Kantoor in een bedrijfsverzamelpand: iets voor jou?

Een werkplek huren in een verzamelpand kan als je zzp’er bent. Maar ook als je werknemers in dienst hebt of samen met een partner onderneemt. Ondernemers vertellen waarom zo’n gedeeld kantoor voor hen werkt. Buro Dertig, het communicatiebureau van Floor van den Elsen en Malou te Wierik, zit bijvoorbeeld in Hooghiemstra in Utrecht. Van den Elsen vindt het werken vanuit een gedeeld pand perfect. “Je zit met gelijkgestemden en er zijn veel voorzieningen die je niet zelf hoeft te regelen.”

• Voordelen bedrijfsverzamelgebouw
• Nadelen gedeeld kantoor
• Verzamelkantoor geschikt voor jou?
• Kosten kantoorruimte huren
• KVK-inschrijving en bedrijfsverzamelgebouw
• Verzekeringen

Voordelen bedrijfsverzamelgebouw

Veel zzp’ers werken vanuit huis. Vanaf je zolderkamer of de keukentafel werken kan best eenzaam voelen. In een bedrijfsverzamelgebouw is er altijd wel iemand om een praatje mee te maken of te overleggen. Vaak zijn er ook gezamenlijke activiteiten of feestjes. Zo voelt het dus toch alsof je collega’s hebt. Werken vanuit een bedrijfsverzamelgebouw heeft nog een aantal voordelen.

Kosten besparen

In bedrijfsverzamelgebouwen vind je allerlei voorzieningen die je deelt met andere huurders. Denk aan toiletten, een keuken of koffiebar of vergaderruimtes en schoonmaakdiensten. Dit scheelt je regelwerk, maar ook kosten. Sommige panden bieden zelfs deelauto’s. Bovendien kun je in een bedrijfsverzamelgebouw ook alleen een bureau of een werkkamer huren. Daardoor betaal je veel minder dan wanneer je een heel kantoor voor jezelf huurt.

Groot netwerk

In een bedrijfsverzamelgebouw weet je welke andere ondernemers er werken. En zij weten wie jij bent. Zo heb je automatisch een groot netwerk. Je kunt collega-ondernemers vragen voor opdrachten of mensen uit je netwerk naar hen doorverwijzen. Andersom kun jij gebruikmaken van het netwerk van de andere ondernemers.

Die netwerkmogelijkheden zijn voor Timo Bralts reden om alleen ruimte te verhuren aan creatieve ondernemers. Hij heeft samen met zijn compagnon Bert ter Horst een ontwerpbureau. Een aantal jaar geleden openden ze Komponent, een bedrijfsverzamelgebouw in het Deventer Havenkwartier: “Het is handig dat je werk waar je zelf niet zo goed in bent kunt uitbesteden aan iemand die in hetzelfde gebouw zit.”

Flexibiliteit

Elk bedrijfsverzamelgebouw heeft zijn eigen voorwaarden, maar over het algemeen geldt dat je vrij flexibel bent. Bralts: “We werken niet met lange contracten. Ik ben ervan overtuigd dat je een goede verhuurbare plek moet maken waar mensen graag willen zitten.”

Dat maakt het makkelijk om te verhuizen naar een ander pand of andere stad als dat nodig is. Of om door te schuiven naar een groter kantoor, zoals Buro Dertig deed bij Hooghiemstra. “In een bedrijfsverzamelgebouw is doorgroeien makkelijker”, vertelt Van den Elsen. “Toen hier een mooie ruimte vrijkwam met belhokjes en een vergadervide besloten we vrij spontaan die te huren. In dat kantoor zitten we nu nog steeds.”

Nadelen gedeeld kantoor

Zelfs enthousiaste kantoordelers erkennen dat er ook nadelen zijn aan werken vanuit een bedrijfsverzamelpand. Zo zijn gedeelde faciliteiten niet altijd beschikbaar: een vergaderruimte moet je bijvoorbeeld op tijd reserveren, anders is die bezet.

Gebrek aan privacy

Waar je op je thuiskantoor zonder problemen je favoriete nummer aanzet of ongestoord videobelt met klanten, moet je op een gedeelde werkplek rekening houden met andere huurders. En behalve dat je collega-ondernemers last kunnen hebben van je gesprekken, bespreek je misschien ook zaken die niet voor ieders oren bestemd zijn. Het is dus handig om te kijken naar een pand met aparte ruimtes voor privégesprekken. Of huur een eigen ruimte in plaats van alleen een bureau.

