Wanneer is een kantoor in een bedrijfsverzamelgebouw een goede keuze?

In dit artikel lees je: 

• Wat is een bedrijfsverzamelgebouw?
• Is een bedrijfsverzamelgebouw iets voor jou?
• Wat zijn de voordelen van een bedrijfsverzamelgebouw?
• Wat zijn de nadelen van een bedrijfsverzamelgebouw?
• Wat kost een kantoorruimte in een bedrijfsverzamelgebouw?
• Wat moet je regelen als je huurt in een bedrijfsverzamelgebouw?
• Wanneer is een kantoor in een bedrijfsverzamelgebouw een goede keuze?

Wat is een bedrijfsverzamelgebouw?

Een bedrijfsverzamelgebouw, ook wel businesscenter of bedrijvencentrum genoemd, is een gebouw waar meerdere ondernemers een werkplek of kantoorruimte huren. Dat kan een privékantoor zijn, maar ook een vaste werkplek in een gedeelde ruimte of een flexplek. Vaak delen zij voorzieningen zoals vergaderruimtes, een keuken of receptie. Zowel zzp’ers als ondernemers met personeel kunnen er een werkplek huren.

Is een bedrijfsverzamelgebouw iets voor jou?

Een bedrijfsverzamelgebouw past niet bij iedere ondernemer. In onderstaande situaties is een gedeelde kantoorruimte vaak wel of juist minder geschikt.

Wat zijn de voordelen van een bedrijfsverzamelgebouw?

Het huren van een kantoorruimte in een bedrijfsverzamelgebouw heeft meerdere voordelen, zoals: 

• Kosten besparen
  Je hebt mogelijk lagere kosten deelt voor onderhoud en voorzieningen met andere ondernemers. 
• Gedeelde voorzieningen
  Voorzieningen zoals een keuken, vergaderruimtes en toiletten zijn al aanwezig. 
• Contact met andere ondernemers
  Je komt makkelijker in contact met andere ondernemers. Dit kan je netwerk vergroten en leiden tot kennisuitwisseling of samenwerking.
• Flexibel huren
  De huurcontracten zijn vaak flexibeler dan bij een zelfstandig kantoor. Daardoor kun je makkelijker verhuizen of uitbreiden als je situatie verandert.
• Groeien met je bedrijf
  Heb je meer ruimte nodig? Dan kun je vaak makkelijker binnen hetzelfde bedrijfsverzamelgebouw overstappen naar een groter kantoor, als die beschikbaar zijn.

Wat zijn de nadelen van een bedrijfsverzamelgebouw?

Het huren van een kantoorruimte in een bedrijfsverzamelgebouw kan ook nadelen hebben, zoals:

• Privacy
  Het kan lastiger zijn om vertrouwelijke gesprekken te voeren, bijvoorbeeld met klanten of medewerkers.
• Toegang
  Het is niet mogelijk om buiten kantoortijden toegang tot je werkplek te krijgen.
• Uitstraling
  Je hebt minder mogelijkheden om je eigen uitstraling te bepalen richting klanten. 
• Afleiding
  Meer ondernemers om je heen kan ook zorgen voor meer geluid en afleiding tijdens je werk.
• Beperkte invloed op het gebouw
  Je hebt minder invloed op de inrichting, huisregels en gedeelde voorzieningen van het gebouw. 
• Klanten
  Heb je een fysieke winkel? Dan is een bedrijfsverzamelgebouw niet mogelijk als bezoekadres.

Wat kost een kantoorruimte in een bedrijfsverzamelgebouw?

De meeste bedrijfsverzamelgebouwen werken met een huurprijs per maand. De huurprijs voor een kantoorruimte hangt af van:

• De locatie van het bedrijfsverzamelgebouw. Huurprijzen in grote steden zijn vaak hoger dan in kleinere steden en dorpen.
• De grootte van de ruimte die je huurt. 

Welke extra kosten kunnen gevraagd worden?

Bijvoorbeeld servicekosten, internet, schoonmaak, vergaderruimtes, koffie/thee, receptiediensten, inrichtingskosten, parkeren, afvalverwerking, borg. Let hierop in je huurcontract: wat is je huurtermijn en opzegtermijn? Hoe zit het met huurverhoging en borg?

Wat moet je regelen als je huurt in een bedrijfsverzamelgebouw?

Als je een kantoorruimte huurt in een bedrijfsverzamelgebouw, moet je een aantal zaken regelen, zoals je inschrijving bij KVK en verzekeringen. Soms moet je je eigen internet en IT-beleid regelen of een parkeervergunning aanvragen. Denk ook na over je postadres.

Kun je je bedrijf inschrijven op dit adres?

Je kunt je bedrijf alleen inschrijven op het adres van een bedrijfsverzamelgebouw als je daar daadwerkelijke werkt en een groot deel van je werkzaamheden uitvoert.

Je moet tijdens openingstijden zelfstandig toegang hebben tot de werkplek of ruimte die je huurt. Dit moet in je huurcontract staan. KVK controleert bij je inschrijving of je aan deze voorwaarden voldoet.

Kun je alleen tegen extra betaling een werkplek of vergaderruimte reserveren? Dan kun je dit adres niet als bezoekadres gebruiken, maar alleen als postadres. Het gebruik van deze voorzieningen moet in je contract zijn opgenomen.

Hoe werkt post in een bedrijfsverzamelgebouw?

Informeer vooraf hoe de postverwerking is geregeld. Sommige bedrijfsverzamelgebouwen hebben gezamenlijke postvakken of een receptie die post ontvangt.

Heb je een afgeschermd bezoekadres nodig? Informeer dan welke mogelijkheden er zijn voor het ontvangen van post. Virtuele kantoren bieden contracten aan die je kunt gebruiken als postadres voor je bedrijf.

Welke verzekeringen heb je nodig?

Voordat je zelf verzekeringen afsluit, is het belangrijk om de verhuurder te vragen welke verzekeringen al zijn geregeld. Kijk vervolgens naar de verzekeringen die je nodig hebt. Dit hangt af van je branche, werkzaamheden en de afspraken met de verhuurder. 

Afhankelijk van je situatie is het verstandig een paar verzekeringen te hebben als je een ruimte huurt in een bedrijfsverzamelgebouw. Zoals een inventarisverzekering, een goederenverzekering, een bedrijfsschadeverzekering, een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering en een beroepsaansprakelijkheidsverzekering. 

Wanneer is een kantoor in een bedrijfsverzamelgebouw een goede keuze?

Een bedrijfsverzamelgebouw kan interessant zijn als je: 

• een professionele werkplek zoekt zonder een volledig kantoor te huren;
• kosten en voorzieningen wilt delen;
• graag andere ondernemers ontmoet;
• flexibiliteit belangrijk vindt;
• geen grote opslag- of productieruimte nodig hebt

Een andere bedrijfsruimte kan beter passen als je:

• veel privacy nodig hebt;
• veel klanten op locatie ontvangt (in de avonden of buiten kantoortijden)
• veel opslagruimte nodig hebt;
• zelf de uitstraling en inrichting wilt bepalen;
• veel geluid maakt of juist een heel rustige werkomgeving nodig hebt;