De WKR gebruiken om mede­werkers financieel te helpen

Kloppen medewerkers vanwege de prijsstijgingen bij je aan voor meer salaris om boodschappen en energierekeningen te betalen? Dan kun je gebruikmaken van de werkkostenregeling (WKR). Daarmee mag je onbelast vergoedingen en bepaalde producten en diensten aan je medewerkers geven. “Maar let op dat je niet te veel geeft, dan betaal je ineens 80 procent belasting”, vertelt KVK-adviseur Gé Sletterink.

Met de WKR gebruik je een percentage van het loon om onbelaste vergoedingen te geven aan je medewerkerkers. Dat gedeelte heet de vrije ruimte. In 2023 bedraagt de hoogte van de vrije ruimte 3 procent over de eerste 400.000 euro van de loonsom. Dat is het loon van alle medewerkers samen. Over de loonsom boven de 400.000 euro is de vrije ruimte 1,18 procent.

Daarnaast kun je onder voorwaarden onbelaste vergoedingen geven. Dit worden gerichte vrijstellingen genoemd. Een ov-abonnement is daar een voorbeeld van.

De kans is groot dat je medewerkers blijer maakt met een geldbedrag dan met een personeelsfeest.

Vrije ruimte WKR

Stel; de loonsom van je medewerkers bedraagt in 2023 in totaal 80.000 euro. Dan mag je hen gezamenlijk 2.400 euro geven. Het voordeel is dat jij en je werknemer over deze vergoeding geen belasting betalen.

Ook gaat het loon van je werknemer niet omhoog. Dat is gunstig voor medewerkers die recht hebben op inkomensafhankelijke bijdragen als kindgebonden budget, huur-, zorg- of kinderopvangtoeslag. De extra vergoeding heeft daar geen invloed op.

Ruimte en besteding

Kom je met het geven van vergoedingen boven het bedrag van de vrije ruimte, dan betaal je daarover 80 procent belasting. “Dat klinkt fors. Maar kan soms toch voordeliger uitpakken, omdat je bij loonsverhoging meer loonbelasting en premie voor de volksverzekeringen betaalt”, zegt Sletterink.

‘‘Andere jaren gaf je je medewerkers misschien geschenken met de WKR-regeling. Je kunt ervoor kiezen dat dit jaar niet te doen. De kans is groot dat je medewerkers op dit moment blijer maakt met een geldbedrag dan met een personeelsfeest.”

Gerichte vrijstellingen

“Met de WKR heb je nog meer interessante mogelijkheden”, vervolgt Sletterink. “Je kunt bijvoorbeeld onbelast abonnementskosten voor het openbaar vervoer, telefonie en internet vergoeden. Deze gerichte vrijstellingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Er is geen maximaal bedrag voor gerichte vrijstellingen.”

Ook kunnen medewerkers onbelast gebruikmaken van apparatuur van de zaak, zoals een laptop of mobiele telefoon. Als je medewerker de apparatuur ook privé gebruikt, hoef je dat als werkgever niet tot het loon te rekenen.

Noodzakelijkheidscriterium

Als je gebruik maakt van de gerichte vrijstellingen moet je rekening houden met het noodzakelijkheidscriterium. Dat betekent dat de vergoeding of verstrekking noodzakelijk is voor het werk dat je medewerker doet.

Bijvoorbeeld als je de internetkosten van je medewerker vergoedt of een telefoon beschikbaar stelt. Voor een werknemer die vaak onderweg belt, is een mobiele telefoon noodzakelijk. Als de Belastingdienst kan bewijzen dat het gebruik van die mobiele telefoon niet noodzakelijk is, dan moet je daarover alsnog belasting betalen.

Andere opties

“Door de voorwaarden van de WKR zijn de mogelijkheden beperkt”, zegt Sletterink. Daarom raadt hij aan om ook andere mogelijkheden te bekijken waarmee je je personeel helpt. Bijvoorbeeld een (tijdelijke) loonsverhoging, medewerkers meer uren geven of het inzetten van een budgetcoach.