Een écht goede back-up maak je zo

Plots werkt je netwerk of computer niet meer. Welk werk kan dan nog doorgaan, wat valt stil? Het belang van een reservekopie voel je pas écht als je computer niet werkt, of als je data kwijt bent. Een back-up is onderdeel van je bedrijfsplan. Toch maakt niet iedere ondernemer goede back-ups. In dit artikel drie tips waarmee je betere zakelijke back-ups maakt.

Er zijn verschillende situaties waarin je een back-up nodig hebt. Bijvoorbeeld wanneer een harde schijf crasht. Of bij een brand of inbraak. Je kunt slachtoffer zijn van cybercrime, of een medewerker wist per ongeluk belangrijke bestanden. Uit onderzoek van de Rijksoverheid, blijkt dat negen op de tien ondernemers wel eens back-ups maakt van bestanden met bedrijfsinformatie. Er valt alleen nog wel winst te behalen in de kwaliteit ervan. Hoe maak je een goede reservekopie?

 

1. Maak regelmatig een back-up

Hoe vaak maak je een back-up? Doe je dat iedere week, of iedere maand? Rajko Smaak, relatiemanager bij het Digital Trust Center, is daarover heel duidelijk: “Maak dagelijks een back-up. Tijdens het werken wijzig je bestanden. Als er dan iets misgaat, wil je de meest recente versie van je bestanden terughalen, toch?” Bedenk welke data belangrijk zijn om te kopiëren en hoe lang je deze wil bewaren. Maak hierover duidelijke afspraken met je IT-dienstverlener. Heb je geen IT-dienstverlener? "Plan dan elke dag een automatische back-up in. Of zet een reminder voor een handmatige back-up in je agenda zodat het onderdeel wordt van je dagelijkse routine”, adviseert Smaak.

2. Bewaar back-ups ook fysiek

Met een digitale kopie, kun je na een computercrash je data en programma’s weer snel terugvinden. En er is nog een voordeel, vertelt Mark Kolk, directeur van Quality ICT B.V: “Met online back-up software maak je gemakkelijk automatisch een kopie van de totale server en data. Vaak is dit voldoende voor een kleiner bedrijf.”

Maar bij cyberincidenten is het goed om óók fysiek een back-up te bewaren. Doe dit buiten je bedrijfspand, zodat je een reserve hebt in het geval van brand of inbraak. Bovendien werkt het terugzetten van een groot systeem vanuit een fysieke kopie sneller dan vanuit een online versie. “Bij een grote hoeveelheid data duurt de terugleesactie langer vanwege de internetverbinding”, legt Kolk uit.

3. Test je back-up regelmatig

Reserve kopieën moeten niet alleen gemaakt, maar ook getest worden, is het advies van Kolk. “Periodiek moet je testen of de back-up makkelijk is terug te lezen. In de praktijk komen ondernemers daar pas achter wanneer er daadwerkelijk iets hersteld moet worden. Met een dagelijkse automatische test kun je de conditie van het back-up systeem meten.”

Mogelijk hebben niet al je medewerkers toegang tot alle data in je netwerk. Je wilt dan ook niet dat iedere medewerker jouw volledige back-up kan lezen. Kolk adviseert: “Maak een paar medewerkers of een afdeling verantwoordelijk voor het back-upproces. De kopie wordt meestal gemaakt van alle data, dit is meer dan een standaard medewerker mag inzien. Versleutel daarom de externe opslag.”

Back-up voor thuiswerkers

Sinds de Coronacrisis werken veel medewerkers thuis met een eigen laptop of die van het werk. Hoe zorg je dan voor digitaal veilig werken en gestructureerde back-ups? Kolk vertelt over de praktijk: “Tegenwoordig zien we dat bedrijven meestal data centraal opslaan op een server of in de cloud en dat zo min mogelijk data lokaal wordt beheerd. Daarmee kun je steeds vanuit huis, kantoor of onderweg bij je bestanden, zonder dat je lokaal opslaat. Zeker nu veel medewerkers thuis werken, is het handig en veilig om de digitale informatie centraal op te slaan. Moderne software kan vaak gelijktijdig ook een extra kopie in de cloud opslaan.”

Wil je meer informatie en tips? Het Digital Trust Center geeft back-up advies.

Hoe vaak maak jij een back-up voor je bedrijf? En hoe bewaar je die? We komen graag met je in contact. Deel je ervaring via kvk.cyber@kvk.nl.

Met welke online gevaren moet je rekening houden? Dit moet je weten over cybercrime.