Internationale offerte, deze afspraken leg je vast

Plaats je binnenkort een order bij een nieuwe leverancier in het buitenland? Of wil je producten leveren aan een nieuwe buitenlandse klant? Dan werk je eerst met een offerte. Zo weten jij en je zakenpartner wat je van elkaar kunt verwachten en zijn de afspraken duidelijk. In dit artikel ontdek je welke afspraken in de offerte moeten staan en welke verschillende offertes er zijn.

Een internationale offerte voor je product hoort bij je zakelijke contact met buitenlandse afnemers of leveranciers. Een offerte bestaat uit verschillende onderdelen. Waaronder informatie over producten, prijzen, vervoer en levertijden. De leverancier stelt een offerte op. De klant kan een offerte accepteren of afwijzen. Of onderhandelt eerst over bepaalde onderdelen in de offerte.

Inhoud van de offerte

Voor een klant is het prettig dat je als leverancier duidelijk bent in je offerte. Het helpt bijvoorbeeld als je taal gebruikt die je klant begrijpt. Doordat je klant in het buitenland zit heeft een internationale offerte extra aandachtspunten. Ook als je zelf een offerte uit het buitenland ontvangt, moet je precies weten wat je samen afspreekt.

Deze onderdelen zie je vaak terug in een internationale offerte.

1. Bedrijfsgegevens

Je contactgegevens en die van je mogelijke buitenlandse klant moeten op de offerte staan. Dit zijn bedrijfsnaam, adres, woonplaats en land. Zet ook je KVK-nummer en je btw-identificatienummer op de offerte. Vaak staan deze gegevens al in je briefhoofd.

Vraag je klant vooraf naar het registratie-of inschrijfnummer van diens bedrijf. Controleer dit nummer in het buitenlandse register. Je controleert eenvoudig het btw-identificatienummer van je klant of leverancier als diegene uit de EU komt. Kloppen deze gegevens? Zet de nummers dan bij de bedrijfsgegevens van je klant in de offerte.

2. Datum en geldigheid offerte

Als je met een informatiesysteem zoals ERP werkt, geeft het systeem automatisch een offertenummer en datum. Bij een handmatige offerte vul je zelf een datum en nummer in. Op een vaste offerte zet je een datum tot wanneer deze geldig is. Omdat een vrijblijvende offerte geen geldigheidstermijn heeft, doe je in dit geval een ‘vrijblijvend voorstel’.

3. Precieze productomschrijving

Vaak verkoop je een product via een catalogus of website. Je koper ziet het product vooraf meestal niet. Op je offerte moet duidelijk staan welk product je aanbiedt. Voeg technische specificaties als typenummer, tekeningnummer, afmeting, kleur, et cetera en kwaliteitsaanduidingen per artikel toe. Zo weet de klant zeker dat het om het juiste product gaat. Hiermee voorkom je bij een eventuele levering misverstanden over bijvoorbeeld een verkeerde kleur, verschil in prijs of specificatie van het product. Dit scheelt je een retourzending.

4. Hoeveelheid

Geef aan hoeveel producten je aanbiedt. Noem de hoeveelheid in stuks, liters of in een andere maatstaf.

5. Extra documenten nodig

De documenten die je nodig hebt aanvragen en versturen kost ook geld. Deze kosten verhogen je prijs en maken deel uit van je  kostprijsberekening bij export. Ze komen in je offerte terug. Binnen de EU heb je meestal genoeg aan een factuur, paklijst en vervoersdocument. Doe je zaken buiten de EU dan heb je meestal extra documenten nodig.

6. HS-code

Als je goederen verstuurt naar of ontvangt uit een land buiten de EU heb je een goederen- of HS-code nodig. De goederencode van een product bepaalt het tarief van invoerrechten in het invoerland. Ook bepaalt deze code welke extra documenten je nodig hebt voor de export en import van deze goederen. Dit zoek je op in Access2Markets.

7. Land van oorsprong

Bij het zakendoen met niet-EU-landen kun je het land van oorsprong in de offerte zetten. Dit is het productieland van je product. Je klant kan zo onderzoeken of er handelspolitieke maatregelen zoals sancties gelden op producten uit het oorsprongsland.

Is er een handelsverdrag tussen de EU en het land van je klant? Dan betaalt je klant meestal minder of geen invoerrechten. De producten moeten dan wel van preferentiële oorsprong zijn uit de EU. Dit betekent dat ze gemaakt zijn in de EU en voldoen aan de regels voor het verkrijgen van de EU-oorsprong. Dit bewijs je bijvoorbeeld met een EUR.1-certificaat of een factuurverklaring.

Als je importeur bent, betaal je meestal minder of geen invoerrechten voor producten van preferentiële oorsprong uit een verdragsland. In dat geval heb je van je buitenlandse leverancier uit het verdragsland een oorsprongsdocument- of verklaring nodig.

