Een werknemer ontslaan, wat kost dit?

Je kunt niet zomaar een werknemer ontslaan. Als je van een werknemer af wilt, heb je een geldige reden nodig: werkweigering, verwijtbaar gedrag, reorganisatie of (gedeeltelijke) bedrijfssluiting. Check daarom eerst je rechten en plichten. En wacht niet te lang met het verzoek indienen, er gelden namelijk vervaltermijnen.

Bepaal de ontslagroute

Er zijn vier ontslagroutes met elk hun eigen voorwaarden en mogelijkheden.

1. Ontslag op staande voet. Dit gaat snel, maar mag alleen in bijzondere gevallen: diefstal, fraude, dronkenschap, liegen et cetera.
2. Naar de kantonrechter. Bij disfunctioneren, een arbeidsconflict of een combinatie van omstandigheden.
3. Een ontslagvergunning bij het UWV aanvragen. Bij bedrijfseconomische redenen, reorganisatie, faillissement, arbeidsongeschiktheid en massaontslag (meer dan 20 werknemers).
4. Met wederzijds goedvinden. Samen maak je een afspraak, een contract.

Kostenposten

Welke route je ook kiest, er hangt altijd een prijskaartje aan het ontslaan van personeel. Wel zijn die per situatie anders. Dit zijn de belangrijkste kostenposten.

1. Opzegtermijn: 1 tot 4 maanden salaris

Je hebt te maken met een opzegtermijn. Tijdens die termijn moet je het salaris doorbetalen. Hoe langer iemand bij je werkt, hoe langer de wettelijke opzegtermijn. Deze periode is minimaal één maand en kan oplopen tot vier maanden. Bij een tijdelijk contract heb je geen opzegtermijn, tenzij je dit anders hebt geregeld.

Opzeggen doe je volgens het contract of de cao meestal tegen het einde van de maand. De termijn tot het einde van de maand moet je ook doorbetalen.

2. Duur van de procedure: enkele maanden salaris

Iemand ontslaan doe je niet zomaar even. Zo’n besluit nemen en uitvoeren kost tijd. Misschien wil je iemand nog een ontwikkelkans bieden, of bereid je een ontslagdossier voor. Een ontslagaanvraag via het UWV duurt gemiddeld vijf weken en via de rechtbank acht. Zijn je stukken niet compleet of maakt de werknemer bezwaar, dan duurt dit traject al snel maanden langer. Deze periode betaal je nog steeds salaris, al kan de proceduretijd wel worden afgetrokken van de opzegtermijn.

3. Eindafrekeningen: vakantiegeld en vakantiedagen

Aan het einde van het dienstverband moet je afrekenen, oftewel alles betalen wat de werknemer nog tegoed heeft. Deze eindafrekening bestaat uit verschillende kostenposten.

• Vakantiegeld. Elke maand wordt een deel van het vakantiegeld gereserveerd. Wat de werknemer nog heeft opgebouwd moet je bij uitdiensttreding direct betalen.
• Vakantie-uren. Als de werknemer de uren niet opneemt, moet je deze uitbetalen. Deze uren bereken je naar het bruto dagloon inclusief vakantiebijslag en eventuele dertiende maand, maar exclusief extra toeslagen en pensioen. Bespreek met je werknemer of hij nog wat dagen kan opnemen.
• Bonus of 13e maand. Afspraken hierover staan in het contract of de cao. Het kan zijn dat je medewerker recht heeft op een deel daarvan.
• Onkostendeclaraties die nog niet betaald zijn, zoals reiskosten.
• Overuren die nog niet zijn uitbetaald.

Ook verreken je eventuele schulden die de werknemer bij jou heeft. Denk aan:

• Opleidingskosten
• Lening bij de baas
• Teveel opgenomen dagen

Uiterlijk één maand na afloop dienstverband moet je de eindafrekening uitbetalen. Te laat betalen betekent dat er extra rente bovenop komt.

4. Transitievergoeding: 1/3 maandsalaris per gewerkt jaar

Loopt het ontslag via het UWV of de kantonrechter, dan betaal je een transitievergoeding. Deze vergoeding is bedoeld als compensatie voor ontslag. Je betaalt 1/3 maandsalaris per gewerkt jaar met een maximum van 102.000 euro. Ook als je een tijdelijk contract niet verlengt, betaal je deze vergoeding.

Kies je voor ontslag met wederzijds goedvinden, dan ben je niet verplicht tot een transitievergoeding. Wel is het gebruikelijk om de transitievergoeding mee te nemen in de onderhandelingen.

Met deze rekentool bereken je de exacte hoogte van de transitievergoeding. Gespreid betalen mag, over maximaal zes maanden. 

5. Kosten procedure: griffierecht, advocaat, mediation

Ook de ontslagprocedure zelf kost je geld. Vaak gaat het dan om het uurloon van adviseurs of juridische kosten. Denk bijvoorbeeld aan:

• • Een advocaat. Een advocaat kost tussen de 100 en 200 euro per uur. Je kunt ook een vaste prijs voor de hele procedure afspreken.
  • Bemiddeling. Als je via bemiddeling of mediation uit een conflict probeert te komen.
  • Boekhouder of accountant. Kosten voor het bijwerken van je loonadministratie.
  • Griffierecht. Bij de rechtbank moet je griffierecht betalen, anders komt de zaak niet in behandeling.

6. Beperk de kosten

Niet alle ontslagkosten kun je vermijden, maar met deze tips kun je ze wel beperken.

• Zorg voor een goed dossier. ‘Wie eist, bewijst’, is een bekende uitspraak onder advocaten. Zorg dat alles zwart op wit staat. Bij disfunctioneren waarschuw je mensen schriftelijk, en geef je ze de kans te verbeteren. Als je naar de kantonrechter gaat zal die altijd een verbeterplan willen zien. Loopt de procedure via het UWV vanwege bedrijfseconomische redenen, dan vraagt UWV alle cijfers op. Zorg dat je dossier compleet is.
• Huur een deskundige in als je kennis mist. Voorkom tijdsverlies en fouten en huur bijvoorbeeld een advocaat voor het proces, een boekhouder of accountant voor de cijfers in.
• Kies voor snelle, korte pijn. Met de medewerker tot afspraken komen is vaak goedkoper dan een hele procedure starten. Als je bod redelijk is en een medewerker duidelijk weet dat het anders toch ontslag wordt, gaat deze vaak wel akkoord. Een medewerker houdt zo ook recht op een WW-uitkering.