Toestemmingsverklaring voor inschrijven bedrijf of organisatie op woonadres

• Eigendom, huur- of servicecontract
• Voorwaarden toestemmingsverklaring
• Voorbeelden wel of geen toestemmingsverklaring
• Risico’s voor toestemmingsverlener
• Invullen toestemmingsverklaring
• Toestemmingsverlener verhuist of verkoopt woning
• Download toestemmingsverklaring

Elk bedrijf en elke organisatie moet een bezoekadres en postadres hebben in het Handelsregister. Die adressen zijn meestal hetzelfde. 

De eigenaar van een bedrijf of de bestuurder van een organisatie moet fysiek bereikbaar zijn op het bezoekadres. Ook moeten daar de activiteiten van het bedrijf of de organisatie plaatsvinden. Het bezoekadres mag geen postbus zijn.

Wijkt het bezoek- of postadres af van het woonadres van een ondernemer of bestuurder in de Basisregistratie Personen van de Nederlandse gemeenten (BRP)? Dan moet de ondernemer of bestuurder bewijzen dat het bedrijf of de organisatie dat adres ook gebruikt.

Eigendom, huur- of servicecontract

Hoe je bewijst dat je een adres gebruikt, hangt af van de situatie. Is de ondernemer of bestuurder eigenaar van een woning of bedrijfspand waar die niet zelf woont? Dan kan met een eigendomsbewijs van het Kadaster of een koopovereenkomst worden aangetoond dat het bedrijf of de organisatie dat pand gebruikt. 

Een ondernemer of bestuurder kan ook een ruimte huren voor zijn bedrijf of organisatie. Dan geldt bijvoorbeeld een kopie van een huurcontract als bewijs. Werkt een bedrijf of organisatie vanuit een bedrijfsverzamelgebouw, dan dient een zakelijke overeenkomst als bewijs. Denk bijvoorbeeld aan een huur- of servicecontract.

In uitzonderlijke gevallen kan de ondernemer of bestuurder een toestemmingsverklaring gebruiken. Daarvoor gelden strikte voorwaarden.

Voorwaarden toestemmingsverklaring

Is er geen service-, huur- of koopcontract om te bewijzen dat een bedrijf of organisatie een adres gebruikt? Dan kan een huurder of eigenaar van een woonadres (toestemmingsverlener) in sommige gevallen met een verklaring toestemming geven om een bedrijf of organisatie op dat adres in te schrijven in het Handelsregister.

Dit zijn de voorwaarden:
1.    Het adres dat het bedrijf of de organisatie als bezoek- of postadres inschrijft in het Handelsregister, heeft een woonfunctie volgens de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG).
2.    Het bedrijf of de organisatie heeft voor het gebruik van dat woonadres geen zakelijke overeenkomst, zoals een service-, huur- of koopcontract.
3.    De activiteiten van het bedrijf of de organisatie moeten zijn toegestaan op het woonadres.
4.    De toestemmingsverlener woont op het adres volgens het BRP of is eigenaar van het adres volgens het Kadaster.

De huurder of eigenaar van de woning geeft met de verklaring aan een ondernemer of bestuurder (toestemmingsverkrijger) toestemming om een bedrijf of organisatie op het woonadres te vestigen en in te schrijven in het Handelsregister.

Voorbeelden wel of geen toestemmingsverklaring

Hieronder staan vier voorbeelden. Daarbij staat uitgelegd of de toestemmingsverklaring wel of niet kan worden gebruikt.

Voorbeeld 1

Youssef woont op kamers. Naast zijn studie heeft hij een adviesbureau. Hij werkt vanuit zijn studentenkamer en ouderlijk huis. Zijn ouders hebben een koopwoning. 

Youssef staat in de BRP ingeschreven op het adres van zijn studentenkamer. Maar hij wil zijn adviesbureau inschrijven op het woonadres van zijn ouders. Youssef heeft geen huurcontract met zijn ouders en is niet de eigenaar van de woning.

Youssef is fysiek bereikbaar op het woonadres van zijn ouders en werkt er ook voor zijn bedrijf. Daarom kan hij zijn adviesbureau met een toestemmingsverklaring in het Handelsregister inschrijven op het adres van zijn ouders.

Voorbeeld 2

Tomas is een Poolse zzp’er en is steigerbouwer. Hij pendelt op en neer tussen zijn woonadres in Polen en zijn werk op verschillende locaties in Nederland. Als hij in Nederland is, slaapt hij in een hotel in de buurt van zijn opdracht. Tomas heeft geen vaste verblijfplaats in Nederland.

Om zijn eenmanszaak in te schrijven in het Handelsregister, heeft Tomas een bezoekadres nodig. Alleen personen die in de grensstreek met België of Duitsland wonen, kunnen hun buitenlandse woonadres als bezoekadres gebruiken. 

