Wat is payrolling en wat zijn de voor- en nadelen?

Je groeit en je hebt personeel nodig. Maar personeel aannemen is een grote stap. Van arbeidscontracten en loonadministratie tot het indekken van risico’s: de administratie van je personeelszaken is al een dagtaak op zich. Je kunt een payrollbedrijf ‘inlenen’ om je personeelszaken te regelen. Lees wat de voordelen en nadelen daarvan zijn.

Wat is payrolling? 

Bij payrolling neemt een payrollbedrijf de werkgeverslasten en het werkgeversrisico op zich en dat scheelt jou tijd. Wat valt er zoal onder de werkgeverslasten? Denk aan het opstellen van een contract, het betalen van de salarissen en het afdragen van loonheffingen. Onder werkgeversrisico valt het risico op ontslag of ziekte van de werknemer.

Wat kost payrolling? 

Als je een werknemer via een payrollbedrijf inhuurt, betaal je het bruto uurloon plus een percentage voor het payrollbedrijf. Veel payrollbedrijven rekenen een percentage van 6% tot 10%. 

Let op: een uitzendbureau en een payrollbedrijf zijn niet hetzelfde. Een uitzendbureau werft en selecteert werknemers en is de officiële werkgever van de uitzendkracht, zowel juridisch als op de werkvloer. Een payrollbedrijf doet alleen de personeelsadministratie; op de werkvloer ben jij als ‘inlener’ de werkgever.

Voordelen van payrolling

Een payrollbedrijf is de werkgever van payrollwerknemers. Jij huurt deze werknemers in voor je bedrijf. Dit zijn de voordelen:

Sollicitaties in eigen hand

Een voordeel ten opzichte van een uitzendbureau is dat je payrollwerknemers zelf werft. Werknemers die voor je bedrijf werken via een uitzendbureau zijn geworven door dat bureau, en vallen onder de uitzend-cao. Werknemers die jij via een payrollbedrijf inhuurt, vallen onder de cao van je eigen onderneming.

Goedkoper dan een uitzendkracht

Vergeleken met een uitzendkracht is een payrollwerknemer vaak goedkoper. Omdat je zelf het personeel werft betaal je geen wervingskosten zoals bij een uitzendbureau. Daarnaast
bepaal je als werkgever zelf het salaris van de werknemer, niet het payrollbedrijf. Je bent payrollwerknemers verplicht dezelfde arbeidsvoorwaarden te bieden als je reguliere werknemers. Denk daarbij bijvoorbeeld aan vakantiedagen en een eventuele dertiende maand. 

Flexibele werknemers

Als werkgever zit je niet vast aan een payrollwerknemer als je deze niet meer nodig hebt. Een payrollwerknemer huur je voor bepaalde tijd in, bijvoorbeeld als je te maken hebt met pieken van werk, een zieke werknemer of een tijdelijk project.

Geen werkgeverslast 

Doordat het payrollbedrijf de werkgeverslasten op zich neemt, bespaar jij jezelf tijd. Het payrollbedrijf zorgt onder andere voor de salarisadministratie, loonuitbetaling, arbeidscontracten en pensioenopbouw. Het juridisch werkgeverschap ligt bij het payrollbedrijf. Het payrollbedrijf betaalt loonheffingen en sociale verzekeringspremies. Controleer wel altijd of dit daadwerkelijk gebeurt, want de Belastingdienst stelt jou hiervoor wel aansprakelijk. Op het loonstrookje van de medewerker vind je het loonheffingennummer en de specificatie.

Geen werkgeversrisico

Het payrollbedrijf is verantwoordelijk voor ziekteverzuim, arbeidsongeschiktheid of een ontslagvergoeding. Ook de juridische aansprakelijkheid van deze risico’s ligt bij het payrollbedrijf. 

Nadelen van payrolling

Het inhuren van payrollpersoneel heeft ook nadelen.

Duurder dan vaste werknemers

In vergelijking met een vaste werknemer, kunnen de kosten van een payrollwerknemer hoger zijn. Dat komt doordat het payrollbedrijf meestal het salaris van de werknemer en een percentage daarvan rekent per uur. Bereken ter vergelijking eens wat het je zou kosten en opleveren als je je eerste vaste werknemer in loondienst neemt. 

Geen overheidssteun 

Als je personeel via een payrollbedrijf inhuurt, kom jij zelf niet in aanmerking voor overheidssteun. Tijdens de coronacrisis ervaarden bijvoorbeeld horecaondernemers met payrollpersoneel een nadeel van de payrollconstructie. Zij leden omzetverlies, maar ontvingen geen NOW. Het payrollbedrijf is immers de werkgever en ontving dus ook de overheidssteun.

Aansprakelijkheid bij belastingen

Wanneer een payrollbedrijf jouw personeel niet betaalt, blijf jij aansprakelijk. Je kunt wel een beroep doen op de zogeheten ‘disculpatie regeling’ inlenersaansprakelijkheid van de Belastingdienst. Hiermee sluit je deels het risico uit om aansprakelijk te worden gesteld voor loonheffingen en omzetbelasting die door het payrollbedrijf niet zijn betaald aan de Belastingdienst.

Regels

Als een payrollbedrijf jouw personeelszaken oppakt, moet je als werkgever rekening houden met de volgende wetten:

• De Wet Arbeidsmarkt in Balans: sinds 1 januari 2020 hebben payrollwerknemers recht op dezelfde arbeidsvoorwaarden en rechtspositie als reguliere werknemers.
• De Wet Werk en Zekerheid: voor payrollwerknemers geldt dezelfde ontslagbescherming als voor reguliere werknemers.

Lees meer over de regels voor payrolling op Digitaal Ondernemersplein. 

Als zzp’er op de payrolllijst

Een zzp’er kan ook werken via een payrollbedrijf. Dan zorgt het payrollbedrijf via een payrollconstructie voor de facturen, verloning, salarisadministratie en verzekeringen voor ziekte, arbeidsongeschiktheid en werkeloosheid. De zzp’er regelt wel zelf de opdrachten.

Personeel aannemen of inhuren

Liever personeel aannemen of inhuren? Onderzoek welke optie bij je past: 

• Personeel via een uitzendbureau
• Personeel op oproepbasis
• Personeel met een tijdelijk contract
• Personeel met een vast contract