Zakelijke rekening openen? Deze documenten heb je nodig

Welke documenten heb je nodig voor een zakelijke rekening?

Een zakelijke rekening kun je vaak online aanvragen. Welke documenten de bank vraagt, verschilt per rechtsvorm. Controleer daarom vooraf welke gegevens jouw bank nodig heeft. Zo voorkome je vertraging bij de aanvraag.

Documenten per rechtsvorm

Check hier voor jouw rechtsvorm welke documenten je moet verzamelen als je een zakelijke rekening gaat openen.

Zakelijke rekening openen voor een eenmanszaak

Ben je ondernemer met een eenmanszaak? Dan ben je zelf verantwoordelijk voor je bedrijf en de financiën. Een zakelijke bankrekening niet verplicht, maar meestal staat in de voorwaarden van een bank dat je een privérekening niet zakelijk mag gebruiken.

Gebruik je voor je bedrijf betaaldiensten zoals Mollie, PayPal, Stripe of Klarna? Zij vragen om een zakelijke betaalrekening. Dat geldt ook voor online verkoopkanalen zoals Amazon en Bol.

Welke documenten vraagt de bank?

Meestal vraagt de bank om:

• een geldig identiteitsbewijs 
• je KVK-nummer
• een overzicht van de landen waarmee je zakendoet als je de rekening ook voor buitenlandse transacties gaat gebruiken

Ook bij het online aanvragen vraagt de bank altijd om een identiteitsbewijs. Maak een veilige kopie en geef je identiteitsbewijs nooit zomaar af. 

Zakelijke rekening openen voor vof, maatschap of cv

Werk je samen in een vennootschap onder firma (vof), maatschap of commanditaire vennootschap (cv)? Dan ben je net als bij de eenmanszaak zelf verantwoordelijk voor je bedrijf en je financiën. Een zakelijke rekening is niet verplicht, maar wel aan te raden.

Bij een zakelijke rekening staat de rekening op naam van het bedrijf. Je kunt dan afspreken dat bij grotere betalingen meerdere personen akkoord moeten geven. Dit heet gezamenlijke bevoegdheid. Met de bank spreek je af wie betalingen mogen goedkeuren. Dat kunnen vennoten zijn, maar ook medewerkers, een boekhouder of accountant.

Welke documenten vraagt de bank?

Meestal vraagt de bank om:

• een kopie van het vennootschaps-, maatschapscontract of cv-contract
• een kopie van een geldig identiteitsbewijs van alle vennoten/maten met eventueel aanvullende gegevens
• het KVK-nummer van de vof, maatschap of cv
• het KVK uittreksel UBO-register, de bevestigingsbrief van KVK met UBO-gegevens of andere documenten die duidelijk maken wie de uiteindelijke belanghebbenden zijn
• een overzicht van de landen waarmee je zakendoet als je de rekening ook voor buitenlandse transacties gaat gebruiken
• en soms om een uittreksel uit het KVK Handelsregister

Zakelijke rekening openen voor een bv of nv

Heb je een besloten vennootschap (bv) of een naamloze vennootschap (nv)? Dan heb je in de praktijk een zakelijke bankrekening nodig. Omdat een bv of nv een aparte rechtspersoon is, gebruik je hiervoor een zakelijke rekening en houd je privé- en zakelijke betalingen gescheiden. Met de bank spreek je af wie toegang heeft tot de rekening. Dat kunnen bestuurders zijn, maar ook medewerkers, een boekhouder of accountant.

Welke documenten vraagt de bank?

