Zo ontwikkel je een duidelijk AI-beleid

Er is een ruime keuze in AI-software. Dat levert voordelen op, maar ook uitdagingen. Bijvoorbeeld doordat je werknemers niet weten welke programma's ze mogen gebruiken voor hun werk. Met een AI-beleid leg je afspraken vast om te zorgen dat je AI op een veilige en slimme manier in je bedrijf inzet.

Dit zijn de belangrijkste onderdelen van een AI-beleid:

Doel van het beleid

In een goed AI-beleid beantwoord je als eerst de vraag:

• Wat zijn de doelen van het beleid? Bijvoorbeeld zorgen dat gebruik van AI veilig is voor je personeel en je bedrijf. En zorgen dat je je houdt aan wetten voor AI-gebruik. In de AI-verordening staan de regels voor het verantwoord ontwikkelen en gebruiken van AI door bedrijven, overheden en andere organisaties.

Definitie en updates

In het volgende deel van het AI-beleid beantwoord je vragen zoals:

• Voor wie geldt het beleid? Gaat het om alle medewerkers of alleen medewerkers in een bepaalde functie? En geldt het beleid ook voor bijvoorbeeld externen en zzp'ers?
• Hoe houd je het beleid actueel met nieuwe technieken en regels?

Gebruik en controle

In dit deel beantwoord je vragen zoals:

• Welke AI-programma's mogen medewerkers wel en niet gebruiken? Maak bijvoorbeeld een lijst van goedgekeurde software en werk die regelmatig bij. Sinds 2 februari 2025 is een aantal AI-systemen verboden.
• Voor welke doelen mogen medewerkers AI inzetten? Beschrijf hier zo precies mogelijk de doelen waarvoor gebruik van AI-tools binnen je bedrijf is toegestaan.
• Wat mag niet? Bijvoorbeeld het invoeren van persoonsgegevens, bedrijfsgeheimen of gevoelige klantinformatie in AI-tools die niet AVG-proof zijn.
• Hoe zorg je ervoor dat AI-resultaten gecontroleerd worden? Neem gegeven informatie niet klakkeloos over maar controleer altijd of het klopt. Zeker de eerdere versies van AI-tools hadden last van zogenaamde 'hallucinaties' (op hol slaan en verkeerde informatie uitspuwen), vooroordelen en verouderde of foute informatie.
• Wie is verantwoordelijk voor eventuele fouten die voortkomen uit het gebruik van AI?
• Wat gebeurt er bij overtreding van het beleid? Bijvoorbeeld in de vorm van waarschuwingen en sancties.
• Wie is de contactpersoon voor vragen, goedkeuringen en meldingen rondom AI-gebruik?

Beveiliging en privacy

In dit deel van het AI-beleid beantwoord je vragen zoals:

• Welke stappen moeten medewerkers nemen om bedrijfsgegevens veilig te houden? Hier kun je aangeven dat werknemers geen klantinformatie of gevoelige bedrijfsinformatie mogen invoeren in AI-tools. Als je als gebruiker privéinformatie invoert, slaat de tool dat op en kan die informatie mogelijk ook door anderen ingezien of opgevraagd worden.
• Op welke apparaten mogen AI-tools gebruikt worden? Laat werknemers bijvoorbeeld alleen AI-tools gebruiken op beveiligde apparaten/netwerken.

Training en bewustwording

In dit laatste deel beantwoord je vragen zoals:

• Welke trainingen of instructies bied je om medewerkers te leren hoe ze AI-tools veilig en effectief kunnen gebruiken? Sinds 2 februari 2025 moeten organisaties die AI-systemen ontwikkelen of gebruiken, zorgen dat hun werknemers AI-geletterd zijn.
• Waar kunnen medewerkers het beleid vinden? Geef hier bijvoorbeeld aan waar het beleidsdocument te vinden is voor alle medewerkers en dat je ze informeert wanneer het is bijgewerkt. Vertel nieuw personeel over het AI-beleid zodra ze in dienst treden.

Door je AI-beleid te baseren op bovenstaande stappen bied je duidelijkheid aan je personeel. Daardoor kunnen zij in hun werk optimaal gebruiken maken van het groeiende aanbod van slimme AI-tools.