Zo check je of een incassobrief klopt

Krijg je een aanmaning of incassobrief van een leverancier of incassobedrijf? Kom dan snel in actie. In vijf stappen controleer je of de incassobrief klopt en of het incassobedrijf geregistreerd staat:

1. Check de afzender en bestelling
2. Check of je hebt betaald
3. Check of het incassobedrijf geregistreerd is
4. Check de betalingstermijn
5. Check de incassokosten

Een incassobrief is een brief waarin je wordt gevraagd een openstaande rekening te betalen. De brief kan van de leverancier zelf of van een incassobureau komen.

1. Check de afzender en bestelling

Controleer eerst of je het bedrijf en de bestelling herkent:

• Heb je de bestelling gedaan?
• Heb je de producten of diensten ontvangen?
• Klopt het bedrag?

Als er iets niet klopt, neem je via brief of e-mail contact op met het incassobedrijf en vraag je om meer informatie over de rekening. Blijft onduidelijk waarvoor je moet betalen? Neem contact op met de leverancier.

Misschien heeft de leverancier een fout gemaakt of heb je een nepfactuur ontvangen. Als je bent misleid, kun je schriftelijk bezwaar maken bij de afzender van de brief. Kom je er niet uit, vraag dan juridisch advies.

2. Check of je hebt betaald

Klopt de factuur? Controleer dan of je de rekening al hebt betaald. Check daarna bij de leverancier of die de betaling heeft ontvangen. Bevestigt de leverancier dat je hebt betaald? Stuur dan een bewijs van betaling naar het incassobedrijf en vraag of het de aanmaning intrekt.

Bekijk ook of je het geld naar het juiste rekeningnummer hebt overgemaakt. Is het rekeningnummer verkeerd? Vraag je bank om hulp om het geld terug te krijgen. Je moet de rekening alsnog betalen op het juiste rekeningnummer.

Heb je de rekening al betaald, maar was je te laat? Neem dan contact op met het incassobedrijf. Stuur het bewijs van betaling en betaal alleen de incassokosten.

3. Check of het incassobedrijf geregistreerd is

De eisen voor incassobedrijven staan in de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki). Zo moeten sommige incassobedrijven in het Register incassodienstverlening staan. Dit geldt ook voor incassobureaus die rekeningen sturen aan particulieren of bedrijven met de rechtsvorm eenmanszaak, vof of maatschap.

Staat het incassobureau niet in het Register incassodienstverlening? Betaal de incassokosten niet en meld het bureau bij de Inspectie Justitie en Veiligheid. Let op: ook als een bedrijf niet in het register staat, kan het zijn dat je inderdaad een rekening niet hebt betaald. Betaal in dat geval het bedrag dat nog openstaat aan de leverancier.

4. Check de betalingstermijn

Controleer ook of je inderdaad te laat bent met betalen. Soms geldt er een betalingstermijn. Is dat niet zo, dan heb je bij zakelijke bestellingen dertig dagen om te betalen.

In een offerte of algemene voorwaarden kan een leverancier een andere betalingstermijn zetten. Voor zakelijke klanten vindt de rechter dat je minimaal vijf tot zeven dagen de tijd moet krijgen om te betalen. De betalingstermijn gaat in op de dag nadat je de factuur ontvangt. Krijg je eerst de factuur en daarna pas de bestelling? Dan begint de betalingstermijn de dag nadat je de bestelling hebt ontvangen.

Misschien heeft de leverancier een fout gemaakt en is de betalingstermijn niet voorbij. Maak het geld dan zo snel mogelijk over en vraag of de leverancier de incassofactuur intrekt.

5. Check de incassokosten

Heb je de factuur inderdaad niet of te laat betaald? Check dan of de kosten kloppen. De maximale kosten voor incasso staan in de wet. Een leverancier of incassobedrijf mag bijvoorbeeld voor rekeningen tot 2.500 euro maximaal vijftien procent kosten berekenen. De kosten zijn minimaal veertig euro. Ook kan de leverancier wettelijke rente rekenen. Kloppen de kosten? Betaal de aanmaning dan binnen de termijn die in de incassobrief staat. Volgens de wet moet het een redelijke termijn zijn. Vaak is dat veertien dagen.

Als de hoogte van de incassokosten niet klopt, maak je schriftelijk bezwaar. Betaal wel op tijd het bedrag van de oorspronkelijke rekening. Maak ook incassokosten over, maar alleen wat maximaal is toegestaan volgens de wet en eventuele rente. Voorbeeld: je bent vergeten een rekening van 500 euro te betalen. Dan betaal je maximaal 75 euro incassokosten.

Lukt op tijd betalen niet? Spreek een betalingsregeling af

Kun je niet op tijd betalen? Vraag de leverancier of het incassobureau om een betalingsregeling. Anders kunnen de kosten snel hoger worden. Het incassobedrijf kan bijvoorbeeld rente in rekening brengen. Of zelfs een deurwaarder inschakelen of een rechtszaak beginnen. Het kan zijn dat jij de hoge kosten daarvoor moet betalen.

Een leverancier of een incassobureau is niet verplicht mee te werken aan een betalingsregeling. Kom je er niet uit? Zoek hulp bij het oplossen van schulden, bijvoorbeeld bij de gemeente of Geldfit.