De bank vraagt meestal om:

• een kopie van de statuten van de bv of nv
• een kopie van het aandeelhoudersregister van de bv of nv
• het KVK-nummer van de bv
• het KVK-uittreksel UBO-register, de bevestigingsbrief van KVK met UBO-gegevens of andere documenten die duidelijk maken wie de uiteindelijke belanghebbenden zijn
• een overzicht van de landen waarmee je zakendoet als je de rekening ook voor buitenlandse transacties gaat gebruiken
• en soms om een uittreksel uit het KVK Handelsregister

Het aandeelhouderregister krijg je van de notaris bij de oprichting van de bv of nv. In dit document staat wie de aandelen bezit. Heeft het bedrijf een structuur met verschillende vennootschappen en kan de bank moeilijk bepalen wie eigenaar is van welke aandelen? Dan kan de bank ook om een organisatieschema vragen. Dat is een overzicht van hoe bedrijven binnen een groep met elkaar verbonden zijn.

Zakelijke rekening openen voor vereniging of stichting

Verenigingen en stichtingen gebruiken in de praktijk bijna altijd een zakelijke rekening voor contributies, donaties en betalingen. Een rekening openen kan alleen als de vereniging of stichting is ingeschreven bij KVK. De bank wil weten welke bestuursleden op dit moment verantwoordelijk zijn voor de organisatie. Met de bank spreek je af wie toegang heeft tot de rekening. Dat hangt af van de statuten en de inschrijving in het KVK Handelsregister. Bijvoorbeeld de penningmeester en de voorzitter zijn samen bevoegd of één bestuurslid is zelfstandig bevoegd.

Welke documenten vraagt de bank?

De bank vraagt meestal om:

• een kopie van de statuten van de vereniging of stichting
• een kopie van een geldig identiteitsbewijs van iedere bestuurder
• het KVK-nummer van de verenigingof stichting
• het KVK uittreksel UBO-register, de bevestigingsbrief van KVK met UBO-gegevens of andere documenten die duidelijk maken wie de uiteindelijke belanghebbenden zijn
• een overzicht van de landen waarmee je zakendoet als je de rekening ook voor buitenlandse transacties gaat gebruiken
• en soms om een uittreksel uit het KVK Handelsregister

Voor goede doelen staan in de overzichtskaart van het CBF (toezichthouder op Erkende Goede Doelen in Nederland) voorbeelden van vragen die een bank kan stellen.

Waarom vraagt de bank al deze gegevens?

Banken hebben volgens de wet een poortwachtersrol. Dat betekent dat zij moeten controleren met wie zij zakendoen. Ze willen persoonlijke gegevens hebben en weten wat je bedrijf doet. Ook kijken ze of er risico's zijn op fraude, witwassen of andere vormen van misbruik. Ziet een bank te grote risico's? Dan kan de bank het openen van een zakelijke bankrekening weigeren.

Ook nadat je een rekening hebt geopend, blijft de bank betalingen controleren. De bank controleert waar het geld vandaan komt en waarvoor je het gebruikt. Ongebruikelijke overboekingen moet de bank melden bij de Financial Intelligence Unit (FIU-Nederland).

Kan de bank mijn aanvraag weigeren?

Ja. Een bank mag zelf bepalen of zij een zakelijke rekening aan een nieuwe klant aanbiedt. Een bank kan je aanvraag bijvoorbeeld afwijzen als:

• de bank een verhoogd risico op fraude of misbruik ziet
• je activiteiten niet binnen het beleid van de bank passen
• de bank onvoldoende informatie over jou en je bedrijf heeft

Krijg je een afwijzing? Dan kun je proberen een rekening te openen bij een andere bank. Ben je het niet eens met de beslissing? Neem dan contact op met de bank. Je kunt ook een klacht indienen.

Afgeschermd bezoekadres

Heb je je bezoekadres in het KVK Handelsregister afgeschermd? Dan kan het zijn dat je online geen bankrekening kunt openen. Neem in dat geval contact op met de bank. De bank kan extra vragen stellen om te controleren met wie zij zakendoet. Dat is onderdeel van het verplichte klantenonderzoek dat banken uitvoeren. Is de uitkomst positief? Dan opent de bank alsnog een zakelijke rekening voor je.