Het Handelsregister is het fundament voor veilig en verantwoord zakendoen

Dit is opvallend, want een op de zes ondernemers heeft bij privé-aankopen weleens ervaren dat een bedrijf achteraf niet bleek te bestaan. Een controle in het Handelsregister had deze vorm van oplichting in veel gevallen kunnen voorkomen.

Marije Hovestad, directeur Dataverstrekking bij KVK, ziet het overslaan van een check in het Handelsregister als een gemiste kans. Voor privégebruik, maar juist ook zakelijk. 'Het Handelsregister is het officiële register van alle ondernemingen in Nederland’, legt Hovestad uit. ‘Je kunt het gebruiken om te controleren of een bedrijf daadwerkelijk bestaat, wanneer het is opgericht, wat de rechtsvorm is en wie er namens het bedrijf mag tekenen. Daarmee is het Handelsregister het fundament voor veilig en verantwoord zakendoen.'

Wanneer vertrouwen niet genoeg is

Ondernemers die kansen zien en snel schakelen komen vaak ver. Maar door digitalisering, online handel en nieuwe vormen van fraude wordt het controleren van informatie steeds belangrijker. Zakendoen gebeurt sneller en vaker op afstand, terwijl online informatie lang niet altijd betrouwbaar blijkt. Denk aan zakenrelaties die niet blijken te bestaan, identiteitsfraude, iemand die namens een bedrijf tekent zonder bevoegd te zijn, of een onderneming die actief lijkt maar feitelijk al failliet is.

Hovestad: ‘Stel dat iemand zich voordoet als bestuurder van een bedrijf en een contract tekent voor leveringen of bijvoorbeeld een leaseauto. Zonder controle vooraf is het lastig te zien of die persoon dat daadwerkelijk namens het bedrijf mag doen. Daarom is het verstandig om altijd het Handelsregister te controleren voordat je een overeenkomst sluit.’

In zulke situaties staat een ondernemer juridisch vaak zwak. Een handtekening van iemand zonder tekenbevoegdheid maakt een bedrijf namelijk niet automatisch verplicht om die afspraken na te komen. En als een onderneming niet meer bestaat of niet meer actief is, valt er vaak weinig meer aan te doen.

Van vertrouwen naar controleerbare zekerheid

Bij een nieuwe klant of leverancier zoeken ondernemers vaak eerst online naar reviews en beoordelingen. Maar daarmee ruilen ze eigenlijk één vorm van blind vertrouwen in voor een andere. Reviews zijn niet altijd echt, zeggen niets over of een bedrijf failliet is en geven geen zekerheid over wie er tekenbevoegd is. Het Handelsregister biedt volgens Hovestad iets anders: controleerbare informatie.

'Een review is een ervaring van een klant', zegt ze. 'Het Handelsregister bevat officieel geregistreerde bedrijfsinformatie die ondernemingen wettelijk verplicht moeten aanleveren. Dat gaat veel verder dan een online mening.'

Juist nu ondernemers steeds sneller digitaal zakendoen, wordt controleren belangrijker. Vertrouwen blijft onmisbaar in ondernemen, maar blind vertrouwen brengt steeds meer risico’s met zich mee.

Een vaste check

Een controle kost weinig tijd. Via kvk.nl is een bedrijf te vinden op handelsnaam of KVK-nummer. Ondernemers kunnen vervolgens controleren of gegevens overeenkomen met wat een zakenrelatie zelf vertelt: klopt het adres, passen de bedrijfsactiviteiten bij het verhaal, en spreek je met de juiste persoon?

Het controleren van vestigingsadressen kan al veelzeggend zijn, zegt Hovestad. 'Als een autogarage gevestigd blijkt op acht hoog, kan dat reden zijn om verder te kijken. Past de locatie bij de activiteiten die een bedrijf zegt uit te voeren?'

Volgens Hovestad zou de eerste stap van verantwoord zakendoen daarom altijd het Handelsregister moeten zijn. ‘Staat een bedrijf daar niet ingeschreven, dan klopt er iets niet. Maar ook als het er wel staat, is het belangrijk om te controleren of de gegevens overeenkomen met wat iemand beweert.'

KVK heeft daarbij geen handhavende rol. 'We zijn geen opsporingsdienst', benadrukt Hovestad. 'Wat we wel doen, is transparantie bieden via het Handelsregister en risicosignalen delen met opsporingsdiensten.'

Voorkom een dure les

Ondernemen zonder vertrouwen is onmogelijk. Maar in een tijd waarin een bedrijf met drie klikken is opgericht en met twee weer verdwenen, is de vraag niet óf je vertrouwt, maar op basis waarvan. Controleren is tegenwoordig een onderdeel van professioneel ondernemen. Die check van een paar minuten kan het verschil maken tussen een goede deal en een dure les.