Formulier 16: Gegevens wijzigen of uitschrijven van functionarissen

De wijzigingen kun je ook online doorgeven.

• Waarvoor is dit formulier
• Hulp bij invullen
• Welke stukken moet je opsturen?

Waarvoor is dit formulier

Met formulier 16 kun je doorgeven dat:

• Een functionaris is gestopt met een functie.
• Een functionaris een andere functie heeft gekregen.
• Een functionaris die staat ingeschreven in het Handelsregister enig aandeelhouder is geworden. 
• Een functionaris een andere titel of extra titel heeft gekregen.
• Een bevoegdheid van een functionaris is veranderd. 
• Een volmacht van een functionaris is veranderd. 
• De naam van een functionaris is veranderd. 
• Het adres van een functionaris is veranderd. 
• Een schorsing van een functionaris is begonnen of beëindigd.

Je kunt deze wijzigingen ook online doorgeven.

Wijzigen de gegevens van een vereffenaar? Geef dat dan door met formulier 18. Het wijzigen of uitschrijven van een UBO (uiteindelijk belanghebbende) kan online op kvk.nl/ubo.

Hulp bij invullen

Adres

Voor een adres dat je invult op formulier 16 gelden de volgende regels: KVK mag alleen adressen in het Handelsregister zetten die in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) staan. Een woonadres moet ook kloppen met de Basisregistratie Personen (BRP) van de Nederlandse gemeenten.

Controleer met de BAG Viewer of het adres van de onderneming of rechtspersoon klopt in de BAG. Denk aan straatnaam, huisnummer, toevoeging (zoals 24a of 24b) of bestemming (zoals winkelpand). Klopt iets niet, dan kun je de fout op de website BAG Viewer melden.

Het Handelsregister is gekoppeld aan de Basisregistratie Personen (BRP) van de Nederlandse gemeenten. Als uw woonadres niet of fout in de BRP staat, moet u dat eerst laten aanpassen door uw gemeente. Anders kan KVK de inschrijving van de eenmanszaak niet opnemen in het Handelsregister.

Stuur dit formulier pas naar KVK als in de BAG en BRP de juiste gegevens staan.

Datums

De datums die je invult op dit formulier mogen ook in de toekomst liggen. KVK zorgt dat ze vanaf dat moment te zien zijn in het Handelsregister.

Welke stukken moet je opsturen?

Voor het doorgeven van wijzigingen, stuur je dit formulier ingevuld en ondertekend naar KVK. Controleer welke stukken je moet meesturen naar KVK. De vragen hieronder helpen je daarbij.

Heeft een notaris dit formulier ondertekend? 
Als de notaris de stukken opstuurt naar KVK, hoef je niets te doen. 

Heb je vanwege een ander formulier een afspraak met KVK?
Neem dan alle stukken mee naar je afspraak, ook als je die op mag sturen.

Wat moet je altijd opsturen?
Formulier 16 en een kopie van een geldig identiteitsbewijs van de persoon die dit formulier heeft ondertekend. Maak de foto onherkenbaar. 

Meer stukken

Is een functionaris enig aandeelhouder geworden? 
Stuur daar dan bewijs van mee: een akte van aandelenoverdracht of een kopie van het aandeelhoudersregister. 

Geeft u een wijziging door over een volmacht?
Stuur dan de volmacht mee. Dat mag geen kopie zijn.

Geeft u een naamswijziging door van een natuurlijk persoon zonder BSN?
Stuur dan een uittreksel van het bevolkingsregister mee. Dat bewijs mag niet ouder zijn dan één maand. 

Geeft u een naamswijziging of adreswijziging door van een buitenlandse vennootschap of rechtspersoon? 
Dan moet u ook een bewijs van inschrijving in een buitenlands register opsturen. Op dat bewijs moeten het adres en de naam van de vennootschap of rechtspersoon staan. Dat bewijs mag niet ouder zijn dan een maand. 

Geeft u een wijziging door over een schorsing? 
Stuur dan het schorsingsbesluit mee of het besluit van de beëindiging van de schorsing. 

Geeft u een adreswijziging van een natuurlijk persoon door die in het buitenland woont? 
Stuur dan een bewijsstuk van dat privéadres mee. Dat bewijs mag niet ouder zijn dan één maand. Voor een functionaris van een vereniging zonder onderneming of stichting zonder onderneming mag het bewijs niet ouder dan twee maanden zijn. 

Wat is bewijs voor een buitenlands woonadres? 
Het bewijs voor een woonadres in het buitenland kan een uittreksel uit het buitenlandse bevolkingsregister van de gemeente zijn. Ook een document van een officiële instantie of een bank waarop het woonadres staat, kan bewijs zijn. Een kopie moet zijn gelegaliseerd. 

Wat is een gelegaliseerde kopie van een document? 
Een kopie van een document is gelegaliseerd door een stempel van bijvoorbeeld een notaris, consulaat, ambassade of gemeente. 

Waar moet een document uit het buitenland aan voldoen? 
Het document moet in het Nederlands, Engels, Duits of Frans zijn opgesteld. Is dat niet het geval, dan moet u het document laten vertalen. KVK heeft dan de vertaling en het originele document nodig. 

Meer formulieren van KVK 

Soms moet u naast dit formulier ook andere formulieren invullen en opsturen naar KVK. Hieronder staat een checklist. 

Heeft u te weinig ruimte bij een antwoordveld op dit formulier? 
Vul dan op formulier 18 de rest van het antwoord in en stuur dat formulier mee. 

Is een functionaris door de wijziging uiteindelijk belanghebbende (UBO)? 
Geef dat dan online door. Het is verplicht UBO’s bij KVK op te geven. Meer informatie vindt u op kvk.nl/ubo. 

Is de functionaris na het uitschrijven geen UBO meer? 
Schrijf de functionaris dan eerst uit als UBO op kvk.nl/ubo. Schrijf daarna de persoon pas uit als functionaris.

Postadres

Het postadres vind je op kvk.nl/postadres.