Check regelmatig of je inschrijving bij KVK nog klopt

Je bedrijf ontwikkelt zich en je situatie kan veranderen. Denk aan je bezoekadres, bedrijfsactiviteiten, de namen van mensen die contracten mogen ondertekenen of je handelsnamen en domeinnamen. De registratie van je bedrijf moet kloppen met de werkelijkheid. Check daarom regelmatig je gegevens en geef wijzigingen door aan KVK.

Wat zijn de risico's van onjuiste gegevens in het Handelsregister?

Een gemeente die een vergunning weigert. Een grote klant die toch liever met een ander bedrijf zakendoet. Een deal die mislukt door een ongeldig contract. Allemaal mogelijke gevolgen als je gegevens verkeerd in het Handelsregister staan. Hoe beter je de informatie bijhoudt, hoe kleiner de kans op vervelende misverstanden.

Wie gebruiken je gegevens?

Verschillende mensen en organisaties gebruiken het Handelsregister om informatie te krijgen over je bedrijf:

• leveranciers en klanten
• overheidsinstanties, zoals gemeenten en de Belastingdienst
• verzekeraars en pensioenfondsen
• kredietverstrekkers, zoals banken en leasemaatschappijen

Verkeerde of oude informatie in het Handelsregister roept vragen op. “Waarom staat er bijvoorbeeld bakkerij in je handelsnaam als je geen bakkerij meer hebt?”, zegt Roland Hoff, relatiemanager bij KVK. “Door dit soort opvallende gegevens kun je vragen krijgen van bedrijven of organisaties. En kan bijvoorbeeld je aanvraag voor een vergunning of subsidie worden geweigerd. Of een klant haakt af omdat die je niet helemaal vertrouwt.”

Hoff legt uit: “Je besteedt aandacht aan je website, je zorgt dat je zaak er netjes uitziet. Dit doe je omdat je hierop beoordeeld wordt. Je registratie in het Handelsregister is ook onderdeel van de uitstraling van je bedrijf. Als alles juist staat ingeschreven, laat je zien dat je betrouwbaar bent.”

Functie van het Handelsregister

Het Handelsregister is de openbare basisregistratie waarin bedrijven en organisaties in Nederland verplicht ingeschreven staan. In het Handelsregister zie je met wie je te maken hebt, wie er besluiten mag nemen of contracten mag tekenen. Ook kun je bijvoorbeeld zien of een bedrijf failliet is. Met een uittreksel van het Handelsregister heb je kloppende informatie bij het zakendoen en sta je sterker als je een keer in een rechtszaak terechtkomt. Ook de overheid gebruikt de gegevens uit het Handelsregister, bijvoorbeeld om te beoordelen of een bedrijf een vergunning of een subsidie mag krijgen.

Bedrijfsinformatie: wat en waarom?

Hieronder geven we vijf voorbeelden van gegevens die in het Handelsregister staan. En we leggen uit waarom het belangrijk is dat die altijd kloppen.

1. Bedrijfsactiviteiten

Met een beschrijving van de bedrijfsactiviteiten leg je kort en duidelijk uit wat je bedrijf doet. Je bent zelf verantwoordelijk voor de tekst van deze beschrijving, bijvoorbeeld 'groothandel in keukens en keukenapparatuur, advisering van keukeninrichting'. KVK geeft deze activiteiten een code via de Standaard Bedrijfsindeling (SBI).

Heb je een verkeerde beschrijving doorgegeven of zijn je activiteiten veranderd? Dan kan dat problemen opleveren. Je loopt misschien wel klanten mis. Bijvoorbeeld iemand die jouw soort bedrijf zoekt, maar je overslaat omdat het lijkt alsof je de gewenste activiteiten niet uitvoert. Ook leveranciers kunnen afhaken als ze zien dat je informatie in het Handelsregister niet klopt.

De gegevens over je bedrijfsactiviteiten zijn ook belangrijk voor je bedrijfsverzekeringen en de cao- en pensioenafspraken die je moet volgen. Organisaties als het CBS, de NVWA, de Belastingdienst en gemeenten gebruiken de SBI-code om je bedrijf in te delen in een branche. Het hangt af van je activiteiten welke subsidie, regels of steun je krijgt. Sta je bijvoorbeeld ingeschreven als reclamebureau, maar werk je nu vooral als schrijver van boeken? Dan kun je problemen krijgen als je een subsidie aanvraagt die alleen voor schrijvers is.

2. Vestiging

De ‘vestiging’ of het 'bezoekadres' is de plek vanuit waar je bedrijf activiteiten uitvoert. Huur je een extra pand of verhuist je bedrijf? Geef deze wijziging dan door aan KVK. Anders kunnen anderen je bedrijf in het Handelsregister niet vinden op dat adres. De inschrijving van je bedrijf op het adres heb je ook nodig voor het aanvragen van vergunningen bij de gemeente. Bijvoorbeeld voor je parkeerplaats, terras of verbouwing.

Let op: KVK mag alleen adressen in het Handelsregister zetten die in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) staan. Of een adres daarin staat controleer je met de BAG Viewer.

Woonadressen zijn in het Handelsregister niet openbaar. Maar als je bezoekadres hetzelfde is als je woonadres, is dit adres wel zichtbaar. In bepaalde situaties kun je je bezoekadres afschermen. Dat adres is dan niet meer voor iedereen te zien.

3. Tekenbevoegdheid

Wie mag er namens je bedrijf documenten of contracten ondertekenen? Zorg dat die persoon in het Handelsregister staat als tekenbevoegd. Staat er verkeerde informatie? Dan loop je het risico dat getekende contracten niet geldig zijn. Je klant of leverancier hoeft zich dan niet te houden aan die afspraken.

Als eigenaar of bestuurder van een bedrijf of rechtspersoonben je zelf tekenbevoegd. Maar je kunt ook anderen het recht geven om namens je bedrijf te tekenen. Dat heet een volmacht. Je kunt daarvoor een functionaris aanwijzen. Dit mag een medewerker zijn, maar bijvoorbeeld ook een familielid. Stel: je gaat op vakantie of je wordt ziek. Dan is het handig als iemand anders een volmacht heeft.

4. Werkzame personen

In het Handelsregister staat hoeveel mensen er in je bedrijf werken. Dit heet het aantal werkzame personen. Dat zijn de meewerkende eigenaren, bestuurders, vennoten en werknemers.

Voor sommige regels telt het aantal werkzame personen. Bijvoorbeeld voor subsidies, deponering van jaarrekeningen of de verplichting voor een ondernemingsraad. Klopt het aantal dat in het Handelsregister staat niet? Dan krijg je misschien niet de subsidie die je wil, terwijl je er wel recht op hebt.

5. Handelsnaam

Mensen checken het Handelsregister als ze willen controleren of ze te maken hebben met een echt bedrijf. Als je handelsnaam of de naam van je website anders is dan de naam die staat ingeschreven, kunnen ze gaan twijfelen. Ben je wel van het bedrijf dat je noemt? Ben je te vertrouwen?

Daarnaast kunnen startende ondernemers die een bedrijfsnaam zoeken in het Handelsregister, zelf zien of hun favoriete naam al door een ander bedrijf in gebruik is. Ook daarvoor is het fijn als ondernemers al hun handelsnamen in het register vastleggen.