Kan ik mijn eerste werknemer betalen?

Als je voor het eerst personeel zoekt, wil je weten of het een verantwoorde keuze is. 100 procent garantie krijg je niet, maar een duidelijk beeld schetsen van je financiële situatie kan rust bieden. Rien van Beuzekom, de Director Accounting van accountantsbureau en adviesorganisatie Mazars, legt uit hoe je berekent of een werknemer aannemen je winst oplevert.

Een eerste werknemer aannemen brengt verantwoordelijkheden met zich mee. Het is dan ook geen eenvoudige beslissing, vertelt Van Beuzekom. “Om vol vertrouwen aan deze stap te beginnen, is het verstandig een berekening te maken en de belangrijkste factoren in kaart te brengen: de kosten, de baten en je huidige situatie.”

Breng de basis in kaart

“In essentie is het net als bij andere investeringen een kwestie van kosten en baten”, vertelt Van Beuzekom. Over de vraag hoe je uitzoekt of je personeel kunt betalen, hoeft hij niet lang na te denken. “Een berekening bij personeel aannemen is ingewikkelder dan bij iets als apparatuur en veel factoren zijn onvoorspelbaar. Om het niet te ingewikkeld te maken breng je drie basiszaken in beeld: de kosten, de mogelijke opbrengsten en je huidige financiën.”

Koudwatervrees speelt een rol, want zodra de eerste werknemer bevalt, volgen de tweede en derde vaak relatief snel

1. Wat kost de werknemer?

Personeelskosten bestaan uit meer dan het brutoloon. “Loon is wel de grootste kostenpost. Als je onder een cao valt, vind je daar vaak duidelijke richtlijnen voor de hoogte van het loon. Val je niet onder een cao, dan heb je meer vrijheid om zelf arbeidsvoorwaarden op te stellen en de hoogte van het loon te bepalen. Je bent hierbij wel aan een aantal wetten en regels gebonden, zoals de minimumloonwet en de arbeidsomstandighedenwet.”

“Zodra je meer weet over het brutoloon, kun je met een online tool de overige kosten berekenen. Dit geeft je een duidelijk beeld van de primaire personeelskosten als vakantiegeld en werknemersverzekeringen. De kosten van eventuele secundaire arbeidsvoorwaarden komen daar nog bovenop. Tot slot kun je nog checken of je in aanmerking komt voor loonkostenvoordelen en subsidies, om de kosten te drukken.”

2. Wat levert de werknemer op?

Of het moeilijk te voorspellen is wat een werknemer oplevert, hangt vaak af van de rol van de medewerker en de arbeidsvorm die je kiest. Van Beuzekom licht toe: “Neem je een extra schilder in dienst die 20 uur aan extra klussen oppakt? Dan neemt je omzet één-op-één toe. Elk uur dat je hem inzet, brengt geld binnen. Neem je echter iemand in dienst in een ondersteunende rol, zoals een office manager, dan is de situatie complexer. Je omzet neemt niet één-op-één, maar kan wel stijgen doordat je zelf minder ondersteunende werkzaamheden verricht en daardoor meer klussen kunt oppakken. Verder uit de waarde van een ondersteunende medewerker zich vaak ook in zaken van niet financiële aard. Je hoeft bijvoorbeeld de minder leuke aspecten van je werk niet meer zelf te doen.”

3. Wat zijn je huidige omzet en winst?

“Om de nieuwe financiële situatie met personeel in perspectief te kunnen plaatsen, heb je vergelijksmateriaal nodig. Duik daarom eens goed in je huidige financiën. Als je huidige situatie niet representatief is, bijvoorbeeld als je in de komende periode een flinke omzetstijging verwacht, kun je ook een exploitatiebegroting maken om je verwachtingen van de komende drie jaar in kaart te brengen.”

De berekening maken

Heb je deze drie aspecten in kaart gebracht? Dan kun je de nieuwe omzet en winst berekenen. Van Beuzekom vertelt: “Bij je huidige omzet tel je op wat de medewerker oplevert. Dit wordt je nieuwe omzet. Dus: oude omzet + opbrengst medewerker = nieuwe omzet. En bij je huidige winst tel je op wat de medewerker oplevert en trekt de kosten er vervolgens vanaf. Dit wordt je nieuwe winst. Dus: oude winst + opbrengst medewerker – kosten medewerker = nieuwe winst.”

In essentie is het net als bij andere investeringen een kwestie van kosten en baten

Extra uitleg

Stel: je wilt een ondersteunend medewerker aannemen voor 3 dagen per week en maakt bovenstaande berekening. Je weet al wat de kosten zijn en wat de opbrengst betreft voorspel je een kleine indirecte stijging. Zelf ga je namelijk een deel van de uren die vrijkomen besteden aan betaalde opdrachten. Je zet deze cijfers samen met je huidige omzet en winst op een rijtje. 

Het valt al snel op dat de kosten van de werknemer hoger liggen dan de verwachte opbrengst. De totale omzet stijgt dus wel in de nieuwe situatie, maar de winst daalt met zo’n 1000 euro. Je kunt het aannemen van een werknemer daardoor nog even uitstellen. Maar je kunt deze daling ook voor lief nemen, omdat je er veel voor terugkrijgt. Door je nieuwe medewerker kun je bijvoorbeeld meer bezig zijn met de delen van je werk die je leuk vindt en houd je ook nog eens meer tijd over voor je gezin. De stress-signalen dat je aan personeel toe was, zullen dan verdwijnen.

Oude winst + opbrengst medewerker – kosten medewerker = nieuwe winst

De eerste keer

Wanneer je je eerste werknemer aanneemt, moet je volgens Van Beuzekom wel nog rekening houden met een eenmalige opstartinvestering. “Er komt een hoop administratieve rompslomp bij kijken de eerste keer. Dit geregel kost je ook geld en tijd. De eerste werknemer is voor veel ondernemers dan ook echt een horde. Koudwatervrees speelt daarbij een rol, want zodra de eerste bevalt, volgende de tweede en derde medewerker vaak relatief snel.”

Verstandig kiezen en vooruitkijken

Van Beuzekom drukt ondernemers nog graag op het hart dat goedkoop duurkoop is. “Het gezegde blijkt in veel gevallen waar. Je kunt nu snel iets besparen door zelf de salarisadministratie te doen, maar als het fout gaat zit je later met de problemen. Hetzelfde geldt voor de contractafhankelijke premies die je moet betalen. Voor een vast contract betaal je een lagere WW-premie, maar het brengt wel risico’s met zich mee als je twijfelt of business ook volgend jaar nog zo booming is dat je personeel nodig hebt. Beknibbel niet op dit soort kleine bedragen als dat risico’s met zich meebrengt. Maak bewuste keuzes en investeer met het oog op de toekomst.”

Wil je persoonlijk advies over het aannemen van een eerste werknemer? Overleg dan met je accountant of een mede-ondernemer. Of verlaag je risico’s en ga voor het inlenen van personeel via een payrollbedrijf.

Beginnende Bazen

Benieuwd naar hoe mede-ondernemers wisten dat ze klaar waren voor personeel? In de videoserie Beginnende Bazen delen drie ondernemers hun verhalen over het aannemen van een eerste werknemer. In de tweede aflevering hieronder vertellen ze meer over de financiële afweging en hoe ze tot een besluit kwamen.