibelere roostering voor medewerkers met kinderen. Bespreek met je werknemer(s) per arbeidsvoorwaarde de vereisten, aanvraagmanier en duur van de voorwaarde, zodat alle randvoorwaarden helder zijn voor beide partijen.

Arbeidsvoorwaarden wijzigen

Als werkgever ben je verbonden aan de arbeidsovereenkomst en bijkomende arbeidsvoorwaarden die je bent aangegaan met een werknemer. Wil je je secundaire arbeidsvoorwaarden wijzigen? Dat kan met instemming van je werknemer, bij eenzijdige wijziging als je zwaarwegende belangen hebt en een wijzigingsbeding overeenkomt, of wanneer je een redelijk voorstel doet aan de werknemer waarmee deze op grond van goed werknemerschap instemt. In de laatste twee gevallen dienen de belangen of het voorstel als basis voor de wijziging.

Leg in alle gevallen vast wat je wijzigt, waarom, hoe en hoe lang, en laat dit door beide partijen ondertekenen. Zo voorkom je onduidelijkheden en discussie.

Ga vooraf in gesprek

Het is altijd spannend om met arbeidsvoorwaarden te spelen, stelt COO en CO-founder van strategisch HR-bureau Aleid Haenen. “Kijk bij verandering van arbeidsvoorwaarden dus hoe medewerkers naar die verandering kijken, en waar ze behoefte aan hebben. Zo zorg je voor draagvlak. Om aan te sluiten bij de nieuwe wereld waarin veel mensen thuiswerken, hebben wij bijvoorbeeld ons kantoor gesloten en huren wij elke maand mooie inspirerende locaties op bijzondere plekken in het land. De ene medewerker kijkt ernaar uit te werken vanuit een vakantiehuisje, terwijl een ander deze verandering spannend vindt. Die behoefte en ervaring is heel persoonlijk. Het is belangrijk om dan ruimte te geven aan die behoeften en een bepaalde mate van standaardisatie toe te passen.”