Sneller geld op je rekening: van offerte tot betaling in 7 stappen

Tussen het eerste contact met je klant en het moment dat het geld op je rekening staat, zitten verschillende stappen: een offerte, algemene voorwaarden, een factuur en debiteurenbeheer. 

Volg hieronder ons stroomschema.

Stroomschema

Het stroomschema is een vereenvoudiging van de werkelijkheid en is bedoeld als voorbeeld. Nu volgt een toelichting op de stappen.

Klant vraagt om levering

Voordat je een opdracht aanneemt, kun je een kredietcheck doen. Dat is niet altijd nodig, bijvoorbeeld als je vaker met dezelfde klant werkt of als nieuwe klanten via je netwerk komen. 

KVK-adviseur Gé Gijsen begrijpt deze werkwijze: “Doordat klanten via je netwerk komen, heb je een bepaald vertrouwen. Maar laat je daar niet te veel door leiden. Informatie inwinnen is altijd belangrijk. Als het financiële belang voor jou groot is, adviseer ik om een kredietcheck te doen. Je kunt eventueel ook een kredietverzekering afsluiten voor als je klant niet kan betalen.”

Offerte maken

Met de informatie die je over je klant hebt, beslis je of je wel of geen offerte maakt. Maak je een offerte? Gebruik als basis het stappenplan offerte maken. In je offerte geef je duidelijk aan wat je precies gaat leveren en hoe lang de offerte geldig is. Gijsen: “Bij een offerte is het verstandig om na te bellen. Neem daarom in je offerte op dat je op een bepaalde dag contact opneemt.”

Algemene voorwaarden

Stuur bij de offerte ook je algemene voorwaarden of verwijs ernaar. In de algemene voorwaarden staan bijvoorbeeld de standaardafspraken rond de levering, betaling en aansprakelijkheid.

Brancheorganisaties stellen algemene voorwaarden beschikbaar aan hun leden. Die voorwaarden worden ook vaak leverings- en betalingsvoorwaarden genoemd. Ze gaan niet alleen over de levering, maar ook over de betaling door je klant. "Geef in de offerte aan dat je algemene voorwaarden van toepassing zijn en stuur de tekst van de voorwaarden ook mee”, adviseert Gijsen.

E-mail

Het is niet erg als je niet altijd een uitgebreide offerte gebruikt. Het belangrijkste is dat de afspraken tussen jou en je klant duidelijk zijn. Je kunt die afspraken ook vastleggen in een e-mail. Bepaal wat het beste past bij jouw situatie: duidelijke afspraken per mail of een uitgebreide offerte.

Opdracht uitvoeren

De uitvoering van de opdracht hangt natuurlijk af van je bedrijf. Houd bij een langer durende opdracht je klant op de hoogte van de voortgang. Stuur na afronding van een deel van de opdracht een deelfactuur. Zo krijg je eerder geld op je rekening en beperk je jouw risico. Gijsen: “Denk ook altijd aan de risico’s die je loopt bij de uitvoering van de opdracht. Zorg daarom dat je bedrijfsverzekering en eventueel beroepsverzekering op orde zijn.”

Factuur maken en versturen

Voor het factureren kun je een online factureringssysteem gebruiken en je facturen als pdf per e-mail versturen. Dat heet digitaal factureren. Ondernemers gebruiken steeds vaker een elektronische factuur, ook wel e-factuur genoemd. Een e-factuur wordt automatisch verwerkt in de administratie van de ontvanger.

Ga per klant goed na of je naast de factuurgegevens ook nog andere vermeldingen op de factuur moet zetten. Denk aan een inkoopnummer of een duidelijke omschrijving van de werkzaamheden. Zo wordt je factuur sneller verwerkt en heb je je geld eerder op je rekening.

Self-billing

Self-billing is een andere manier van factureren. Hierbij stelt je klant stelt de factuur op in plaats van jijzelf. Bespreek dit van tevoren met je klant. De factuur moet voldoen aan de wettelijke factuureisen. Ook moet erop staan: ‘factuur uitgereikt door afnemer’. Controleer de factuur goed en neem deze op in je administratie..

Geld ontvangen

Ervoor zorgen dat je klanten hun openstaande facturen op tijd betalen noemen we debiteurenbeheer. Met een digitaal factureringssysteem kun je automatisch herinneringen versturen als de afgesproken betaaltermijn verloopt.  Heb je een betaling ontvangen? Verwerk dan het ontvangen bedrag en de betaaldatum in je systeem. Zo houd je overzicht van welke facturen nog openstaan.

Actief debiteurenbeheer is volgens Gijsen belangrijk. “Jij hebt geleverd. Dan mag je de klant ook aan zijn deel van de overeenkomst houden: de betaling."

Ben je zelf liever niet bezig met debiteurenbeheer of heb je het geld snel nodig? Overweeg dan factoring. Dan verkoop je de openstaande factuur aan een factormaatschappij die namens jou de betaling int bij je klant. Zoals vaak gebeurt bij de tandarts.

Incasso

Je kunt je klanten vragen om een aanbetaling. Voor een aanbetaling bij diensten geldt geen maximum. Bij particuliere klanten mag je voor de levering van goederen maximaal 50% aanbetaling vragen. Zo’n vooruitbetaling verlaagt je risico. Zeker als je kosten maakt voor uitvoering van de opdracht. Gijsen: “Bekijk of een zakelijke rechtsbijstandsverzekering interessant voor je is. De dekking kun je vaak zelf samenstellen. Bijvoorbeeld voor juridische ondersteuning bij niet-betalende klanten.”

Herinnering

Betaalt je klant niet of niet op tijd? Neem dan contact op en stuur een herinnering. Is je klant een consument? Dan krijgt die veertien dagen de tijd om alsnog te betalen. De termijn gaat in op de dag nadat de herinnering is ontvangen. Als het geld veertien dagen na de herinnering nog niet op je rekening staat, stuur je een aanmaning.

Bij zakelijke klanten volg je wat in je algemene voorwaarden staat. Staat daarin dat je na de verstreken betaaltermijn een aanmaning stuurt met incassokosten, dan mag je dat doen. Het is klantvriendelijker om eerst een herinnering te sturen of contact op te nemen met je contactpersoon.

Aanmaning

Voor de aanmaning kun je een incassobureau inschakelen. Krijg je daarna nog steeds niet betaald? Dan kun je een deurwaarder inschakelen.