Het vof-contract, maak goede spelregels

Je gaat een vennootschap onder firma (vof) oprichten. Een rechtsvorm die in Nederland veel voorkomt. In de wet is er niet veel geregeld voor vof’s, dus is het belangrijk dat jij en je partners zelf spelregels maken. Vooral over aansprakelijkheid, financiële risico’s en de continuïteit van het bedrijf. Deze afspraken leg je schriftelijk vast in een vennootschapscontract, ofwel vof-contract. De 9 belangrijkste spelregels op een rij.

Zo’n schriftelijke overeenkomst bij een vennootschap onder firma (vof) is niet verplicht, maar wel sterk aan te raden. Als je het mondeling afspreekt, heb je later weinig bewijs. Je hebt als vennoten veel vrijheid om de spelregels op te stellen, aan te passen en af te stemmen op je eigen situatie. Je mag het contract zelf maken. Je kunt hierbij gebruikmaken van een modelcontract of een specialist raadplegen.

Tip! Begin het vennootschapscontract met de bedrijfsnaam, een beschrijving van het doel en de activiteiten van de vennootschap en de namen van de vennoten. Het vermelden van het doel en de activiteiten is van belang als een vennoot heel andere dingen namens de vof doet. Gaat de vennoot buiten het boekje? Dan is deze zelf persoonlijk aansprakelijk. Stel het doel en de activiteiten daarom ook niet te ruim op. Want dan hebben vennoten te veel ruimte.

1. Looptijd

Wil je gaan samenwerken voor een bepaalde tijd? Of voor onbepaalde tijd? Spreek dit van tevoren af en zet dit in de overeenkomst. Meestal wordt een vof voor onbepaalde tijd afgesproken. Je kunt op elk gewenst moment besluiten te stoppen of door te gaan. Spreek je een bepaalde looptijd af, dan houdt de samenwerking na het verlopen van de looptijd op. Een bepaalde looptijd komt bijvoorbeeld voor als verschillende bouwbedrijven samenwerken in een vof voor een nieuwbouwproject. Na oplevering van het project is dan geregeld dat de vof wordt beëindigd.

2. Inbreng

De wet gaat ervan uit dat iedereen kennis, arbeid en goederen inbrengt. Maar als er materiaal, inventaris of geld ingebracht wordt, is het wel handig dat dit in het contract is beschreven. Eventueel als bijlage. Zo weet je altijd wie wat heeft ingebracht en ontstaan daar geen misverstanden over.

3. Bevoegdheid vennoten

Het uitgangspunt bij een vof is dat een vennoot, zonder medeweten van de overige vennoten, de vof onbeperkt mag binden. Met andere woorden, dat een vennoot alles voor en namens de vof mag doen. Bijvoorbeeld een contract afsluiten voor de aankoop van een bedrijfsauto. Wil je dat niet? Maak dan afspraken in het vof-contract waarin duidelijk wordt tot welk bedrag een vennoot wel en niet zelfstandig mag handelen. Dit zijn beperkende bepalingen. Wil je dat deze afspraken ook gelden bij afspraken die een vennoot maakt met andere personen en bedrijven? Dan schrijf je deze beperkende bepalingen in in het Handelsregister. Personen en bedrijven waarmee je zaken doet, kunnen dan in het Handelsregister checken of een vennoot alleen mag handelen of dat alle vennoten een handtekening moeten zetten.
Let op dat het wel werkbaar blijft. Het is namelijk niet handig dat er voor dagelijkse uitgaven en activiteiten steeds overleg en toestemming nodig is. Pas de beperkende bepalingen daarom aan op jullie situatie.

4. Arbeidsbeloning en winst

Als er problemen zijn, gaat het vaak om geld. Zet afspraken over geld of beloningen daarom duidelijk in het contract. Vennoten zijn niet in loondienst van de vennootschap. De tussentijdse arbeidsbeloning is dan ook geen salaris, maar een voorschot op de uiteindelijke winstverdeling aan het eind van het jaar. Deze arbeidsbeloning kun je naar eigen inzicht, bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks, uitkeren. Vennoten mogen van alles afspreken wat wenselijk is. Denk aan een verdeling op basis van de gewerkte uren of een vaste verdeling. Zo komt een 50/50 verdeling vaak voor als je met zijn tweeën bent.

Wat je ook afspreekt. Denk er samen goed over na, want de winstverdeling is in de praktijk vaak een twistpunt. Houd er ook rekening mee dat er in ieder geval altijd genoeg geld in de onderneming blijft om mee te werken.

Krijg je gedurende het jaar meer arbeidsbeloning uitgekeerd dan dat er uiteindelijk winst is? Dan stort je het teveel ontvangen bedrag terug op de rekening van de vof. Blijft er aan het eind van de rit geld over, dan verdeel je dat naar eigen inzicht. Ook dit kun je toevoegen aan het contract.

5. Stoppen

Spreek van te voren af of de samenwerking van tijdelijke aard is of voor onbepaalde tijd. Het is ook mogelijk dat je er na een tijdje achter komt dat de samenwerking niet is wat je ervan verwacht. Bijvoorbeeld omdat je medevennoot veel minder tijd en energie in de zaak steekt of andere belangen heeft. Dan kun je er tussentijds uitstappen. Het hangt van de afspraken in het vennootschapscontract af, hoe en wanneer je dat doet. En wie bijvoorbeeld eigenaar is van de klantenportefeuille. Moet je een opzegtermijn aanhouden of eventueel een schadevergoeding betalen? Natuurlijk kun je ook gezamenlijk tussentijds besluiten om te stoppen. Daarnaast kun je afspreken dat de samenwerking bij bepaalde situaties sowieso stopt. Denk hierbij aan faillissement, curatele of schuldsanering van je medevennoot.

