Formulier 13: Gevolmachtigde of gevolmachtigd handelsagent inschrijven

• Gevolmachtigde of gevolmachtigd handelsagent
• Verplicht inschrijven
• Afspraak maken of opsturen?
• Welke documenten en formulieren heb je nodig?

Wilt u een gevolmachtigde of gevolmachtigd handelsagent van een publiekrechtelijke rechtspersoon inschrijven, zoals een provincie of gemeente? Gebruik dan formulier 18.

Gevolmachtigde of gevolmachtigd handelsagent

Een gevolmachtigde is een persoon, samenwerkingsverband of rechtspersoon die handelingen mag uitvoeren of beslissingen mag nemen voor een onderneming of rechtspersoon (volmachtgever).

Een gevolmachtigd handelsagent is een zelfstandig  ondernemer die contact legt en afspraken maakt met klanten, in opdracht van een onderneming of rechtspersoon. Hieronder bedoelen we met 'gevolmachtigde' ook 'gevolmachtigd handelsagent'.

Hieronder is het woord 'gevolmachtigde' ook gebruikt voor een 'gevolmachtigd handelsagent'.

Verplicht inschrijven

Inschrijven van een gevolmachtigde is verplicht:

• Als de inhoud van de volmacht in de statuten van een volmachtgever staat.
• Als de gevolmachtigde een beheerder in Nederland is voor een buitenlandse vennootschap of rechtspersoon.

Ook in andere gevallen is het inschrijven van een gevomachtigde zinvol. Bijvoorbeeld omdat anderen dan in het Handelsregister kunnen zien wie belangrijke besluiten mag nemen.

Afspraak maken of opsturen?

Controleer of jij of de gemachtigde moet langskomen bij KVK of de formulieren op kan sturen. De vragen hieronder helpen je daarbij.

Heeft een notaris dit formulier ondertekend? 
Als de notaris de documenten opstuurt naar KVK, hoeven jij en de gevolmachtigde niets te doen. 

Afspraak maken

Wanneer moet een gevolmachtigde langskomen bij KVK om zich in te schrijven in het Handelsregister? 
Als de gevolmachtigde een natuurlijk persoon (een mens) is en in Nederland woont, moet die een afspraak maken met KVK. Dat hoeft alleen niet als een natuurlijk persoon gevolmachtigde is van een stichting zonder onderneming of een vereniging zonder onderneming. Die kan de stukken opsturen.

Is de gevolmachtigde een natuurlijk persoon (een mens) die in het buitenland woont?
Dan zijn er drie mogelijkheden:
1.    De natuurlijke persoon komt langs bij KVK. 
2.    Je kunt documenten van de gevolmachtigde samen met dit formulier opsturen naar KVK. 
3.    Heb je vanwege een ander formulier een afspraak met KVK? Dan kun je de documenten van de gevolmachtigde samen met dit formulier meenemen.

Heb je vanwege een ander formulier een afspraak met KVK?
Neem dan alle formulieren en documenten mee naar je afspraak, ook als je ze op zou kunnen sturen. 

Hoe maak je een afspraak?
Maak een afspraak op kvk.nl/afspraak. 

Opsturen

Wanneer moet jij of de gevolmachtigde stukken opsturen?
Je kunt dit formulier en bijbehorende documenten opsturen naar KVK als:
1.    De gevolmachtigde een personenvennootschap of rechtspersoon is.
2.    De gevolmachtigde een natuurlijk persoon is die in het buitenland woont. 
3.    Je een natuurlijk persoon inschrijft als gevolmachtigde van een stichting zonder onderneming of vereniging zonder onderneming.

Wat is het postadres? 
Het postadres vind je op kvk.nl/postadres.

Welke documenten en formulieren heb je nodig?

Controleer welke documenten en formulieren jij of de gevolmachtigde moet meenemen naar de afspraak of moet opsturen naar KVK. De vragen hieronder helpen je daarbij.

Wat moet een gevolmachtigde in ieder geval meenemen naar de afspraak?
• Een geldig identiteitsbewijs (geen kopie).
• Een kopie van het identiteitsbewijs van de persoon die formulier 13 heeft ondertekend. De foto moet onherkenbaar zijn gemaakt. Dat geldt alleen als die persoon niet bij de afspraak aanwezig is. Is die wel bij de afspraak aanwezig, dan moet die ook een geldig identiteitsbewijs meenemen.
• Formulier 13.

Wat moet je in ieder geval opsturen?
• Een kopie van een geldig identiteitsbewijs van alle personen die hun handtekening op formulier 13 hebben gezet. De foto's moeten onherkenbaar zijn gemaakt.
• Formulier 13.

Meer documenten

Heb je een document, zoals statuten, waarin de inhoud van de volmacht staat?
Voeg dat document dan toe aan formulier 13.

Heb je formulier 18 gebruikt omdat je op formulier 13 te weinig ruimte had om alle informatie in te vullen?
Voeg formulier 18 dan toe aan formulier 13.

Is de gevolmachtigde een vennootschap of rechtspersoon uit het buitenland? 
Dan moet je ook een bewijs van inschrijving in een buitenlands register opsturen. Op dat bewijs moeten de functionarissen van de vennootschap of rechtspersoon staan. 

Heeft een natuurlijk persoon die in het buitenland woont een afspraak met KVK?
Dan moet de natuurlijk persoon naast een geldig identiteitsbewijs ook een bewijs voor het woonadres in het buitenland meenemen. 

Stuurt een natuurlijk persoon die in het buitenland woont documenten op?
Dan heeft KVK een gelegaliseerde kopie van het identiteitsbewijs nodig. Ook heeft KVK een bewijs van het woonadres in het buitenland nodig. 

Wat is een bewijs voor het woonadres in het buitenland?
Het bewijs voor een woonadres in het buitenland kan een origineel uittreksel van het buitenlandse bevolkingsregister van de gemeente zijn. Of een gelegaliseerde kopie daarvan. Ook een gelegaliseerde kopie van een officiële instantie of een bank waarop het woonadres staat, kan bewijs zijn. 

Wat is een gelegaliseerde kopie van een document? 
Een kopie van een document is gelegaliseerd door een stempel van bijvoorbeeld een notaris, consulaat, ambassade of gemeente. 

Waar moet een buitenlands document aan voldoen? 
Het bewijs mag niet ouder zijn dan een maand. Het document moet in het Nederlands, Engels, Duits of Frans zijn opgesteld. Is dat niet het geval, dan moet u het document laten vertalen. KVK heeft dan de vertaling en het originele document nodig. 

Meer formulieren

Wil je nog een gevolmachtigde inschrijven?
Dan moet je voor elke gevolmachtigde een formulier 13 invullen. Als het nodig is om naar het KVK-kantoor te komen, kunnen de gevolmachtigden samen een afspraak maken, maar dat hoeft niet.