Formulier 16: Gegevens wijzigen of uitschrijven van functionarissen

• Wijzigingen online doorgeven
• Waarvoor is dit formulier?
• Hulp bij invullen
• Afspraak maken of opsturen?
• Welke stukken moet je meenemen of opsturen?
• Digitale post van KVK

Wijzigingen online doorgeven

Wijzigingen in de gegevens van functionarissen kun je ook online doorgeven. Functionarissen kun je ook online uitschrijven.

Waarvoor is dit formulier?

Met formulier 16 kun je doorgeven dat:

• Een functionaris is gestopt met een functie.
• Heeft een functionaris een andere functie gekregen? Dan moet je die met dit formulier uitschrijven en met een ander formulier inschrijven.
• Een functionaris die staat ingeschreven in het Handelsregister enig aandeelhouder is geworden. 
• Een functionaris een andere titel of extra titel heeft gekregen.
• Een bevoegdheid van een functionaris is veranderd. 
• Een volmacht van een functionaris is veranderd. 
• De naam van een functionaris is veranderd. 
• Het adres van een functionaris is veranderd. 
• Een schorsing van een functionaris is begonnen of beëindigd.

Wijzigen de gegevens van een vereffenaar? Geef dat dan door met formulier 18. Het wijzigen of uitschrijven van een UBO (uiteindelijk belanghebbende) kan online op kvk.nl/ubo.

Hulp bij invullen

Adres

Voor een adres dat je invult op formulier 16 gelden de volgende regels: KVK mag alleen adressen in het Handelsregister zetten die in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) staan. Een woonadres moet ook kloppen met de Basisregistratie Personen (BRP) van de Nederlandse gemeenten.

Controleer met de BAG Viewer of het adres van de onderneming of rechtspersoon klopt in de BAG. Denk aan straatnaam, huisnummer, toevoeging (zoals 24a of 24b) of bestemming (zoals winkelpand). Klopt iets niet, dan kun je de fout op de website BAG Viewer melden.

Het Handelsregister is gekoppeld aan de Basisregistratie Personen (BRP) van de Nederlandse gemeenten. Als uw woonadres niet of fout in de BRP staat, moet u dat eerst laten aanpassen door uw gemeente. Anders kan KVK de wijziging niet opnemen in het Handelsregister. Deel dit formulier pas met KVK als in de BAG en BRP de juiste gegevens staan.

Datums

De datums die je invult op dit formulier mogen ook in de toekomst liggen. KVK zorgt dat de wijziging of uitschrijving vanaf de aangegeven datum is te zien in het Handelsregister.

Afspraak maken of opsturen?

Controleer of je moet langskomen bij KVK of de stukken op kan sturen. De vragen hieronder helpen je daarbij.

Ondertekent een notaris formulier 16?  
Als een notaris het formulier ondertekent en de stukken opstuurt naar KVK, hoef je niets te doen.

Ondertekent niet een notaris, maar iemand anders formulier 16?
Dan kun je de stukken opsturen. Heb je een afspraak met KVK vanwege een ander formulier? Neem dit formulier dan ook mee.

Hoe maak je een afspraak?
Maak een afspraak op kvk.nl/afspraak.

Wat is het postadres van KVK? 
Het postadres vind je op kvk.nl/postadres.

Welke stukken moet je meenemen of opsturen?

Controleer welke stukken je moet meenemen of opsturen. De vragen hieronder helpen je daarbij. 

Wat heeft KVK altijd nodig?

• Formulier 16.
• Een kopie van een geldig identiteitsbewijs van de persoon die dit formulier heeft ondertekend. Maak de foto onherkenbaar. Heb je een afspraak? Neem dan een geldig identiteitsbewijs mee.

Is een functionaris enig aandeelhouder geworden? 
Stuur daar dan bewijs van mee: een akte van aandelenoverdracht of een kopie van het aandeelhoudersregister. 

Geeft u een wijziging door over een volmacht?
Stuur dan de volmacht mee. Dat mag geen kopie zijn.

Geeft u een naamswijziging door van een natuurlijk persoon zonder BSN?
Stuur dan een uittreksel van het bevolkingsregister mee. Dat bewijs mag niet ouder zijn dan één maand. 

Geeft u een naamswijziging of adreswijziging door van een buitenlandse vennootschap of rechtspersoon? 
Dan moet u ook een bewijs van inschrijving in een buitenlands register opsturen. Op dat bewijs moeten het adres en de naam van de vennootschap of rechtspersoon staan. Dat bewijs mag niet ouder zijn dan een maand. 

Geeft u een wijziging door over een schorsing? 
Stuur dan het schorsingsbesluit mee of het besluit van de beëindiging van de schorsing. 

Geeft u een adreswijziging van een natuurlijk persoon door die in het buitenland woont? 
Stuur dan een bewijsstuk van dat privéadres mee. Dat bewijs mag niet ouder zijn dan één maand. Voor een functionaris van een vereniging zonder onderneming of stichting zonder onderneming mag het bewijs niet ouder dan twee maanden zijn. 

Wat is bewijs voor een buitenlands woonadres? 
Het bewijs voor een woonadres in het buitenland kan een uittreksel uit het buitenlandse bevolkingsregister van de gemeente zijn. Ook een document van een officiële instantie of een bank waarop het woonadres staat, kan bewijs zijn. Een kopie moet zijn gelegaliseerd. 

Wat is een gelegaliseerde kopie van een document? 
Een kopie van een document is gelegaliseerd door een stempel van bijvoorbeeld een notaris, consulaat, ambassade of gemeente. 

Waar moet een document uit het buitenland aan voldoen? 
Het document moet in het Nederlands, Engels, Duits of Frans zijn opgesteld. Is dat niet het geval, dan moet u het document laten vertalen. KVK heeft dan de vertaling en het originele document nodig.

Heeft u te weinig ruimte bij een antwoordveld op dit formulier? 
Vul dan op formulier 18 de rest van het antwoord in en stuur dat formulier mee. 

Is een functionaris door de wijziging uiteindelijk belanghebbende (UBO)? 
Geef dat dan online door. Het is verplicht UBO’s bij KVK op te geven.

Is de functionaris na het uitschrijven geen UBO meer? 
Schrijf de functionaris dan eerst uit als UBO. Schrijf daarna de persoon pas uit als functionaris.

Digitale post van KVK

Ontvang je post van KVK het liefst digitaal? Meld je dan aan voor de Berichtenbox voor bedrijven. Dat is een beveiligd e-mailsysteem tussen ondernemers en de overheid. Je hebt een KVK-nummer nodig voor het aanvragen van een Berichtenbox.