Extra bedrijfsactiviteit: dit moet je regelen

Als je een extra bedrijfsactiviteit start, krijg je meestal te maken met onderstaande zaken:

1. Je KVK-inschrijving aanpassen
2. Omgevingsplan checken 
3. Contracten aanpassen
4. Algemene voorwaarden en verzekeringen aanpassen
5. Extra zakelijke rekening aanvragen
6. Boekhouding aanpassen 
7. Veranderingen in je belastingzaken

1. Je KVK-inschrijving aanpassen

Vaak kun je nieuwe activiteiten toevoegen aan je bestaande bedrijf. Maar een nieuw bedrijf opzetten kan ook. Beide mogelijkheden hebben gevolgen voor je inschrijving bij KVK.

Nieuwe activiteiten toevoegen

Passen de nieuwe activiteiten bij wat je al doet? Dan voeg je ze toe aan je bestaande bedrijf. Bijvoorbeeld: je hebt een fietsenzaak en je gaat naast verkoop en reparatie nu ook fietsen verhuren. Of als het werk ongeveer hetzelfde is. Je bent bijvoorbeeld coach en gaat nu ook als adviseur werken.

Als je nieuwe activiteiten toevoegt aan het bedrijf dat je al hebt, moet je rekening houden met:

Een extra bedrijfsnaam voor je nieuwe activiteiten

Je kunt je nieuwe activiteiten ook nieuwe handelsnamen (bedrijfsnamen) geven. Elke bedrijfsnaam moet voldoen aan de regels van de Handelsnaamwet. Met de Naamchecker controleer je of de naam nog niet door iemand anders wordt gebruikt als bedrijfs- of merknaam. Als je een nieuwe of extra naam hebt bedacht, voeg je die via Mijn KVK toe aan je inschrijving in het Handelsregister.

Bedrijfsomschrijving checken

In je bedrijfsomschrijving staat wat je belangrijkste bedrijfsactiviteiten zijn. Kijk of de omschrijving nog klopt nu je nieuwe bedrijfsactiviteiten hebt. Is dat niet zo, dan moet je de bedrijfsomschrijving aanpassen. KVK bepaalt welke SBI-codes het beste passen bij je nieuwe activiteiten. SBI staat voor Standaard Bedrijfsindeling en geeft aan in welke branche je bedrijf valt.

Heb je verschillende bedrijfsactiviteiten? Bepaal dan wat de belangrijkste is, zodat je onder de juiste codes bent ingeschreven. Noem de belangrijkste activiteit als eerste.

Wie kijkt er naar je SBI-code?

De overheid, brancheorganisaties, pensioenfondsen, banken en verzekeringsmaatschappijen gebruiken SBI-codes. Een nieuwe bedrijfsactiviteit kan gevolgen hebben voor bijvoorbeeld vergunningen van de gemeente of je zakelijke bankrekening. Kijk op de website van deze organisaties wat je moet doen als je de bedrijfsactiviteiten verandert.

Je kunt in Mijn KVK checken welke SBI-code(s) je hebt.

Kosten aanpassen bedrijfsgegevens

Je bedrijfsgegevens aanpassen in het KVK Handelsregister is gratis.

Nieuw bedrijf oprichten

Je kunt er ook voor kiezen om een nieuw bedrijf te starten. Bijvoorbeeld: 

• Als je met je nieuwe activiteit veel risico loopt.
• Als je met iemand gaat samenwerken. 
• Als je een heel andere activiteit gaat starten.

Heb je al een eenmanszaak? Let op: je mag maar één eenmanszaak hebben. Je moet dan een andere rechtsvorm kiezen voor je nieuwe bedrijf. Bijvoorbeeld een vof of een bv.

2. Omgevingsplan checken

Controleer of je nieuwe activiteiten in het omgevingsplan passen. In het omgevingsplan vind je de regels van alle overheden bij elkaar. Er staat of er bijvoorbeeld winkels of horeca mogen komen op een bepaalde plek, maar ook wat er in de toekomst in jouw omgeving gaat veranderen.

Past je nieuwe activiteit niet in het omgevingsplan? Vraag een omgevingsvergunning ‘Handelen in strijd met regels ruimtelijke ordening’aan. Als je de vergunning krijgt, mag je de activiteiten toch uitvoeren. Of het omgevingsplan wordt aangepast.

3. Contracten aanpassen

Controleer de contracten die je op naam van je bedrijf hebt afgesloten. Als je bedrijfsnaam ook verandert door je extra bedrijfsactiviteit, kan het nodig zijn om je contracten aan te passen. Denk aan contracten voor telefoon en internet, energie, leaseauto en leveringen.

Huur je voor je bedrijf een pand, controleer dan in je huurcontract of je de nieuwe activiteiten ook op deze plek mag uitoefenen.

4. Algemene voorwaarden en verzekeringen aanpassen

Denk na over welke risico’s je loopt met je nieuwe activiteiten. Hoe kun je die verkleinen? Misschien moet je je algemene voorwaarden aanpassen of heb je nieuwe algemene voorwaarden nodig. Bijvoorbeeld omdat voor je werk in de bouw andere voorwaarden gelden dan voor je werk als fotograaf. De nieuwe of aangepaste voorwaarden kun je afleveren (deponeren) bij KVK of de rechtbank.

Laat de verzekeraar van je bedrijfsaansprakelijkheids- en arbeidsongeschiktheidsverzekering weten dat je nieuwe bedrijfsactiviteiten hebt. De verzekeraar kan je vertellen of je je verzekeringen moet aanpassen. Doe je dat niet, dan kan het zijn dat de verzekering niet uitbetaalt als er een probleem is.

5. Extra zakelijke rekening aanvragen

Om de kans op vergissingen en fraude te verkleinen, gebruiken Nederlandse banken de IBAN-Naam Check. Bij online bankieren controleert de bank automatisch of het rekeningnummer (IBAN) hetzelfde is als de (bedrijfs)naam die bij de bank bekend is. Als dat niet zo is, kunnen je klanten niet betalen. Banken gebruiken meestal de eerste bedrijfsnaam voor je bankrekening.

Gebruik je verschillende bedrijfsnamen op je facturen? Open dan voor elke naam een aparte zakelijke rekening. Dat voorkomt verwarring bij je klanten en problemen met de IBAN-Naam Check. Het verschilt per bank hoeveel een extra zakelijke rekening kost.

6. Boekhouding aanpassen

Als je voor je extra bedrijfsactiviteiten een nieuw bedrijf opricht, moet je een nieuwe administratie bijhouden. Voeg je de nieuwe activiteiten aan je bestaande bedrijf toe, dan hoeft dat niet.

Zorg wel dat per activiteit duidelijk is wat de uren, omzet, kosten, btw en het bedrijfsresultaat zijn. Dit doe je door de inkomsten en uitgaven per bedrijfsactiviteit bij te houden. Je ziet dan per bedrijfsactiviteit hoe je er financieel voor staat.

7. Veranderingen in je belastingzaken

Vallen je nieuwe activiteiten onder het bedrijf dat je al had, dan doe je voor alle activiteiten één aangifte voor de btw en inkomstenbelasting. Je kunt hiervoor het btw-ID en de inloggegevens gebruiken die je al hebt.

Een extra bedrijfsactiviteit kan gevolgen hebben voor je belastingaangiftes. Je hoeft in principe niet bij de Belastingdienst te melden dat je nieuwe of aanvullende activiteiten gaat doen. Doe dit alleen als je door het wijzigen van je bedrijfsactiviteiten geen btw-aangifte meer hoeft te doen.