Een adres van een hotel mag niet als bezoekadres worden ingeschreven in het Handelsregister. Een toestemmingsverklaring mag hij ook niet gebruiken voor het hotel. 

Om toch een bezoekadres te hebben, moet Tomas een bedrijfs- of woonruimte huren of kopen.        Tomas moet fysiek bereikbaar zijn op dat adres.

Voorbeeld 3

Mirthe is zzp’er en maakt websites vanuit huis. Ze woont bij haar ouders die een huurhuis hebben. Mirthe is niet de eigenaar van de woning en heeft ook geen huurcontract. Toch kan ze haar bedrijf inschrijven op haar woonadres.

Ze is fysiek bereikbaar op het adres en werkt vanuit de woning. Maar ze heeft geen toestemmingsverklaring nodig, omdat ze in de BRP op het adres staat ingeschreven.

Voorbeeld 4

Andrej is een Roemeense zzp’er en werkt in de bouw. Hij pendelt tussen zijn woning in Roemenië en Nederland. Hij is nooit langer dan vier maanden achter elkaar in Nederland. Hij hoeft zich daarom niet in te schrijven op zijn Nederlandse woonadres. Andrej wil dat ook niet  omdat hij dan vanuit Roemenië zou emigreren.

In Nederland woont Andrej met andere zzp’ers uit Roemenië in een woning van zijn opdrachtgever. Andrej heeft geen huurcontract. Zijn opdrachtgever verrekent de woonkosten met het loon. 

De opdrachtgever kan Andrej wel toestemming geven zijn bedrijf in te schrijven op dat woonadres in het Handelsregister. Want de opdrachtgever is in dit voorbeeld ook eigenaar van de woning. De eigenaar hoeft niet in het huis te wonen om een toestemmingsverklaring in te vullen.

Risico’s voor toestemmingsverlener

Aan het verlenen van toestemming kunnen risico’s zitten voor een bewoner of eigenaar van de woning. De verklaring kan bijvoorbeeld gevolgen hebben voor uitkeringen, een huurovereenkomst of verzekeringen. 

De verklaring kun je niet intrekken en alleen de toestemmingsverkrijger kan het bezoekadres wijzigen in het Handelsregister. Als de toestemmingsverlener verhuist of de woning verkoopt, kan ook de nieuwe bewoner of eigenaar de toestemming niet intrekken. Dat kan tot vervelende situaties leiden.
Heeft het bedrijf of de organisatie financiële problemen, dan kan bijvoorbeeld de Belastingdienst of een incassobureau op het bezoekadres langskomen om betaling te eisen. Dat kan vervelend zijn voor de bewoner.
De bewoner of eigenaar van de woning is verantwoordelijk om te controleren of het verlenen van toestemming:
•    gevolgen heeft voor toeslagen van de Belastingdienst.
•    gevolgen heeft voor uitkeringen.
•    gevolgen heeft voor verzekeringen.
•    is toegestaan volgens de huurovereenkomst.
•    is toegestaan volgens de hypotheekvoorwaarden.
•    is toegestaan volgens het bestemmingsplan van de gemeente.

Invullen toestemmingsverklaring

De toestemmingsverlener kan de toestemmingsverklaring online invullen en uitprinten of eerst uitprinten en dan met pen invullen. De toestemmingsverlener moet de verklaring altijd met pen ondertekenen.

Heeft de toestemmingsverkrijger een afspraak met KVK voor het inschrijven van een bedrijf of organisatie in het Handelsregister, dan moet die de ingevulde en ondertekende toestemmingsverklaring meenemen. Ook moet de ondernemer of bestuurder een kopie van een geldig identiteitsbewijs van de toestemmingsverlener meenemen. Op de kopie moeten alleen het documentnummer, de naam, geboortedatum en de handtekening zichtbaar zijn. De pasfoto moet onherkenbaar zijn gemaakt.

Staat het bedrijf of organisatie al ingeschreven in het Handelsregister en wijzigt het bezoek- of postadres? Dan kan een ondernemer of bestuurder een nieuwe toestemmingsverklaring samen met het wijzigingsformulier online naar KVK sturen. Dat kan ook met de post. 

De ondernemer of bestuurder moet dan ook een kopie van een geldig identiteitsbewijs van de toestemmingsverlener meesturen. Op de kopie moeten alleen het documentnummer, de naam, geboortedatum en de handtekening zichtbaar zijn.

Toestemmingsverlener verhuist of verkoopt woning

Moet het bedrijf of de organisatie verhuizen omdat de toestemmingsverlener verhuist of de woning heeft verkocht? Dan moet de ondernemer of bestuurder het nieuwe bezoekadres of postadres van het bedrijf of de organisatie doorgeven aan KVK.

Download toestemmingsverklaring