Uitstraling

Voor sommige bedrijven is het belangrijk om een bepaalde status uit te stralen. Is status voor jouw business belangrijk, dan kun je misschien beter kiezen voor een eigen bedrijfspand. Je kunt dan de uitstraling van een eigen pand helemaal zelf bepalen, terwijl er bij een gezamenlijk pand naast jouw naam nog andere bedrijfsnamen op de gevel staan. In een bedrijfsverzamelgebouw heb je geen tot weinig invloed op de sfeer en wie je medehuurders zijn.

Verzamelkantoor geschikt voor jou?

Een afweging van de voor- en nadelen bepaalt of een gedeelde werkplek geschikt voor je is. Zoek vooraf goed uit wat de voorwaarden van het pand zijn. Denk aan:

• Wie de andere huurders in het pand zijn. Passen die bij jou?
• Welke voorzieningen het bedrijfsverzamelgebouw biedt. Kun je gebruikmaken van een stilteruimte? Hoe smaakt de koffie? En is er ruimte om klanten te ontvangen?
• Of de verhuurder huisregels heeft opgesteld. Kun je je daarin vinden?
• Hoe de sfeer is. Is het er niet te rommelig of juist te zakelijk voor jouw onderneming?
• De kosten. Staat in het contract duidelijk welke kosten bij de huur inbegrepen zijn?
• De contractduur en opzegtermijn. Hoe lang huur je en past de opzegtermijn bij hoe flexibel je wilt zijn?
• De inrichting. Is die bij de huur inbegrepen of kun je je werkruimte zelf inrichten?
• Gezamenlijke activiteiten. Zijn er gezamenlijke borrels, netwerkbijeenkomsten of feestjes? En is meedoen verplicht?

Je kunt je online kijken naar het aanbod van bedrijfsverzamelgebouwen. Bijvoorbeeld via online platforms waar aanbieders hun werkplekken en kantoorruimte adverteren. Ga bij verschillende bedrijfsverzamelgebouwen kijken. Praat met de verhuurder, maar ook met andere huurders. Hoe bevalt het hen om in dit gebouw te werken? Wat vinden zij de voor- en nadelen? Pas als je de sfeer hebt geproefd, kun je een keuze maken.

Kosten kantoorruimte huren

Kantoorruimte huren in een verzamelpand is een stuk goedkoper dan een eigen pand huren. Voor een bureau kun je al terecht vanaf zo’n 150 euro per maand. Dit bedrag wordt hoger als je meer eisen stelt aan ruimte en voorzieningen.

Of je nu kiest voor een bedrijfsverzamelgebouw of een eigen kantoor, kantoorruimte huren kan je belastingvoordeel opleveren. Kosten voor bijvoorbeeld huur, energie, schoonmaak, inrichting en verzekeringen mag je aftrekken van de opbrengsten van je bedrijf.

Sommige bedrijfsverzamelgebouwen bieden kortingen voor startende ondernemers. Van den Elsen: “Bij Hooghiemstra geldt: hoe jonger je bedrijf, hoe meer korting. Heel sympathiek, want als je net begint wil je niet gelijk heel veel huur betalen.”

KVK-inschrijving en bedrijfsverzamelgebouw

Je bedrijf inschrijven bij KVK op het adres van het bedrijfsverzamelgebouw is alleen mogelijk als je ook echt vanuit dit gebouw werkt. Bij inschrijving controleren we je huurcontract. Huur je af en toe een werkplek of vergaderzaal in een bedrijfsverzamelgebouw? Dan kun je je niet inschrijven op dit adres.

Virtueel kantoor inschrijven

Ook op het adres van een virtueel kantoor kun je je niet inschrijven bij KVK. Je moet je werk uitvoeren op het adres waarop je je inschrijft. Wel kun je een virtueel adres gebruiken als postadres. Als je je zakelijke post naar een virtueel kantoor laat sturen, is je privacy beter beschermd.

Verzekeringen

Informeer of de verhuurder van je verzamelpand verzekeringen heeft geregeld. Voorbeelden zijn een opstalverzekering, brandverzekering en glasverzekering. Als je de inrichting van je kantoor zelf betaalt, kun je overwegen om een inventarisverzekering af te sluiten.