Een functioneringsgesprek voorbereiden als werkgever

Een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek zijn niet verplicht. Je stimuleert er wel de ontwikkeling van je werknemers mee. Hiermee vergroot je de kans dat ze langer bij je blijven. Functionerings- of beoordelingsgesprekken zijn ook bedoeld om werknemers aan te spreken als ze slecht presteren. Lees in dit artikel hoe je je als werkgever zo goed mogelijk op zo'n gesprek voorbereidt.

Verschil functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek

Een functioneringsgesprek is en een beoordelingsgesprek zijn niet hetzelfde. Een functioneringsgesprek is tweezijdig: jij en je werknemer geven elkaar wederzijdse feedback. Een beoordelingsgesprek is eenzijdig: jij vertelt je werknemer wat die goed doet en wat beter kan.

In een functioneringsgesprek kijk je terug op de afgelopen periode en blik je vooruit naar de toekomst, terwijl een beoordelingsgesprek vaak alleen over het verleden gaat. Een beoordelingsgesprek vormt meestal de basis voor contractverlenging, loonsverhoging, promotie of ontslag.

Hoe vaak een functioneringsgesprek? 

Hoe vaak je een functioneringsgesprek voert, bepaal je zelf. Doet je werknemer het hele jaar hetzelfde werk? Dan is één functioneringsgesprek per jaar voldoende. Verandert het werk in de loop van het jaar? Of ontwikkelt je werknemer zich? Dan zijn er meerdere functioneringsgesprekken nodig. 

Voorbereiding functioneringsgesprek

Gebruik de volgende informatie over je werknemer als basis voor het functioneringsgesprek: 

• De functiebeschrijving. Hierin staat bijvoorbeeld welke verantwoordelijkheden je werknemer heeft. 
• De prestaties van je werknemer. Denk aan de resultaten van projecten, de aanwezigheid van de werknemer of diens verkoopcijfers.
• Feedback van collega’s en klanten. Vraag binnen je team hoe anderen met de werknemer samenwerken of bekijk reviews van klanten. Verzamel daarnaast voorbeelden van dingen die je in je werknemer waardeert en formuleer waar je nog verbeterkansen ziet. 

Vragen functioneringsgesprek

Stel de volgende vragen aan je werknemer tijdens het functioneringsgesprek: 

• Wat ging er goed afgelopen jaar? 
• Welke doelen heb je behaald? 
• Wat ging er minder goed? 
• Wat wil je komend jaar verbeteren? 
• Hoe gaat de samenwerking met collega’s? 
• Wat wil je voor extra taken binnen je functie? 
• Wat wil je leren? 
• Wat is je droombaan? 

Verslag voor personeelsdossier

Verwerk het functioneringsgesprek in een verslag. Dit is niet verplicht, maar wel verstandig. Mocht er ooit een conflict ontstaan tussen jou en je werknemer en jullie belanden in een rechtszaak, dan heb je een gespreksverslag nodig als bewijslast.

Voeg het gespreksverslag toe aan een personeelsdossier over je werknemer. Een personeelsdossier is wel verplicht. 

Disfunctioneren werknemer

Als werknemers niet goed presteert, moet je ze de kans geven om zich te verbeteren. Bespreek de verbeterpunten tijdens een functioneringsgesprek en maak samen een verbeterplan. Voldoet je werknemer daarna nog steeds niet aan de eisen van de functie? Dan kun je dit gebruiken om de werknemer te ontslaan. 

Personeelshandboek

Heb je een personeelshandboek? Communiceer daarin dan naar je werknemers hoe vaak en wanneer je functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken voert, wat je op deze momenten bespreekt en welke gevolgen er eventueel aan hangen. Zo voorkom je onduidelijkheden.