Geld verdienen met je urenadministratie

Je uren bijhouden is niet het leukste klusje. Toch is het heel verstandig een urenregistratie te voeren. Het biedt je inzicht in je tijdsbesteding en bij voldoende uren kom je in aanmerking voor een aantal belangrijke belastingvoordelen. Hoe zit dit precies? Waarom is een urenregistratie belangrijk en hoe pak je dit nu aan, zonder dat het al teveel tijd kost? We zetten de belangrijkste informatie voor je op een rij.

Wat is een urenregistratie?

Een urenregistratie, ook wel bekend als een urenadministratie, is het bijhouden van het aantal uren dat je in je onderneming steekt. De urenadministratie geeft je inzicht in hoeveel tijd je besteedt aan welke bedrijfsactiviteiten. Je kunt je uren bijhouden met een urenstaat of urenregistratieformulier.

Waarom is een urenregistratie belangrijk?

Een urenregistratie bijhouden is niet verplicht, maar wel heel verstandig. Het geeft je inzicht in je gewerkte uren. De urenverantwoording kun je gebruiken richting klanten of opdrachtgevers. Zo’n urenoverzicht maakt duidelijk wat je wanneer hebt gedaan. Ook helpt het je de kostprijs of uurtarief beter te bepalen.

Naast deze voordelen biedt een urenadministratie of urenregistratieformulier ook fiscale voordelen. Het registreren van (voldoende) uren ‘bewijst’ namelijk dat je echt ondernemer bent en geen hobbyist. Je komt dan voor verschillende fiscale voordelen in aanmerking. Voordelen die je winst ten goede komen en waardoor je minder inkomstenbelasting betaalt. Deze voordelen gelden niet als je rechtsvorm een bv is. Dan heb je namelijk te maken met vennootschapsbelasting.

Om ervoor te zorgen dat alleen ‘echte’ ondernemers profiteren van deze voordelen, heeft de Belastingdienst onder andere het urencriterium bepaald. Dit betekent dat je minimaal 1.225 uur per kalenderjaar aan je onderneming moet besteden.

Het urencriterium

Het urencriterium is 1.225 uur per kalenderjaar. Dit komt neer op zo’n 24 uur per week. Haal je die 1.225 uren niet? Dan kun je wel ondernemer zijn, maar geen zelfstandigenaftrek en startersaftrek toepassen.

Voor het urencriterium gelden alle uren die je voor je onderneming maakt. Denk hierbij aan het werven van klanten, je administratie bijwerken of het volgen van trainingen. Het gaat erom dat je aannemelijk maakt dat de uren in verhouding staan tot de activiteiten die je verricht. Heb je langer dan 5 jaar een bedrijf? Dan moet je per kalenderjaar meer tijd besteden aan je bedrijf dan aan andere werkzaamheden, bijvoorbeeld in loondienst.

Voorbeeld: op jaarbasis 700 uur besteden aan het werven van nieuwe klanten is niet realistisch. Het is namelijk meer dan de helft van de totale 1.225 uur. Je leest meer over het het urencriterium op de website van de Belastingdienst.

Weetje: wanneer je bezig bent met innovatie en gebruik maakt van WBSO, is een urenadministratie verplicht om voor aftrek in aanmerking te komen.

Wat als je gedurende een kalenderjaar je bedrijf start?

Stel dat je op 1 mei je bedrijf start, dan werk je weliswaar 7 maanden (715 uur) tot einde jaar. Maar om in aanmerking te komen voor de fiscale voordelen moet je de resterende maanden tot 31 december alsnog 1.225 uur werken en dus niet de 715 uur.

Werkuren berekenen

Handmatig je werkuren berekenen en bijhouden is een tijdrovende klus. Maak gebruik van een app, tool, softwarepakket of een boekhouder. Werkuren worden ook wel declarabele uren genoemd. Het zijn uren die je direct doorberekent aan je klanten. Via BerekenHet.nl kun je eenvoudig je declarabele uren berekenen.

Als ondernemer werk je veel meer uren dan je denkt. Vaak ben je in de avonduren of weekenden bezig met je bedrijf. Maak een planning van je werkzaamheden en bereken dit naar het aantal werkuren per maand. Wanneer je het aantal werkuren in kaart hebt gebracht weet je of je in aanmerking komt voor de verschillende fiscale aftrekposten.

