Buitenlandse registers: zakendoen over de grens
- Bijgewerkt 26 februari 2025
- 1 min
- Internationaal, Veilig zakendoen
Voordat je een deal sluit of een samenwerking begint met een zakenpartner, wil je weten met wie je te maken hebt. In Nederland check je daarom de gegevens van zo’n bedrijf in het Handelsregister van KVK. Maar hoe pak je dat aan als je te maken hebt met buitenlandse bedrijven?
Bijna alle landen hebben een eigen register waarin de gegevens staan van bedrijven en organisaties. Soms houdt een kamer van koophandel het bedrijvenregister bij zoals in Nederland, en soms doet een handelsrechtbank of ministerie dit. Het komt voor dat informatie over de geldzaken van bedrijven (zoals jaarrekeningen) in een ander register staat dan in het register met de algemene gegevens.
Binnen de Europese Unie moeten de registers aan kwaliteitseisen voldoen. Ze tonen dezelfde basisgegevens als in Nederland. Buiten Europa zijn er vaak nog niet zulke afspraken vastgelegd. Niet in alle landen is het verplicht voor ondernemers om zich in te schrijven bij een register.
Eenvoudige basisinformatie (zoals bedrijfsnaam en bezoekadres) kun je meestal gratis bekijken. Voor uitgebreide informatie heb je in de meeste landen een abonnement of toegangscode nodig.
Rechtszekerheid
Door bedrijfsinformatie op te zoeken in zo’n buitenlands register, krijg je een beter beeld van je zakenpartner: wat voor bedrijf is het, hoeveel vestigingen (winkels of kantoren) heeft het, wie is de persoon die contracten mag tekenen namens het bedrijf?
Een officieel document, bijvoorbeeld een uittreksel uit zo’n register, geeft je rechtszekerheid. Dat betekent dat je sterker staat als je ooit in een rechtszaak terechtkomt met dit bedrijf. Je mag er namelijk in de meeste gevallen van uitgaan dat de gegevens in zo'n register kloppen. Het uittreksel bewijst wat de situatie was toen je zaken ging doen.
Op zo’n document staat vaak een stempel of sticker van de organisatie die het uitgeeft, die laat zien dat het document echt is. Daarnaast moet je zo’n document meestal nog laten ‘legaliseren’: dan vraag je de daarvoor verantwoordelijke organisatie in het land waar je zakendoet (meestal de rechtbank), om officieel vast te stellen dat de handtekening op het document echt is. Dat heet een apostille.
De website Nederlandwereldwijd.nl legt uit hoe je formulieren laat legaliseren in het . Kies het land of gebied waar je document vandaan komt en dan zie je hoe het proces loopt. Op Rijksoverheid.nl staat hoe je een Nederlands document zodat je het in het buitenland kunt gebruiken.
Buitenlandse rechtspersoon
Gebruik je voor je bedrijf of organisatie in Nederland een die is opgericht in het buitenland?
- Zorg dat je registratie in het buitenland actueel is. Dit kun je zelf doen via een jaarlijkse registratie (annual return), jaarrapport (annual accounts) en betaling (fee) in het buitenland.
- Meld bestuurswisselingen in Nederland maar ook in het buitenland op tijd aan de juiste organisaties. Hiermee voorkom je nare gevolgen. Bijvoorbeeld dat je rechtspersoon door het buitenlandse register wordt geschrapt en dat je daardoor misschien verantwoordelijk wordt voor het terugbetalen van de schulden van je bedrijf met je eigen geld.