Je bedrijf digitaliseren: de voor- en nadelen

Verstuur je je facturen online of verkoop je je product via social media? Dan heb je al twee van je bedrijfsprocessen gedigitaliseerd. Wil je blijven groeien, dan loont het om meerdere processen te digitaliseren. Dat brengt een hoop keuzes met zich mee. Lees welke voor- en nadelen digitaliseren heeft en waar je mee kunt beginnen.

Dit betekent digitalisering

Digitalisering is een manier om sneller of slimmer te werken. Werk dat je eerst met de hand deed, zoals facturen maken of bestellingen invoeren, laat je over aan de computer. Informatie die je digitaal maakt, zoals bijvoorbeeld klant- of omzetgegevens, noemen we data. Computers verwerken  data zorgvuldiger en sneller dan mensen, wat voordelen oplevert voor je bedrijf. “Digitaliseren kost tijd en geld, maar het levert het meervoudige op,” zegt Gido van Velzen van De Jongens Hoogeveen.

De waarde van digitalisering

Door te digitaliseren zorg je voor goedlopende werkprocessen binnen je bedrijf. Lopen de werkprocessen binnen je bedrijf goed, dan houd je als ondernemer meer tijd over. Deze tijd kun je bijvoorbeeld besteden aan het verder verduurzamen van je activiteiten, of het binden van je personeel aan je bedrijf. Door te digitaliseren ben je als ondernemer dus minder tijd kwijt aan allerlei klusjes, oftewel: je verhoogt hiermee je productiviteit.

Voordelen van digitalisering

Digitalisering biedt je bedrijf verschillende voordelen, zoals:

• Digitalisering biedt je bedrijf structuur, waardoor je sneller de gewenste resultaten behaalt;
• Door (delen van) je werkprocessen digitaal uit te voeren, maak je minder snel fouten;
• De communicatie met collega’s en klanten wordt makkelijker, omdat je meerdere kanalen gebruikt (e-mail, chat, een CRM-systeem);
• Je bespaart kosten, omdat je minder vaak print of kopieert;
• Je werkt duurzamer, omdat je minder papier gebruikt.

Nadelen van digitalisering

Digitalisering heeft ook nadelen:

• De aanschaf van software kost je geld;
• Je wordt (deels) afhankelijk van technologie en kunt bijvoorbeeld bedrijfsinformatie verliezen bij een online storing;
• Er kunnen beveiligingsrisico’s ontstaan door datalekken of cyberaanvallen. 

Beginnen met digitaliseren 

Een goed startpunt om te gaan digitaliseren is het ABC-model. Met dit model bepaal je wat je kunt digitaliseren in je aabod (A), je bedrijfsvoering (B) en je commercie (C), oftewel de verkoop van je producten. De onderdelen vullen elkaar aan en hebben effect op elkaar. Voorbeelden van digitalisering volgens het ABC-model zijn:

Aanbod: je product of dienst 

Digitaliseer de manier waarop je je producten of diensten aanbiedt, zodat dit beter aansluit op de wensen van je klanten. Houd niet alleen rekening met wat je klant nú wil, maar denk ook na over de toekomst.

Mogelijkheden voor het digitaliseren van je aanbod zijn:

• Start een webshop naast je fysieke winkel, zodat klanten je product ook online kunnen kopen;
• Bied je dienstverlening online aan, bijvoorbeeld via webinars of digitale adviesgesprekken;
• Heb je al een website of webshop? Kijk dan regelmatig naar de bezoekersstatistieken (hoe vaak klikken bezoekers op buttons, links of producten?) en gebruik die informatie om je website te verbeteren. 

Bedrijfsvoering: je activiteiten en processen 

Het digitaliseren van de activiteiten en processen in je bedrijf kan je veel tijdswinst opleveren. Je digitaliseert je bedrijfsvoering op verschillende manieren:

• Regel een online boekhoudsysteem en een cloud kassasysteem. Zo heb je overal en altijd inzicht in je cijfers;
• Ga digitaal factureren. Dit is efficiënt en goedkoop;
• Automatiseer je voorraadtelling, inkoop en verkooporders. Dit zorgt voor minder fouten en het bespaart tijd.

Commercie: de verkoop van je product of dienst 

Als je de commercie van je product of dienst digitaliseert, kan dit de verkoop verhogen. Onder commercie valt het hele proces rondom de verkoop, zoals het contact met je klanten, de marketing en de verkoop zelf.

Je commercie digitaliseren betekent al snel e-commerce: online zakendoen. Denk hierbij aan:

• Beheer van je klantrelaties in een CRM-systeem: een systeem waarin je informatie bewaart over je klanten. Notities van gesprekken, afspraken en persoonlijke voorkeuren van klanten helpen je om de relatie met je klanten te verbeteren en hen op maat te helpen.
• Maak een online marketingplan. Hierin beschrijf je je doelgroep en hoe je deze klanten bereikt. Hoe beter je weet wie je klant is, hoe beter je marketing werkt. 
• Begin met e-mailmarketing en bereik je klanten beter. Akima Ceresa-Laenen van In-Btween Nederweert vertelt: “Sinds we zijn begonnen met e-mailmarketing hebben we steeds meer klanten ontvangen in onze winkel. Dat e-mailmarketing zo veel oplevert was een echte eyeopener.”

Regelingen en subsidies

Wil je wel digitaliseren, maar vind je de kosten te hoog? De overheid biedt diverse regelingen en subsidies om je investering te financieren. Enkele voorbeelden zijn:

• De Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk (WBSO): deze innovatieregeling vergoedt  een deel van de kosten en uitgaven van ontwikkelings- of onderzoeksprojecten via de belasting. Een voorbeeld van zo’n project is het ontwikkelen van een nieuw product.
• Het Europese programma Horizon Europe: deze subsidie biedt ondersteuning bij technologische ontwikkelingen en innovatie in het buitenland. Het project moet een maatschappelijk doel dienen, zoals de strijd tegen kanker of klimaatverandering.

Direct aan de slag 

Benieuwd hoe andere bedrijven in jouw sector digitaliseren? Vraag dan tips en advies aan je brancheorganisatie. Voor praktische hulp bij je digitaliseringsprojecten ga je naar een MKB DigiWerkplaats.

Meer digitale toepassingen en voorbeelden van ondernemers vind je in ons overzicht digitaal ondernemen.

Benieuwd hoe andere ondernemers het aanpakken? Bekijk dan onderstaande video.