Hoe houd je een goede urenverantwoording bij?

Urenverantwoording begint met het bijhouden van een administratie zodra je bedacht hebt dat je een bedrijf gaat starten. Schrijf de uren die je maakt in de voorbereiding ook alvast, zelfs als je nog niet staat ingeschreven bij KVK. Hetzelfde geldt voor uitgaven die je hebt gehad. Als je je bedrijf in augustus inschrijft bij KVK, dan tellen de uren en eventuele kosten die je hebt gemaakt ter voorbereiding namelijk mee. Het zijn uren en kosten die je maakt om tot je onderneming te komen.

Maak gebruik van een digitaal urenregistratiesysteem. Je kunt je uren online bijhouden via een app, met urenregistratiesoftware of Excel. Als je op projectbasis werkt is een urenlijst interessant. Je schrijft snel je gewerkte uren op en geeft aan hoeveel uur je hebt gewerkt op een dag. Noteer ook de werkzaamheden die je hebt verricht. De urenlijst verwerk je op een later moment in je urenregistratie. Het is een eenvoudige manier om overzichtelijk te werken.

Urenregistratie app

Er zijn talloze (gratis) apps op de markt waarmee je eenvoudig je uren kunt bijhouden. Het verschil tussen een betaalde en gratis urenregistratie-app zit hem in de beperkingen die een gratis app heeft. Je uren registreren is geen probleem. Maar het versturen van facturen wel. Dat kan niet of wordt voorzien van een watermerk door de aanbieder van de app.

Bij betaalde apps kun je projecten toevoegen, bonnen opslaan, offertes maken en een kilometerregistratie bijhouden. Voor een betaalde app betaal je gemiddeld 5 euro per maand.

Veelal is de digitale urenregistratie ook onderdeel van online boekhoudpakketten. De apps en online boekhoudpakketten zijn gebruiksvriendelijk en ook geschikt wanneer je weinig boekhoudkundige kennis hebt.

Urenregistratiesoftware

Via vergelijkingssites kun je kijken welke urenregistratiesoftware het beste bij jouw bedrijf past. Het ene pakket richt zeer meer op webshops en de ander op dienstverlening. Afhankelijk van de grootte van het pakket gaat de prijs omhoog. Kleine pakketten zijn er al voor rond de 3 euro per maand.

Urenregistratie in Excel

Natuurlijk kun je je uren ook bijhouden met een urenstaat in Excel. Online zijn verschillende (gratis) aanbieders waar je een urenstaat kunt downloaden. Bij het gebruik van Excel registreer je:

• datum
• klant/opdrachtgever
• omschrijving van activiteit
• directe of indirecte uren
• uurloon
• aantal uren
• omzet

Gebruik een tabblad per gewerkte maand of kwartaal, afhankelijk van de omvang van je onderneming.

Welke uren mag je meetellen?

Je mag alle uren meetellen die je voor je onderneming maakt. Als fulltime ondernemer hoef je je vaak geen zorgen te maken over je aantal uren. Als parttime ondernemer blijkt dit een grotere uitdaging. Registreer in ieder geval altijd al je indirecte én directe uren. Elk uur dat je declareert aan je klant valt onder directe uren. Indirecte uren zijn de uren die je steekt in je voorbereiding en onderhoud of verzorging van je product, maar ook in opleidingen of cursussen, het werven van klanten en het bedenken en uitwerken van nieuwe ideeën. Een aantal voorbeelden van activiteiten die je ook mee mag tellen:

1. De uren die je kwijt bent aan het bijhouden van je administratie.
2. Het maken van een zakelijke website.
3. Het bezoeken van klanten. Ook de reistijd mag je registeren, maar moet wel aannemelijk zijn. Voer dus geen reistijd op van 3 uur terwijl de klant op nog geen 50 km bij jou vandaan gevestigd zit.

Tip: bekijk het voorbeeld van een aangifte inkomstenbelasting. Hierin zijn de verschillende aftrekposten meegenomen.

Read this article in English