Een online boekhoudprogramma kiezen, waar let je op?

De ontwikkelingen in boekhoudsoftware gaan snel. Je kunt boekhouden in de cloud en e-factureren via je boekhoudprogramma. Binnen Europa wissel je veilig e-facturen met het PEPPOL-netwerk. Ontdek wat deze ontwikkelingen voor jou betekenen. En leer waar je op let bij het kiezen van een boekhoudprogramma.

Je kunt je administratie op verschillende manieren bijhouden. Je verzamelt je bonnen en besteedt verder alles uit aan je boekhouder. Of je doet je administratie zelf met een online of offline boekhoudprogramma. Welk boekhoudpakket past bij jou? Kies een boekhoudprogramma dat gebruiksvriendelijk is en voldoet aan alle veiligheids- en privacyeisen. Heb je een boekhouder of accountant? Betrek die bij je keuze, want je werkt samen aan je administratie. Met een online boekhoudpakket werk je in de cloud. Je boekhouder kan altijd meekijken. Hierdoor kun je makkelijk jullie taken verdelen.

Aandachtspunten bij het kiezen van een online boekhoudprogramma:

Online boekhouden

Een offline boekhoudprogramma schaf je eenmalig aan en je betaalt voor updates. Met een online boekhoudprogramma betaal je voor toegang en gebruik via een abonnement. De software is altijd up-to-date. Je werkt in de cloud zodat je altijd bij je gegevens kunt via je telefoon, laptop of pc. Peter Potters van Informer Online vertelt: “Veel mkb-ondernemers werken nog met offline boekhoudprogramma's waarbij je de software lokaal installeert op je computer. Dat is inmiddels een tikkeltje ouderwets. Nu worden eigenlijk alleen nog maar online boekhoudprogramma's verkocht. Vooral vanwege de vele voordelen die deze programma's bieden.”

E-boekhouden

Voor de meeste ondernemers is de tijd van een schoenendoos met bonnen voorbij. Maar je mag nog steeds werken met een papieren boekhouding, Excelsheets of eigengemaakte boekhoudsoftware op basis van open source boekhoudsoftware. Als je maar voldoet aan de wettelijke eisen.

Een e-boekhouding biedt voordelen bij de professionalisering van je bedrijf. Met Excelsheets kun je bijvoorbeeld geen uitstaande facturen monitoren. Facturen maak je dan apart in Word. Omdat je het met de hand doet, maak je snel fouten in bijvoorbeeld factuurnummers. Met een online boekhoudprogramma werk je sneller en hoef je niet alles met de hand in te kloppen. 

Heb je een eenmanszaak zonder personeel en doe je aangifte inkomstenbelasting via Mijn Belastingdienst? Dan kun je boekhoudsoftware gebruiken met de module Automatische Winstaangifte. Zo doe je makkelijker aangifte en maak je minder fouten.

Boekhoud-app

Je zoekt natuurlijk administratiesoftware die gebruiksvriendelijk is. De meeste online boekhoudprogramma’s werken ook met een app. Via de boekhoud-app maak je eenvoudig foto’s van bonnen en inkomende facturen. Die staan dan meteen in het systeem. Er zijn ook boekhoudpakketten waarbij je via Whatsapp communiceert met een chatbot. Op die manier kun je een bon uploaden of je saldo opvragen.

Functies

Elektronisch factureren (e-facturering) kan onderdeel zijn van de boekhoudsoftware. Soms valt e-facturering onder een los pakket dat je apart kunt aanschaffen. Bekijk welke functies en modules voor je bedrijf belangrijk zijn. Bijvoorbeeld urenregistratie, voorraadbeheer en een kassasysteem. Extra functies kunnen het abonnement duurder maken.

PEPPOL-netwerk

PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) is een beveiligd, AVG-proof netwerk in de Europese Unie. Boekhoudsoftware kun je op PEPPOL aansluiten. Dan kun je internationaal e-facturen uitwisselen. Je krijgt een streng controle voordat je toegang krijgt tot PEPPOL. Staan je administratie en die van je klant geregistreerd in PEPPOL? Dan staat je e-factuur meteen in het boekhoudpakket van de ontvanger. Facturen raken dan niet meer zoek. “Spookfacturen zijn met PEPPOL verleden tijd”, vult Potters aan. Overheden moeten e-facturen vanuit PEPPOL accepteren.

Overstappen

Stap je over op een ander boekhoudprogramma? Je financiële gegevens worden overgezet via XML Auditfile. Je bankgegevens gaan over via een automatische bankkoppeling. Potters: ”Overstappen naar een ander boekhoudprogramma is makkelijk. Meestal kiezen ondernemers voor 1 januari, maar het kan het hele jaar door. Je kunt op ieder moment je beginbalans invoeren. Of je verzamelt alles en voert het in een keer in. Bijvoorbeeld in juli.”

Kosten

De kosten voor een abonnement op een online boekhoudprogramma liggen grofweg tussen 10 en 75 euro per maand. De prijs hangt af van je startdatum, rechtsvorm, aantal werknemers en functies van het pakket.

Instructievideo’s

Bij de aanschaf van een boekhoudprogramma leveren softwareleveranciers instructievideo’s, demo’s of webinars mee. Je krijgt het nieuwe programma zo snel in de vingers.