Voor- en nadelen van personeel inhuren via payrolling

Je groeit en je hebt personeel nodig. Maar personeel aannemen is een grote stap. Van arbeidscontracten en loonadministratie tot het indekken van risico’s: de administratie van je personeelszaken is al een dagtaak op zich. Je kunt een payrollbedrijf ‘inlenen’ om je personeelszaken te regelen. Lees wat de voordelen en nadelen daarvan zijn.

Een payrollbedrijf neemt de werkgeverslasten en het werkgeversrisico op zich en dat scheelt jou tijd. Wat valt er zoal onder de werkgeverslasten? Denk aan het opstellen van een contract, het betalen van de salarissen en het afdragen van loonheffingen. Onder werkgeversrisico valt het risico op ontslag of ziekte van de werknemer.

Juridische kaders

Als een payrollbedrijf jouw personeelszaken oppakt, moet je als werkgever rekening houden met de volgende wetten:

• De Wet Arbeidsmarkt in Balans: sinds 1 januari 2020 hebben payrollwerknemers recht op dezelfde arbeidsvoorwaarden en rechtspositie als reguliere werknemers.
• Wet Werk en Zekerheid: voor payrollwerknemers geldt dezelfde ontslagbescherming als voor reguliere werknemers;

Voordelen van payrolling

Een payrollbedrijf is werkgever van payrollwerknemers. Deze medewerkers kun jij inhuren voor jouw bedrijf. Dit zijn de voordelen:

Sollicitaties in eigen hand

Een voordeel ten opzichte van een uitzendbureau is dat je payrollwerknemers zelf werft. Werknemers die voor je bedrijf werken via een uitzendbureau zijn geworven door dat bureau, en vallen onder de uitzend-cao. Werknemers die jij via een payrollbedrijf inhuurt, vallen onder de cao van je eigen onderneming.

Geen onnodig hoge loonkosten

Vergeleken met een uitzendkracht is een payrollwerknemer vaak goedkoper. Als werkgever bepaal jij namelijk zelf het salaris van de werknemer, niet het payrollbedrijf. Je bent payrollwerknemers verplicht dezelfde arbeidsvoorwaarden te bieden als je reguliere werknemers. Denk daarbij bijvoorbeeld aan vakantiedagen en een eventuele dertiende maand. Omdat je zelf het personeel werft betaal je ook geen wervingskosten, zoals bij een uitzendbureau.

Flexibele werknemers

Als werkgever zit je niet vast aan een payrollwerknemer als je deze niet meer nodig hebt. Een payrollwerknemer huur je voor bepaalde tijd in. Bijvoorbeeld als je te maken hebt met pieken van werk, een zieke werknemer of een tijdelijk project.

Geen werkgeverslast en werkgeversrisico

Doordat het payrollbedrijf de werkgeverslasten en het werkgeversrisico op zich neemt, bespaar jij jezelf tijd. Het payrollbedrijf zorgt onder andere voor de salarisadministratie, loonuitbetaling, arbeidscontracten en pensioenopbouw. Het juridisch werkgeverschap en werkgeversrisico en alle bijbehorende aansprakelijkheden liggen bij het payrollbedrijf. Het payrollbedrijf betaalt loonheffingen en sociale verzekeringspremies. Controleer wel altijd of dit daadwerkelijk gebeurt, want de Belastingdienst stelt jou hiervoor aansprakelijk. Op het loonstrookje van de medewerker vind je het loonheffingennummer en de specificatie.

Nadelen van payrolling

Het inhuren van payrollpersoneel heeft ook nadelen.

Mogelijk hogere kosten dan een vaste werknemer

In vergelijking met een vaste werknemer, kan een payrollwerknemer duurder zijn. Dat komt doordat het payrollbedrijf meestal het salaris van de werknemer en een percentage daarvan rekent. Bereken ter vergelijking eens wat het je zou kosten en opleveren als je je eerste vaste werknemer in loondienst neemt.

Geen overheidssteun voor de ondernemer

Als je personeel via een payrollbedrijf inhuurt, kom jij zelf niet in aanmerking voor overheidssteun. Tijdens de coronacrisis ervaarden bijvoorbeeld horecaondernemers met payrollpersoneel een nadeel van de payrollconstructie. Zij leden omzetverlies, maar ontvingen geen NOW. Het payrollbedrijf is immers de werkgever en ontving dus ook de overheidssteun.

Aansprakelijkheid bij verschuldigde belastingen

Wanneer een payrollbedrijf jouw personeel niet betaalt, blijf jij aansprakelijk. Je kunt wel een beroep doen op de zogeheten ‘disculpatie regeling’ inlenersaansprakelijkheid van de Belastingdienst. Hiermee sluit je deels het risico uit om aansprakelijk te worden gesteld voor loonheffingen en omzetbelasting die door het payrollbedrijf niet zijn betaald aan de Belastingdienst.

Als zzp’er op de payrolllijst

Een zzp’er kan ook werken via een payrollbedrijf. Dan zorgt het payrollbedrijf via een payrollconstructie voor de facturen, verloning, salarisadministratie en verzekeringen voor ziekte, arbeidsongeschiktheid en werkeloosheid. De zzp’er regelt wel zelf de opdrachten.