Zo kom je in beeld voor opdrachten bij de overheid

Een aanbesteding is een manier van inkopen. De overheid maakt de opdracht van de inkoop bekend en bedrijven die de opdracht willen, schrijven zich in op de aanbesteding. Overheden in de EU moeten zich houden aan de aanbestedingsregels. Kleinere opdrachten (onder de Europese aanbestedingsdrempel) mag een overheidsorganisatie onderhands aanbesteden. Dat betekent dat de overheidsorganisatie zelf één of meerdere ondernemers uitnodigt en vraagt om een offerte in te dienen. De gemeente Apeldoorn maakt daar in ongeveer 80 procent van de gevallen gebruik van.

5 tips om kans te maken op een opdracht bij de overheid

Voor een onderhandse aanbesteding moet de overheid je uitnodigen. Maar hoe zorg je ervoor dat ambtenaren je bedrijf kennen? Inkoopadviseur Chris Verkade vertelt hoe de gemeente Apeldoorn ondernemers selecteert.

1. Verdiep je in de overheid

Verdiep je in de overheidsorganisatie waarmee je zaken wil doen. Op de website van de organisatie en in hun beleidsplannen vind je informatie. 
Verkade geeft een voorbeeld: “Plannen zijn nooit 100 procent zeker, maar het kan wel je kansen vergroten als je rekening houdt met de plannen. Zo komt er in Apeldoorn een zero-emissiezone. Een bedrijf kan hierop inspelen door bijvoorbeeld een elektrisch bedrijfsvoertuig aan te schaffen.” Zo heb je bij een toekomstige aanbesteding al het juiste voertuig om werk in die zone uit te voeren. Daarmee kun je een voordeel hebben op je concurrenten.

2. Verkoop jezelf

Neem contact op met de afdeling inkoop en vertel wat je bedrijf voor die overheidsdienst kan betekenen. Sommige overheidsorganisaties werken met een bedrijvenregister. Dit is een overzicht van geïnteresseerde bedrijven met een beschrijving van de producten en diensten die zij leveren.

Verkade zegt daarover: “Verkoop jezelf. Vraag aan een inkoopadviseur van een overheidsorganisatie of jouw bedrijf in het bedrijvenregister mag. Word je opgenomen, dan kunnen ze je benaderen zodra er een opdracht is.” De contactgegevens van de afdeling inkoop vind je meestal op de website van de organisatie.

3. Zorg voor een duidelijke website

Apeldoorn houdt bij welke ondernemers mogelijk geschikt zijn voor een opdracht. Ambtenaren zoeken daarnaast op internet naar nieuwe bedrijven. 

Daarom adviseert Verkade ervoor te zorgen dat je website op orde is. “Plaats goede referenties op je website en maak duidelijk wat je precies doet. Noem ook de gemeente, regio en de naam van het regionaal samenwerkingsverband van het gebied waar je actief bent. Zo kan de overheid je makkelijker vinden.”

4. Bezoek beurzen en bijeenkomsten

Ga naar beurzen en ontmoet overheden die voor jou interessant zijn. Sommige overheden organiseren ook marktdagen. Dit zijn bijeenkomsten waarbij opdrachtgevers en ondernemers kennis en ervaringen uitwisselen over een bepaald onderwerp.

Verkade zegt daarover: “In Apeldoorn hebben we bijvoorbeeld een marktdag over civiele werken en een marktdag over werkzaamheden voor het beheer en onderhoud van groene gebieden georganiseerd. De gemeente en ondernemers hebben daarbij met elkaar de laatste ontwikkelingen gedeeld. Informatie over een marktdag vind je in de lokale krant en op de website van de gemeente.”

5. Deel informatie

De overheid kan ook kiezen voor een marktconsultatie. Bij marktconsultatie vraagt de overheidsorganisatie extra informatie aan bedrijven om de inkoopwensen voor de aanbesteding helder te maken. Verkade: “De gemeente vraagt bijvoorbeeld: ‘Welke innovaties zijn er in jouw vakgebied? Door je kennis te delen vergroot je de bekendheid van je bedrijf.”

Als de marktconsultatie openbaar is, vind je die vaak terug op Tenderned.nl. Je kunt je abonneren zodat je een melding krijgt als er op jouw vakgebied een consultatie is.

Samenwerken

Heb je eindelijk een uitnodiging binnen, laat je dan niet afschrikken door de grootte van de opdracht. Verkade wijst op de mogelijkheid van een samenwerkingsverband: “Ondernemers haken wel eens af omdat ze niet de hele opdracht kunnen uitvoeren. Vaak kan een samenwerkingsverband ook inschrijven op een aanbesteding. Zoek in je netwerk naar een bedrijf die een bepaald onderdeel wel kan uitvoeren.”