Administratie en boekhouden voor starters

Een goede administatie is de basis voor je bedrijf. Je administratie laat de financiële toestand van je bedrijf zien. Je gebruikt je administratie om je bedrijf te sturen. Stijgen je inkomsten of juist de uitgaven? Welke klanten hebben nog niet betaald? Bovendien staat in de wet dat je een bedrijfsadministratie moet bijhouden en bewaren.

Eisen voor je administratie

De Belastingdienst stelt eisen aan de administratie en boekhouding. Deze zaken moet je in je administratie opnemen:

• facturen: ontvangen facturen en kopieën van uitgaande facturen (voorbeeld bekijken)
• transactie-overzichten
• kas-administratie
• contracten en correspondentie met opdrachtgevers en leveranciers
• urenadministratie
• reisadministratie voor auto en/of openbaar vervoer
• belastingen, zowel btw als inkomstenbelasting
• modelovereenkomst (voorheen VAR)
• bedrijfscorrespondentie zoals brieven, e-mails, offertes (voorbeeld bekijken), contracten, brochures en faxberichten

Bewaar administratie 7 tot 10 jaar

De bewaartermijn voor gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken is minimaal tien jaar. De basisgegevens van je administratie moet je minimaal zeven jaar bewaren. Deze basisgegevens zijn in ieder geval:

• debiteuren- en crediteurenadministratie
• in- en verkoopadministratie
• grootboek
• voorraadadministratie
• loonadministratie

Bewaar je de gegevens digitaal? Zorg dan dat je tijdens de bewaartermijn bij alle gebruikte programma's en opgeslagen informatie kunt. Dat betekent ook dat je toegang moet houden tot (betaalde) programma's die je nu niet meer gebruikt. Houd daar rekening mee.

Afspraken met de Belastingdienst

Met de Belastingdienst kun je afspraken maken over hoe je de gegevens van je administratie bewaart. Bewaren kan via een digitale boekhouding of op papier. Bekijk hoeveel details je moet bewaren. Bewaar je bijvoorbeeld wel of geen dagstaten of telstroken van de kassa? De Belastingdienst legt jullie afspraken schriftelijk vast.

Boekhouding uitbesteden of zelf doen

Je kunt je financiële administratie zelf doen of uitbesteden. Bij uitbesteden doet iemand anders voor jou de administratie. Bijvoorbeeld een boekhouder of accountant. Deze financiële specialisten helpen met het opzetten van je administratie. Ze geven ook advies en zijn op de hoogte van verschillende fiscale voordelen. Een boekhouder of accountant kost geld, maar het levert je vaak ook geld op. Bijvoorbeeld via belastingvoordelen of besparingen. Bekijk de video 'Een goede boekhouder is cruciaal'.

Tips

• Laat je de boekhouding doen? Let op de prijs, kwaliteit en de service die een boekhouder of accountant moet leveren.
• Vraag meerdere offertes op, geef je verwachtingen aan en maak duidelijke afspraken.
• Kijk aan het eind van elke periode wat het uitbesteden je heeft opgeleverd aan bijvoorbeeld belastingvoordeel of besparingen. Tel hierbij ook de uren mee die je anders zelf aan administratie en boekhouden had moeten besteden. Want tijd is ook geld.
• Ga je zelf de boekhouding doen? Overweeg dan een digitale boekhouding en het gebruik van een (online) boekhoudpakket.
• Heb je vragen over belastingzaken? Ga in gesprek met de Belastingdienst. Dit kan elke werkdag via de chat.

Handboek Ondernemen

Gebruik het gratis 'Handboek Ondernemen' van de Belastingdienst. Het geeft uitleg over je fiscale rechten en plichten. Bijvoorbeeld over welke eisen de Belastingdienst aan de administratie van je bedrijf stelt.

Video financieel inzicht

Iedere ondernemer wil een financieel gezond bedrijf. Daarbij is financieel inzicht belangrijk. Dan kun je de juiste beslissingen nemen en grip houden op je bedrijf. Vegroot je financiële inzicht met de tips uit de video 'Financieel inzicht vergroten'.