Meer controle over je boekhouding met een slim kassasysteem

Verwerk je alle betalingen nog met de hand? Dat kan een stuk sneller en makkelijker met een slim kassasysteem. Zo'n systeem verwerkt betalingen automatisch in je boekhouding, waardoor je direct inzicht krijgt in je verkochte producten. De meeste slimme kassasystemen leggen ook omzetcijfers per artikel en per medewerker vast, of de tijdstippen van verkoop. Dit zorgt voor overzicht en meer controle over je geldzaken.

Slim kassasysteem: combinatie hardware en software

Een kassasysteem bestaat uit een combinatie van hardware en software. Voorbeelden van hardware zijn een kassacomputer of een tablet. De software is het programma waarmee je de kassa bedient en het besturingssysteem waar dit op draait, zoals Windows of Android. Kassasystemen worden veel gebruikt in de horeca en in winkels. Een slim kassasysteem wordt ook wel een point-of-sale-systeem (POS-systeem) genoemd.

Soorten slimme kassasystemen

Er zijn drie soorten slimme kassasystemen (POS-systemen): voor je computer, voor je tablet, of in de cloud.

1. POS-systeem voor computer

Bij dit systeem installeer je software op je computer, zodat je eenvoudig gegevens kunt verzamelen en analyseren. Met de software kun je bijvoorbeeld overzichtelijke verkooprapporten uitdraaien of inzien wanneer je medewerkers inloggen en met hun werk beginnen.

2. POS-systeem voor tablet

Een POS-systeem op je tablet werkt hetzelfde als op de computer. Het voordeel van een tablet is dat deze goedkoper is en makkelijker te verplaatsen. Dat laatste is bijvoorbeeld handig in de horeca.

3. Systeem in de cloud

Een slim kassasysteem in de cloud werkt hetzelfde als de POS-systemen hierboven, met als enige verschil dat alle gegevens op het internet worden bewaard en niet op de lokale server van een computer. Dit is handig als je op andere locaties wilt inloggen op het systeem.

Opties slimme kassasystemen

Kies een slim kassasysteem met mogelijkheden die passen bij je bedrijf. In de horeca heeft een kassasysteem andere functies nodig dan in een winkel. Zo is het in de horeca handig om het systeem te koppelen met handmatige betaalterminals, terwijl dit in een winkel niet nodig is.

Harry Groos van de onderneming POS Specialist adviseert ondernemers bij de aanschaf van een slim kassasysteem. “Kies een slim kassasysteem met opties die je ook echt gaat gebruiken. Alles wat je extra toevoegt, moet je ook bijhouden en dat kost je meer geld. Breng dus eerst goed in kaart wat je nodig hebt en bepaal dan welk kassasysteem daar het beste bij past.”

Voordelen slim kassasysteem

Slimme kassasystemen besparen je vooral veel tijd. De belangrijkste voordelen zijn:

1. Direct inzicht in je verkopen

Een slim kassasysteem geeft direct inzicht in je verkopen. Dit betekent dat je op ieder moment ziet hoeveel omzet je draait. Ook geeft de kassa een seintje als de voorraad bijna op is.

‘’Vroeger printte ik alles uit en dan heb je allemaal papieren nodig om precies te zien wat je voorraad is,” vertelt Anke Griffioen, eigenaar van Caland/Schoen. ‘’Nu doe ik gewoon mijn laptop open en zie ik precies wat de voorraad is.’’

2. Volledig overzicht van betalingen 

Een slim kassasysteem biedt een volledig overzicht van betalingen: alle inkopen en verkopen staan erin en zijn toegankelijk en controleerbaar. ‘’Boekhouders vragen vaak om extra informatie wanneer ze je boekhouding controleren,” licht Groos toe. “Een traditioneel kassasysteem houdt die informatie niet bij, maar een slim kassasysteem wel. Slimme kassassystemen sturen deze informatie direct door naar je boekhouder. Je hoeft dit dus zelf niet meer op te zoeken. Dat bespaart veel tijd.”

3. Koppeling met je pinapparaat

Je kunt een slim kassasysteem koppelen aan je pinapparaat. Het systeem stuurt de prijs van een product direct door naar het pinapparaat, zodat je het bedrag niet handmatig in hoeft te toetsen. De klant betaalt vervolgens met één klik op de knop.

4. Koppeling met je webshop

Je kunt meerdere systemen verbinden met het kassasysteem. Denk bijvoorbeeld aan je webshop: het kassasysteem koppelt alle prijzen en productcodes aan die van je fysieke winkel. Het systeem past de productvoorraad van je winkel meteen aan in de voorraad van je webshop en andersom.

Extra functies slim kassasysteem

Een slim kassasysteem heeft nog meer functies die je helpen bij het runnen van je bedrijf. Zo kun je bijvoorbeeld inzien op welke tijdstippen klanten het vaakst je winkel bezoeken, zodat je op die momenten meer personeel kunt inzetten. Andere functies van slimme kassasystemen zijn:

• Een dag- of periodeoverzicht van de omzet
• Omzet per medewerker
• Omzet per onderdeel van je bedrijf
• Klantinformatie
• Personeelsplanning
•  Doorgeven van bestellingen aan andere afdelingen

Nadelen slim kassasysteem

Houd bij de aanschaf van een een slim kassasysteem ook rekening met deze nadelen:

1. Afhankelijkheid van internet

Met een slim kassasysteem ben je afhankelijk van het internet. Bij een storing kunnen de verschillende systemen niet langer met elkaar verbinden.

2. Kosten kassasysteem

Een slim kassasysteem kost geld: je betaalt tussen de 500 en 5000 euro voor de aanschaf ervan. Je kunt slimme kassasystemen ook huren, dan betaal je tussen de 50 en 250 euro per maand. De kosten zijn afhankelijk van je eisen en wensen.

Let op: eisen Belastingdienst

Zorg ervoor dat je bij de aanschaf van een slim kassasysteem rekening houdt met de eisen van de Belastingdienst. Betalingen moeten namelijk gecontroleerd, ingericht en bewaard worden volgens de wettelijke regels.

De Belastingdienst stelt de volgende eisen:

• Je kassasysteem heeft het keurmerk ‘Het betrouwbare afrekensysteem’. Dit keurmerk is ontwikkeld door leveranciers van kassasystemen en garandeert dat gegevens goed worden vastgelegd en bewaard.
• Zorg ervoor dat je kassasysteem past bij de aard en omvang van je bedrijf. Bij een klein bedrijf past bijvoorbeeld een eenvoudiger kassasysteem dan bij een groot en complex bedrijf.
• Alle transactiegegevens moeten een aantal jaar worden bewaard. Het is daarom belangrijk dat je kassasysteem een groot geheugen heeft.

Aan de slag met digitalisering

Digitaliseringskansen optimaal benutten? Van productverbetering tot efficiëntere bedrijfsprocessen: alles over digitaal ondernemen.

Inspiratie

Wil je kijken hoe andere ondernemers het aanpakken? Bekijk de video.