Een écht goede back-up maak je zo

Bestanden kunnen op veel manieren onbruikbaar worden. Een medewerker gooit bijvoorbeeld per ongeluk een belangrijk document weg. Of de harde schijf van je laptop crasht. Ook malware, zoals bijvoorbeeld ransomware, kan je bestanden verwijderen, beschadigen of op slot zetten. Stel dat het belangrijke bedrijfsgegevens zijn, zoals je klantenbestand of je financiële administratie. Dan is de kans groot dat je hierdoor tijd en geld verliest. Houd de schade van zo’n ramp zo klein mogelijk door je bestanden terug te zetten vanuit je back-up.

Wat is een back-up?

Een back-up is een reservekopie van je gegevens. Dat gaat niet alleen om documenten, maar ook om systeembestanden, je website, of zelfs een hele server. Eigenlijk alle digitale informatie die belangrijk is voor je bedrijf. Stel, je verliest je huissleutel. Dan ben je blij dat je met een reservesleutel naar binnen kunt. Zo werkt het ook met een reservekopie van je bedrijfsgegevens.

Wat moet je back-uppen?

Kijk eens goed naar alle digitale informatie in je bedrijf. En stel je nu voor dat die gegevens er niet meer zijn. Hoe erg raakt dit je bedrijf? Sommige informatie kun je opnieuw downloaden. Denk aan een folder van een leverancier. Het is geen ramp wanneer je zoiets verliest. Maar wat als het je nieuwe productontwerp is? Het verlies daarvan is zeker een probleem. Maak daarom van dit soort belangrijke gegevens altijd een back-up.

Veiligheid

Een back-up is een verzameling van je belangrijkste bedrijfsgegevens. Beveilig de back-up met een wachtwoord. Dan kan niet zomaar iedereen erbij. Maak je een back-up op een losse harde schijf of USB-stick? Koppel die dan niet met je bedrijfsnetwerk en berg het apparaat veilig op achter slot en grendel. Een reservesleutel hang je ook niet aan je dagelijkse sleutelbos.

Bewaarplicht

Een back-up is altijd handig en soms ook echt noodzakelijk. Voor sommige bedrijfsinformatie geldt namelijk een bewaarplicht. Zo moet je bijvoorbeeld de basisgegevens van je bedrijfsadministratie zeven jaar bewaren.

Cloudopslag is geen back-up

Cloudopslag is het centraal online opslaan van documenten. Hierdoor kun je er altijd bij. Ook kun je via de cloud makkelijk met anderen samenwerken aan dezelfde bestanden. De leverancier van de cloudopslag maakt meestal zelf back-ups. Dat is geen vervanging voor je eigen back-ups. Wat de leverancier precies met de back-up doet heb je namelijk niet zelf in de hand. Daarnaast kan de leverancier failliet gaan of slachtoffer worden van een cyberaanval. Dan ben je alsnog je bestanden kwijt.

Sla niet lokaal op

Sla bedrijfsgegevens nooit lokaal op, bijvoorbeeld op een laptop of een persoonlijke USB-stick. Zorg dat je medewerkers dit weten. Het is meestal onmogelijk om lokaal opgeslagen data mee te nemen in de back-up van je bedrijf. Werk daarom in de cloud of op een netwerkschijf. Met zo’n centrale opslag neem je alles in één keer mee in je back-up.

Zo maak je een écht goede back-up

Met de drie tips hieronder maak je een écht goede back-up. Onthoud in ieder geval: elke vorm van back-uppen is beter dan helemaal geen back-up maken. Zelfs een geprint document kan een redder in nood zijn.

1. Maak regelmatig een back-up

Een pas gemaakte reservekopie is beter dan een verouderde. Maak daarom bij voorkeur dagelijks een back-up, zeker van je belangrijkste bedrijfsgegevens. Gaat er iets mis, dan ben je hooguit de gegevens van één dag kwijt. Stel in dat je besturingssysteem deze dagelijkse back-up maakt. Of kies voor back-upsoftware die dat automatisch voor je doet. Dan vergeet je het niet. Een dagelijkse en automatische back-up van al je systemen maken is een flinke klus. Vraag zo nodig hulp aan je IT-beheerder.

2. Fysiek en digitaal

Stel, je maakt alleen een back-up op een losse harde schijf of USB-stick. En die bewaar je in je bedrijfspand. Als dit apparaat kapot gaat of gestolen wordt, ben je al je data kwijt. Maak daarom ook een online back-up. Zorg altijd voor drie kopieën van belangrijke gegevens. De eerste is de verzameling van gegevens waar je nu mee werkt. De andere twee zijn back-ups daarvan. Voor elk van de twee back-ups gebruik je een ander soort opslag. Zet de ene back-up bijvoorbeeld op een losse harde schijf en de andere online. Bewaar de losse harde schijf buiten je bedrijf achter een slot.

3. Test het terugzetten van gegevens

Je wil niet pas in geval van nood ontdekken dat je back-up niet goed of niet compleet is. Test daarom regelmatig of het terugzetten van gegevens ook echt lukt. Controleer in ieder geval of je bestanden kunt terughalen uit een back-up. Nog beter is een rampoefening: doe alsof een harde schijf is gecrasht, of dat een map met belangrijke gegevens is verwijderd. Hoe gemakkelijk en snel zet je je gegevens dan terug? Door te oefenen ben je goed voorbereid op een noodsituatie.