Europees aanbesteden, zo doe je mee

De omzet van je bedrijf kun je een enorme boost geven door het winnen van een Europese aanbesteding. Een aanbestedingsprocedure is een flinke uitdaging en kost tijd. Hoe doe je mee aan een Europese aanbesteding?

Binnen- en buitenlandse overheden kopen jaarlijks voor miljarden euro’s aan openbare werken in. Zowel bouwkundig, civieltechnisch als diensten en producten. Van de inhuur van ICT-specialisten, inkoop van kerstgeschenken tot de aanleg van wegen.

Europees aanbesteden

Wanneer je aan de overheid levert, gaat dit via een inkoopopdracht. Dit heet een aanbesteding of tender. Als de geschatte waarde van een opdracht gelijk is aan, of meer dan het Europese drempelbedrag is een overheid verplicht Europees aan te besteden.

Drempelbedragen

Voor alle landen in de EU geldt hetzelfde drempelbedrag. De Europese Commissie stelt deze bedragen iedere twee jaar vast. Hiervoor zijn zogeheten ‘Richtlijnen’ opgesteld. De huidige drempelbedragen gelden van 1 januari 2022 tot en met 31 december 2023. Het bedrag verschilt per Richtlijn. Zo moeten centrale overheden hun leveringen en diensten vanaf 140.000 euro Europees aanbesteden. Een centrale overheid is bijvoorbeeld de Nederlandse Rijksoverheid.

Als Nederlandse ondernemer kun je inschrijven op aanbestedingen in andere EU-lidstaten. Hiervoor heb je geen buitenlandse vestiging nodig.

Actuele aanbestedingen

Een overzicht van actuele aanbestedingen in Nederland vind je op TenderNed. Dit is het openbare aanbestedingssysteem van de Nederlandse overheid. Je schrijft jezelf eenvoudig, snel en volledig digitaal in. Op deze website vind je onder andere (voor)aankondigingen van opdrachten en gunningsbeslissingen.

De Europese tegenhanger van TenderNed heet Tenders Electronic Daily (TED). Op deze website worden Europese overheidsaanbestedingen bekendgemaakt. Zoeken gaat gemakkelijk door het selecteren op land, regio of sector.

Profiel

Op TED kun je een profiel aanmaken. Je ontvangt dan automatische berichten over jouw interessegebieden.

Procedure

Tenders verlopen via een openbare of niet openbare procedure.

Openbaar

Bij een openbare procedure kan elk bedrijf inschrijven en een plan indienen. Alleen plannen die voldoen aan de eisen van inschrijving, worden meegenomen in de beoordeling. De procedure bestaat uit één ronde, waarin gekeken wordt welke bedrijven geschikt zijn voor de opdracht en welk plan hiervoor de beste oplossing biedt.

Niet-openbaar

Een niet-openbare procedure lijkt op de openbare variant, maar heeft twee rondes. In de selectiefase melden bedrijven zich aan op basis van vooraf opgestelde en gecommuniceerde selectiecriteria. Alleen geselecteerde bedrijven mogen hun plan voor de tender daadwerkelijk indienen. De opdrachtgever moet minstens drie partijen uitnodigen om in te schrijven voor de tweede ronde van de aanbesteding. Zo blijft de concurrentie gezond.

Maatwerk

Sommige omstandigheden vragen om maatwerk. De aanbestedende partij kiest dan voor een speciale procedure. Bijvoorbeeld door het uitschrijven van een prijsvraag of elektronische veiling. Deze procedure wordt vooral gebruikt binnen architectuuropdrachten; bijvoorbeeld een plan of ontwerp voor de ruimtelijke ordening of stadsplanning.

Ondersteuning

Deelnemen aan een aanbestedingsprocedure in een ander land is vaak moeilijk. Je weet de weg in het buitenland niet, de taal is anders en er geldt lokale wet- en regelgeving. Wanneer je bedrijf in de EU gevestigd is, kun je zonder lokale partner meedingen naar een overheidsopdracht in een ander EU-land. Een lokale partner of lokaal netwerk inschakelen heeft wel voordelen: je partner heeft kennis van de markt én wet- en regelgeving.

Overheidspartijen als RVO kunnen je verder op weg helpen. Ook brancheorganisaties bieden je ondersteuning, en commerciële partijen helpen je daarnaast tegen betaling met inschrijven.

Inschrijving

Een aanbesteding verloopt via drie fases.

1. Aankondiging; publicatie van de opdracht op de website van TED.
2. Inschrijving; indienen van je aanbestedingsdocumenten.
3. Gunning; toekennen van de opdracht na beoordeling door de opdrachtgever.

Inschrijven is de belangrijkste fase in het aanbestedingstraject. Met je inschrijving moet je het verschil maken met andere aanbieders. Beschrijf in je plan van aanpak waarom jouw product of werkwijze de beste oplossing biedt aan de opdrachtgever.

Daarnaast lever je alle benodigde juridische, financiële en contractuele documenten of handleidingen aan. Houd je hierbij aan de in het bestek gevraagde documenten. In een bestek beschrijft de opdrachtgever van de aanbesteding wat opgeleverd moet worden en welke werkzaamheden daarbij horen.

Opdracht

Zorg ervoor dat je plan voldoet aan de eisen van de opdracht. Wanneer je niet aan de gestelde eisen voldoet, heeft meedingen geen zin. Staat in de tender bijvoorbeeld een 6mm schroef en zit deze niet in jouw assortiment, bied dan geen 8mm schroef aan. Dit geldt ook voor een reactie na sluitingsdatum van de aanbesteding. Verspilde moeite, want de opdrachtgever neemt je bod niet meer in behandeling.

Wanneer jij de tender wint, ben je verzekerd van een vaak omvangrijke opdracht. En eenmaal binnen, heb je kans op meerwerk. Bij de gunning moet de opdrachtgever toelichten hoe deze gunning is bepaald. Bijvoorbeeld op basis van beste prijs-kwaliteitsverhouding, laagste prijs of meest duurzame inkoop. Iedere aanbieder krijgt per bestekonderdeel een score. De inschrijver met de beste score wint de aanbesteding.

Tips

Lees het stappenplan deelnemen aan een aanbesteding van de overheid op Ondernemersplein. Op de website van PIANOo, Expertisecentrum Aanbesteden van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK) vind je tien praktische tips voor aanbesteders en ondernemers.

In dit artikel is het advies verwerkt van Milan Bijl, adviseur Maatschappelijk Verantwoord Inkopen bij PIANOo.