Online boekhoudprogramma kiezen: waar let je op?

In dit artikel lees je:

• Waarom is boekhouding belangrijk?
• Wat is de toegevoegde waarde van een boekhoudprogramma?
• Zijn er alternatieven voor het gebruik van een programma?
• Waar let je op bij het kiezen van een boekhoudprogramma? 
• Peppol en elektronisch factureren
• Kun je overstappen?

Waarom is boekhouding belangrijk?

Boekhouding is belangrijk omdat het inzicht geeft in de financiën van je bedrijf. Je ziet bijvoorbeeld of je winst maakt of verlies draait. Dat helpt je om betere beslissingen te nemen.

Daarnaast ben je als ondernemer verplicht om je administratie op orde te hebben. De Belastingdienst kan je vragen om je administratie te laten zien. Klopt dit niet of maak je fouten? Dan kan dat gevolgen hebben, zoals een boete.

Een goede boekhouding is ook belangrijk als je financiering aanvraagt. Met onze financieringscheck krijg je inzicht in je mogelijkheden.

Wat is de toegevoegde waarde van een boekhoudprogramma?

Een boekhoudprogramma (of app) heeft verschillende voordelen:

• Het helpt om je administratie snel en overzichtelijk bij te houden.
• Het geeft inzicht in je inkomsten, uitgaven en resultaten.
• Het kan je helpen om te voldoen aan de wettelijke eisen voor je administratie.
• Het verkleint de kans op fouten, bijvoorbeeld bij berekeningen.
• Het kan taken automatiseren, zoals het maken van facturen.
• Het maakt het makkelijker om samen te werken met een boekhouder.

Zijn er alternatieven voor het gebruik van een programma? 

Als ondernemer kun je je geldzaken ook zelf bijhouden, bijvoorbeeld op papier of in een spreadsheet. Dit kost vaak meer tijd en de kans op fouten is groter.

Je kunt je boekhouding ook (deels) laten doen door een accountant of boekhouder. Je besteedt werk uit, maar hebt vaak minder direct zicht op je cijfers.

Waar let je op bij het kiezen van een boekhoudprogramma? 

Dit hangt af van je situatie en behoeften. Veel ondernemers kiezen voor een online boekhoudprogramma. Zo heb je overal toegang tot je gegevens, bijvoorbeeld via je telefoon, laptop of tablet.

Bij het kiezen van een boekhoudprogramma kun je letten op de volgende punten:

Kies een programma dat past bij je bedrijf

• Welke functies heb je nodig voor jouw situatie? Denk aan factureren, hulp bij het maken van een btw-overzicht en je aangifte inkomstenbelasting.
• Past het programma als je bedrijf groeit en je administratie groter wordt?

Kies een gebruiksvriendelijk programma

• Een overzichtelijk en duidelijk programma helpt je verder, ook als je weinig boekhoudkennis hebt.
• Kijk of het programma ondersteuning biedt, zoals uitlegvideo’s, helpfuncties of een klantenservice.

Kosten en flexibiliteit

• De kosten voor online boekhoudprogramma’s verschillen. Ze liggen meestal tussen de 8 en 100 euro per maand. Kijk wat past in je budget.
• Bij sommige programma’s kun je een gratis proefaccount maken. Zo test je of het programma bij je past. Let erop dat dit niet automatisch overgaat in een betaald account.

Samenwerken en koppeling

• Doe je de administratie samen met je partner of met je boekhouder? Dan is het handig als zij toegang hebben tot je gegevens.
• Kijk of je het programma kunt koppelen aan je bank of de Belastingdienst.

Veilig en betrouwbaar

• In je administratie staan belangrijke gegevens. Let erop hoe het programma deze gegevens opslaat en beveiligt. 
• Controleer of er regelmatig back-ups worden gemaakt. 

Werk je internationaal?

• Doe je zaken met het buitenland? Dan heb je extra administratieve verplichtingen.
• Dan kun je ook te maken krijgen met andere valuta en internationale btw-verwerking. Kies een programma dat hierbij past.

Peppol en elektronisch factureren

Peppol is een beveiligd, internationaal netwerk voor het uitwisselen van elektronische berichten, zoals facturen. Omdat de identiteit van gebruikers wordt gecontroleerd, is de kans op fraude, zoals spookfacturen, kleiner.

Werk je bijvoorbeeld samen met de overheid? Dan is het versturen van facturen via Peppol vaak verplicht. Niet elk programma ondersteunt dit. Houd hier rekening bij je keuze voor een boekhoudprogramma.

Kun je overstappen?

Twijfel je over je keuze? In de praktijk is het meestal mogelijk om over te stappen naar een ander boekhoudprogramma. Dit hoeft niet op 1 januari te gebeuren. Overstappen kan het hele jaar door. Vaak kun je je administratie meenemen. Hoe eenvoudig dat gaat, verschilt per programma.