Zakelijke rekening openen? Deze documenten heb je nodig

Welke documenten zijn nodig voor een zakelijke rekening?

Als je een zakelijke rekening wilt openen, vraagt de bank om informatie over jou en je bedrijf. Welke documenten precies nodig zijn, verschilt per bank en per rechtsvorm. Controleer daarom altijd de voorwaarden van de bank. Meestal kun je de rekening online openen.

Afgeschermd bezoekadres

Heb je je bezoekadres in het KVK Handelsregister afgeschermd? Dan kan het zijn dat je online geen bankrekening kunt openen. Neem in dat geval contact op met de bank. De bank kan extra vragen stellen om de risico's in te schatten. Is de uitkomst positief? Dan opent de bank alsnog een zakelijke rekening voor je.

Zakelijke rekening openen voor een eenmanszaak

Ben je ondernemer met een eenmanszaak? Dan ben je zelf aansprakelijk en is een zakelijke bankrekening niet verplicht, maar wel handig. Maar meestal staat in de algemene voorwaarden van een bank dat je een privérekening niet zakelijk mag gebruiken.

Gebruik je voor je bedrijf betaalplatformen zoals Mollie, PayPal, Stripe of Klarna? Zij vragen om een zakelijke betaalrekening. Dat geldt ook voor online verkoopkanalen zoals Amazon en Bol.

Welke documenten vraagt de bank?

Meestal vraagt de bank om:

• een geldig identiteitsbewijs 

• een uittreksel uit het KVK Handelsregister
• een overzicht van de landen waarmee je zakendoet als je de rekening ook voor buitenlandse transacties gaat gebruiken

Ook bij het online aanvragen vraagt de bank altijd om een identiteitsbewijs. Maak een veilige kopie en geef je identiteitsbewijs nooit zomaar af.

Zakelijke rekening openen voor vof, maatschap of cv

Werk je samen in een vennootschap onder firma (vof), maatschap of commanditaire vennootschap (cv)? Dan ben je net als bij de eenmanszaak privé aansprakelijk. Een zakelijke rekening is niet verplicht, maar wel aan te raden.

Bij een zakelijke rekening staat de rekening op naam van het bedrijf. Je kunt dan afspreken dat bij grotere betalingen meerdere personen akkoord moeten geven. Dat heet gezamenlijke bevoegdheid. Via de bank spreek je af wie betalingen mogen goedkeuren. Dat kunnen vennoten zijn, maar ook medewerkers, een boekhouder of accountant.

Welke documenten vraagt de bank?

Meestal vraagt de bank om:

• een kopie van het vennootschaps-, maatschapscontract of cv-contract
• een kopie van een geldig identiteitsbewijs van alle vennoten/maten met eventueel aanvullende gegevens
• een uittreksel uit het KVK Handelsregister
• de bevestigingsbrief van KVK met UBO-gegevens
• een overzicht van de landen waarmee je zakendoet als je de rekening ook voor buitenlandse transacties gaat gebruiken

Zakelijke rekening openen voor een bv of nv

Heb je een besloten vennootschap (bv) of een naamloze vennootschap (nv)? Dan is een zakelijke bankrekening verplicht. Een bv of nv is een aparte rechtspersoon en kan jouw privérekening niet gebruiken. Privégeld en zakelijk geld moet je daarom geschieden houden. 

Welke documenten vraagt de bank?

De bank vraagt meestal om:

• een kopie van de statuten van de bv of nv
• een kopie van het aandeelhoudersregister van de bv of nv
• een uittreksel uit het KVK Handelsregister
• de bevestigingsbrief van KVK met UBO-gegevens
• een overzicht van de landen waarmee je zakendoet als je de rekening ook voor buitenlandse transacties gaat gebruiken

Het aandeelhouderregister ontvang je bij de oprichting van de bv of nv van de notaris ontvangen. Heeft het bedrijf een structuur met verschillende vennootschappen en kan de bank moeilijk bepalen wie eigenaar is van welke aandelen? Dan kan de bank ook om een organisatieschema vragen.

Zakelijke rekening openen voor vereniging of stichting

Verenigingen en stichtingen ontvangen contributie of donaties. Daarvoor hebben ze een zakelijke bankrekening nodig. Een rekening openen kan alleen als de vereniging of stichting is ingeschreven bij KVK. De bank wil meestal weten wie de actieve bestuursleden zijn.

Welke documenten vraagt de bank?

De bank vraagt meestal om:

• een kopie van de statuten van de vereniging of stichting
• een kopie van een geldig identiteitsbewijs van iedere bestuurder
• de bevestigingsbrief van KVK met UBO-gegevens
• een overzicht van de landen waarmee je zakendoet als je de rekening ook voor buitenlandse transacties gaat gebruiken

Voor goede doelen staan in de overzichtskaart van het CBF (toezichthouder op Erkende Goede Doelen in Nederland) voorbeelden van vragen die een bank kan stellen.

Waarom vraagt de bank al deze gegevens?

Banken hebben volgens de wet een poortwachtersrol. Dat betekent dat zij moeten helpen om het financiële systeem schoon te houden. Daarom doen banken onderzoek naar hun klanten. En toetsen ze de gegevens op mogelijke integriteitsrisico's. Ontdekken zij risico's die zij niet accepteren? Dan kan de bank het openen van een zakelijke bankrekening weigeren.

Ook na het openen van een bankrekening blijft de bank transacties controleren. De bank kijkt waar het geld vandaan komt en waarvoor het gebruikt wordt. Ongebruikelijke transacties moet de bank melden bij de Financial Intelligence Unit (FIU-Nederland).