6. Ziekte en arbeidsongeschiktheid

Als ondernemer ben je niet verzekerd voor werknemersverzekeringen zoals WW. Ben je arbeidsongeschikt of kun je tijdelijk niet werken? Dan regel je dit zelf. Bijvoorbeeld via een spaarpotje of een verzekering. Maar als jij of je medevennoot langdurig ziek wordt of niet in staat is om te werken, dan is dat ook een probleem voor het bedrijf. Hoelang moet een medevennoot in zo’n situatie doorbetaald worden? En wanneer kun je van elkaar af? Heb je recht op een deel van de winst als je ziek bent en wel verzekerd bent? Moet je verplicht verzekerd zijn voor arbeidsongeschiktheid? Ook hierover maak je afspraken in het vennootschapscontract. Dit doe je beter van te voren dan achteraf. Want kom je er samen niet uit, dan heeft dit gevolgen voor de continuïteit van de vof.

7. Doorgaan

Als een vennoot uittreedt of overlijdt, betekent dat volgens de wet dat de vof is geëindigd. Dat kan natuurlijk een heel ongewenste situatie zijn. Misschien willen jij of de andere vennoten wel verder met het bedrijf. Je kunt elkaar in het contract het recht geven om in zo’n situatie met de onderneming door te gaan. Of om een overlijdensrisicoverzekering op elkaar af te sluiten om kapitaal binnen het bedrijf te behouden. Deze overname- of verblijvensbedingen voorkomen onduidelijkheid en schelen een boel geregel achteraf.

8. Waardebepaling

Als een vennoot stopt, heeft hij recht op zijn inbreng en een deel van de waarde van het bedrijf of moet hij bijbetalen. Van met name onroerend goed wil de werkelijke marktwaarde nog wel eens hoger zijn dan in de boeken van het bedrijf is vermeld. Ook de klantenportefeuille heeft waarde. Het is van groot belang om van tevoren af te spreken hoe je de waarde van het bedrijf bepaalt en wie dat doet. Hiervoor zijn verschillende methoden met allemaal verschillende uitkomsten.

Zoek uit welke het beste bij jullie past. Dat zorgt voor een vlotte afhandeling en voorkomt vertragende ruzies en procedures.

9. Geschillen oplossen

Bij de start heb je de beste bedoelingen. Toch kan er later ruzie, onenigheid of een meningsverschil ontstaan. Bijvoorbeeld over elkaars inzet, de winstverdeling of het botert zakelijk gewoon niet. Een vof kun je vergelijken met een huwelijk onder gemeenschap van goederen. Het kan eindigen in een vechtscheiding. Het is daarom verstandig om vooraf in het vof-contract te bepalen hoe je dit eventueel oplost. Want wat ga je doen als het jullie niet lukt om het zelf op te lossen? Heb je niks afgesproken, dan kost het veel geld, tijd en moeite om er samen uit te komen. Bemiddeling of mediation kan een snelle en goedkope oplossing zijn. Lukt dat niet? Dan is daarna tussenkomst van arbitrage of een rechter mogelijk.

Hoofdelijke aansprakelijkheid niet uitsluiten

Met een vof-contract kun je hoofdelijke aansprakelijkheid niet uitsluiten. Een schuldeiser kan bij hoofdelijke aansprakelijkheid altijd kiezen bij wie hij zijn vordering indient. Je kunt in het contract wel regelen wie van de vennoten achter de schermen meer of minder aansprakelijkheid draagt. Maar een schuldeiser heeft met zo’n onderlinge afspraak niets te maken.
Omschrijf je de activiteiten en het doel van de onderneming goed en neem je beperkende bepalingen op? Dan beperk je het risico van hoofdelijke aansprakelijkheid.

Deponeren vennootschapscontract

Bij het inschrijven van de vof breng je het vennootschapscontract mee. Staan er beperkingen in het contract? Bijvoorbeeld dat individuele vennoten tot een bepaald bedrag contracten mogen aangaan namens de vof? Dan registreren we deze beperkingen in het Handelsregister. Ze gelden dan ook tegenover derden. Een vennootschapscontract kun je ook later toevoegen.

Maatschapscontract

De tegenhanger van de vof is de maatschap. Een maatschap is een samenwerkingsverband onder één naam, waarbinnen beroepsmatige activiteiten worden uitgevoerd. Denk hierbij aan huisartsen, advocaten en chirurgen.
Ook voor een maatschap is het verstandig een contract op te stellen. Hierin staan vrijwel dezelfde zaken als in een vof contract namelijk:

• Het doel van de maatschap.
• De inbreng van de maten.
• De verdeling van de winst. Je mag hierbij niet afspreken dat één maat alle winst krijgt.
• Wat er gebeurt bij arbeidsongeschiktheid van één van de maten.
• Hoe verder bij overlijden van één van de maten (verblijvingsbeding).
• Hoe je de maatschap beëindigd.
• Concurrentiebedingen.
• Geschillenregeling.

Het grote verschil met een vof is dat bij een maatschap het uitgangspunt is dat de maten voor zichzelf handelen. Bij een vof handelen de vennoten voor de vof. Wil je dat bij een maatschap de maten ook voor de maatschap kunnen handelen? Dan moet je daar in het contract afspraken over maken en elkaar daarvoor een volmacht geven.