Een écht goede back-up maak je zo

Plotseling zijn belangrijke bestanden verdwenen of beschadigd. Je computer loopt vast en je bedrijf valt stil. Paniek? Niet als je vanuit een eerder gemaakte back-up de bestanden terug kunt zetten op je systeem. Zo kun je weer snel verder met je bedrijf. Dit lukt alleen als er een recente en goede back-up is. Ontdek hoe je een écht goede back-up maakt.

Bestanden kunnen op veel manieren onbruikbaar raken. Een medewerker wist bijvoorbeeld per ongeluk een belangrijk document. Of de harde schijf van je laptop crasht. Ook malware, zoals bijvoorbeeld ransomware, kan je bestanden verwijderen, beschadigen of versleutelen. Stel dat het om belangrijke bedrijfsgegevens gaat, zoals je klantenbestand of je financiële administratie. Grote kans dat je hierdoor tijd en geld verliest. Beperk de schade van zo’n onverwachte situatie door je bestanden terug te zetten vanuit je back-up.

Stel, je verliest je huissleutel. Dan ben je blij dat je met een reservesleutel naar binnen kunt.

Wat is een back-up?

Een back-up is een reservekopie van je gegevens. Dat gaat niet alleen om documenten, maar ook om systeembestanden, je website, of zelfs een hele server. Eigenlijk alle digitale informatie die belangrijk kan zijn voor je bedrijf. Stel, je verliest je huissleutel. Dan ben je blij dat je met een reservesleutel naar binnen kunt. Zo werkt het ook met je bedrijfsgegevens.

Wat moet je back-uppen?

Kijk eens kritisch naar alle digitale informatie in je bedrijf. En stel je nu voor dat die informatie er niet meer is. Hoe groot is de invloed hiervan op je bedrijf? Sommige informatie kun je opnieuw downloaden. Zoals bijvoorbeeld een brochure van een leverancier. Dat heeft weinig invloed op de dagelijkse gang van zaken. Maar wat als het om je nieuwe productontwerp gaat? Het verlies daarvan levert zeker problemen op. Maak daarom van dit soort belangrijke gegevens altijd een back-up.

Een reservesleutel hang je ook niet aan je dagelijkse sleutelbos.

Veiligheid

Een back-up is een verzameling van je belangrijkste bedrijfsgegevens. Houd die veilig door de gegevens te versleutelen. Maak je een back-up op bijvoorbeeld een fysieke, externe harde schijf? Koppel die dan niet aan je bedrijfsnetwerk en berg het apparaatje veilig op achter slot en grendel. Een reservesleutel hang je ook niet aan je dagelijkse sleutelbos.

Bewaarplicht

Een back-up is altijd handig en soms ook echt noodzakelijk. Voor sommige bedrijfsinformatie geldt namelijk een bewaarplicht. Zo moet je bijvoorbeeld de basisgegevens van je bedrijfsadministratie zeven jaar bewaren.

Cloudopslag is geen back-up

Cloudopslag is het centraal online opslaan van documenten. Hierdoor kun je er altijd bij en kun je makkelijk met anderen samenwerken aan dezelfde bestanden. Een cloudprovider maakt meestal zelf back-ups. Dat is geen vervanging voor je eigen back-ups. Je hebt het back-upproces van de aanbieder namelijk niet zelf in de hand. Ook kan een cloudprovider bijvoorbeeld failliet gaan. Of slachtoffer worden van een cyberaanval. Dan ben je alles alsnog kwijt.

Sla niet lokaal op

Sla bedrijfsgegevens nooit lokaal op, bijvoorbeeld op de harde schijf van een laptop of op een USB-stick. Maak medewerkers hier alert op. Het is meestal onmogelijk om lokaal opgeslagen data mee te nemen in de back-up van je bedrijf. Werk daarom in de cloud of op een netwerkschijf. Met zo’n centrale opslag neem je alles in één keer mee in je back-up.

Zo maak je een écht goede back-up

Met de drie tips hieronder maak je een écht goede back-up. Onthoud in ieder geval: elke vorm van back-uppen is beter dan helemaal geen back-up maken. Zelfs een geprint document kan een redder in nood zijn.

1. Maak regelmatig een back-up

Een recente reservekopie is beter dan een verouderde reservekopie. Maak daarom bij voorkeur dagelijks een back-up, zeker van je belangrijkste bedrijfsgegevens. Gaat er iets mis, dan ben je hooguit de gegevens van één dag kwijt. Stel in dat je besturingssysteemdeze dagelijkse back-up maakt. Of kies voor back-upsoftware die dat automatisch voor je doet. Dan vergeet je het niet. Het goed inregelen van een dagelijkse, automatische back-up van al je systemen is een flinke klus. Schakel zo nodig de hulp van je IT-beheerder in.

2. Fysiek en digitaal

Stel, je maakt alleen een back-up op een fysieke, externe harde schijf. En die bewaar je in je bedrijfspand. Als die schijf dan kapot gaat, ben je al je data kwijt. Maak daarom ook een online back-up. Zorg altijd voor drie sets van belangrijke gegevens. Met andere woorden: de gegevens waar je nu mee werkt (1) en twee back-ups daarvan (2, 3). Voor elk van de twee back-ups gebruik je een andere opslagvorm. Zet de ene back-up bijvoorbeeld op een fysieke, externe harde schijf en de andere online. Bewaar de fysieke back-up buiten je bedrijf.

3. Test het terugzetten van gegevens

Je wil niet pas in geval van nood ontdekken dat je back-up niet goed of onvolledig is. Test daarom regelmatig of het terugzetten van gegevensook echt lukt. Controleer in ieder geval of je bestanden kunt terughalen uit een back-up. Maar beter is een rampoefening: doe alsof een harde schijf is gecrasht, of dat een map met belangrijke gegevens is gewist. Hoe gemakkelijk zet je je gegevens dan terug. En hoeveel tijd kost dat je? Zo ben je goed voorbereid op een noodsituatie.