Functieomschrijving maken in 6 stappen

Een functieomschrijving levert zowel jou als je werknemer gemak en duidelijkheid op. Het is niet verplicht, maar het is een handig overzicht van de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van je medewerkers. Heb je een personeelshandboek? Neem de functieomschrijving dan ook daarin op. Zo is het voor alle werknemers duidelijk wat de verschillende functies binnen je bedrijf inhouden.

Wat kun je met een functieomschrijving?

• Het maakt duidelijk welke ervaring en eigenschappen een werknemer nodig heeft om het werk goed te kunnen uitvoeren.
• Je kunt het gebruiken bij de omschrijving en van een vacaturetekst en arbeidscontract.
• Het vormt de basis voor functioneringsgesprekken met medewerkers.
• In het geval van slecht functioneren, is het ook een handvat voor het opstellen van verbeterprestaties.
• Een duidelijke functieomschrijving helpt bij keuzes maken wanneer je bedrijf moet reorganiseren.

In zes stappen een functieomschrijving maken

Ga je als mkb’er aan de slag met het schrijven  van een functieomschrijving? Doorloop dan de volgende zes stappen.

Stap 1: bepaal het doel van de functie

Je begint met het bepalen van het doel van de functie. Waarom komt een medewerker elke dag naar je bedrijf? Met het antwoord op deze vraag heb je het doel van de functie te pakken.

In 2020 startte zzp’er Sasja Roodenrijs haar koekenbakkerij Chef Cookie. Ze groeit hard, kreeg een extra winkelpand en geeft bakworkshops. Eerder zocht ze een leidinggevende voor de extra productielocatie. Het doel van deze functie beschrijft ze transparant en luchtig: een koekenbakker die mij bijstaat als rechterhand. Iemand op wie ik blind kan vertrouwen en die zorgt dat de productie goed verloopt. “Als ik het te zakelijk beschrijf, hebben mensen geen goed beeld van de functie of mijn bedrijf.”

Stap 2: omschrijf  taken en verantwoordelijkheden

Als tweede stap voeg je de taken en verantwoordelijkheden van een functie aan de functieomschrijving toe. Bedenk of het een allround baan of een specialistenfunctie is. Dit kan afhankelijk zijn van de grootte van je bedrijf. In een klein bedrijf met een paar medewerkers zijn deze meestal breed inzetbaar.

Roodenrijs herkent dit en merkt dat in haar bedrijf een taakomschrijving vooral praktisch en breed moet zijn. “In onze functieomschrijving voor algemeen medewerker productie staat dat je alle nodige taken uitvoert. Van afwas tot deeg maken en van koeken bakken tot verkopen in de winkel. Sommige werknemers weigerden bijvoorbeeld om koffie te zetten of schoon te maken, merkte ik bij mijn vorige horecazaak.” Deze discussies en irritaties wil Roodenrijs voorkomen.

Stap 3: bepaal benodigde kennis

Bij de derde stap onderzoek je welke opleiding of kennis iemand moet hebben voor het goed uitvoeren van de functie. “Soms kun je inschatten of je bijvoorbeeld een mbo’er of hbo’er zoekt”, vertelt Nicole Barten, district manager bij uitzendorganisatie Luba. “Of je zoekt iemand met specifieke kennis zoals een garage die een APK-keurmeester zoekt, waarvoor een APK-certificering verplicht is. Laat je voorlichten door brancheorganisaties.”

Stap 4: omschrijf  gewenste vaardigheden

Bepaal welke vaardigheden en karaktereigenschappen je zoekt bij werknemers. Roodenrijs zoekt liever naar het juiste karakter dan naar iemand met een diploma. “Enthousiasme, arbeidsethos en passie vind ik bepalend. Deze kenmerken neem ik dan ook op in de omschrijving.

Barten tipt om in vacaturebanken te spitten naar vacatures in dezelfde branche. “Loop de gevraagde eigenschappen af. Heeft je gewenste werknemer de gestelde eigenschappen nodig voor de taken die je hem wilt geven? Zo ja, neem het op in de functieomschrijving.”

Stap 5: controleer je functieomschrijving

Je weet nu op welke eisen en taken de nadruk ligt. Bekijk of dit een samenhangend geheel vormt en pas het zo nodig aan.

Volgens Barten is het een valkuil om verschillende taken te combineren tot een functieomschrijving, terwijl de samenhang ontbreekt. “Je moet een technisch monteur niet vragen ook de facturatie op te pakken. En check of alle taken haalbaar zijn binnen het aantal beschikbare uren.”

Voorkom dat je mensen buitensluit door je woordgebruik. Vermijd ‘hij’ en ‘zij’ en zorg voor een neutrale functietitel. Kies bijvoorbeeld voor ‘medewerker receptie’, in plaats van ‘receptioniste’. Met dit soort aanpassingen trek je de meeste kandidaten aan wanneer je de functieomschrijving gebruikt in vacatureteksten. 

Stap 6: werk je functieomschrijving bij

Houd je functieomschrijving actueel. “Schets een profiel dat ook in de toekomst aansluit bij de inhoud van de functie,” tipt Barten. “Houd rekening met veranderingen op de markt of in je bedrijf, zoals het openen van een webshop of de invloed van AI. Benoem deze bedrijfsplannen en de invloed daarvan op de functie. Zo was  in de functie van fietsenmaker praktische kennis nodig  voor het repareren van stadsfietsen. Maar met de komst van e-bikes ligt de focus nu ook  op technologische expertise van fietsaccu’s.”

Evalueer de functieomschrijving na een half jaar of tijdens de beoordelingsronde en pas deze indien nodig aan. Bijvoorbeeld als een medewerker extra taken oppakt binnen de functie oppakt welke nog ontbreken in het profiel. “Bekijk tijdens beoordelingsgesprekken of de gemaakte functieomschrijving overeenkomt met de dagelijkse taken van de medewerker.”

Tip: pas een voorbeeld functieomschrijving aan aan je eigen situatie. In het pdf-bestand vind je een fictief voorbeeld