8. Prijs en valuta

Geef duidelijk de productprijs en valuta aan in je offerte. Als je de prijs noemt in een andere valuta dan de euro hebben valutaschommelingen gevolgen voor je productprijzen. Bepaal vooraf hoelang je een valutarisico wilt lopen en zet een geldigheidstermijn op je offerte. Met een vrijblijvende offerte mag je als leverancier de prijzen tussentijds aanpassen.

9. Verpakking

Vermeld hoe je de producten verpakt. Een goede verpakking moet tijdens het transport aan allerlei verpakkingseisen voldoen. Zo voorkom je mogelijke schade. Ook kunnen voorschriften gelden voor het gebruik van verpakkingsmateriaal en symbolen op de verpakking. Voor houten verpakkingen als pallets, kisten en stuwhout is bijvoorbeeld voor veel landen ISPM15 verplicht. Het doel van deze internationale norm is het voorkomen van de verspreiding van levend ongedierte tijdens het transport.

Als de aangeboden verpakking niet klopt met de eisen van je klant of het bestemmingsland, kun je nu al ingrijpen en een andere verpakkingsvorm aanbieden. RVO informeert je over de product- en verpakkingseisen in andere landen.

10. Soort vervoer

Het op tijd en goed regelen van het vervoer is onmisbaar bij internationaal zakendoen. Je wilt geen vertraging of oponthoud omdat er belangrijke documenten ontbreken. Vervoer gaat over de weg, per spoor, over water of door de lucht. Elk soort transport heeft voor- en nadelen als het gaat om snelheid, flexibiliteit en kosten. Logistiek dienstverleners zoals expediteurs kunnen het vervoer van of naar het land van je zakenpartner organiseren. Zij verzorgen ook de douanehandelingen als je zakendoet buiten de EU.
Zet in de offerte hoe je het transport voor je klant regelt. Andersom kun jij je vervoerswensen ook bekendmaken aan je leverancier.

11. Noemen van Incoterms®

Incoterms® zijn internationaal geaccepteerde transportafspraken. Door het afspreken van een Incoterms®-regel is duidelijk wie verantwoordelijk is voor het regelen van het vervoer en wie op welk moment het risico draagt van schade tijdens het vervoer. Incoterms® noem je als leveringsconditie of ‘Term of delivery’. Geef duidelijk aan welke Incoterms®-versie je gebruikt, de laatste is van 2020.

12. Levertijd

Klanten willen vooraf weten wanneer ze hun producten in huis hebben. Zet daarom de levertijd in je offerte. Als je uitgebrachte offerte een order wordt, bevestig je opnieuw de levertijd aan je klant.

13. Betalingsvorm

Geef aan hoe en wanneer je de betaling van de producten wilt ontvangen. Betalen kan op verschillende manieren, bijvoorbeeld via een Letter of Credit (L/C) of vooruitbetaling. Vaak kun je hierover onderhandelen.

14. Garantie

Als je producten aan andere bedrijven verkoopt, gelden er garantieregels. Bijvoorbeeld als het product binnen een bepaalde termijn niet goed werkt of kapot is. Je kunt de garantietermijn en -voorwaarden in je offerte zetten. Of je noemt de garantieregels in je algemene voorwaarden.

15. Algemene voorwaarden

In je algemene voorwaarden beschrijf je regels over onder andere betaling, levertijd en garantie. Algemene voorwaarden zijn niet verplicht. Je voorkomt wel een hoop gedoe bij problemen. Je kunt dan ergens op terugvallen. Doe je voorwaarden als bijlage bij de offerte. Evofenedex heeft uitgebreide informatie over het gebruik van algemene voorwaarden. Vraag hulp aan een jurist bij het opstellen of controleren van algemene voorwaarden als je internationaal zakendoet.

Overeenkomst

Als een mogelijke klant het aanbod van een leverancier accepteert, ontstaat een overeenkomst. Akkoord gaan met de offerte gebeurt meestal door het zetten van een handtekening. Accepteren mag ook mondeling. Bij problemen kun je dan alleen nergens op terugvallen. Een schriftelijk geaccepteerde offerte is in dit geval beter, omdat je juridisch sterker staat.

Soorten offertes

Er zijn twee soorten offertes:

• Vaste offerte.
  Een vaste offerte is geldig tot een bepaalde datum. Tijdens deze periode ben je als leverancier verplicht tot het nakomen van je aanbod. Je mag niet terugkomen op je voorstel voordat de geldigheidsduur afloopt.
• Vrijblijvende offerte.
  Een vrijblijvende offerte heeft geen geldigheidstermijn. De mogelijke koper hoeft de offerte dus niet voor een bepaalde datum te accepteren. Zolang de koper niet akkoord gaat met de offerte, mag je als leverancier het aanbod in de tussentijd aanpassen. Je verhoogt dan bijvoorbeeld de verkooprijs door een prijsstijging van de grondstoffen die in je product zitten. Ook mag je als leverancier een vrijblijvende offerte intrekken.

Wil je een offerte met een adviseur bespreken? Bel dan met het KVK Adviesteam: 088 585 22 22.