Bespaar geld met een kantoor in een bedrijfsverzamelpand

Heb je een bedrijf, maar geen eigen kantoor? Dan kun je kantoorruimte huren in een bedrijfsverzamelgebouw. Op zo’n creatieve broedplaats werk je tussen collega-ondernemers en bespaar je kosten. Tegelijkertijd brengt een verzamelgebouw ook veel drukte met zich mee en dat werkt niet voor iedereen. Lees wat de voor- en nadelen zijn van zo’n gedeelde werkplek en ontdek of het ook iets voor jou is.

Een werkplek huren in een verzamelpand kan als je zzp’er bent, maar ook als je werknemers in dienst hebt of samen met een partner onderneemt. Ondernemers vertellen waarom zo’n gedeeld kantoor voor hen werkt. Buro Dertig, het communicatiebureau opgericht door Floor van den Elsen en Malou te Wierik is bijvoorbeeld gevestigd in Hooghiemstra, een voormalige havermoutfabriek in Utrecht. Van den Elsen vindt het werken vanuit een gedeeld pand ideaal. “Je zit met gelijkgestemden en er zijn veel voorzieningen die je niet zelf hoeft te regelen.”

Voordelen bedrijfsverzamelgebouw

Veel zzp’ers werken vanuit huis. Vanaf je zolderkamer of de keukentafel werken kan best eenzaam voelen. In een bedrijfsverzamelgebouw is er altijd wel iemand om een praatje mee te maken of te sparren. Vaak zijn er ook gezamenlijke activiteiten of feestjes. Zo voelt het dus toch alsof je collega’s hebt. Werken vanuit een bedrijfsverzamelgebouw heeft nog een aantal voordelen.

Faciliteiten delen

In bedrijfsverzamelgebouwen vind je allemaal voorzieningen die je deelt met andere huurders. Denk aan toiletten, een keuken of koffiebar of vergaderruimtes en schoonmaakdiensten. Dit scheelt je regelwerk, maar ook kosten. Sommige panden bieden zelfs deelauto’s. Bovendien kun je in een bedrijfsverzamelgebouw al beginnen met de huur van een bureau of een werkkamer, waardoor je veel minder betaalt dan wanneer je een heel kantoor voor jezelf huurt.

Zo begonnen Van den Elsen en Te Wierik zeven jaar geleden ook. “Eerst huurden we alleen een bureau in een ander bedrijfsverzamelgebouw, maar we wilden een plek voor onszelf. Veel panden die we bezochten hadden nog een rauw randje, maar we waren op zoek naar meer voorzieningen. Hier heb je bijvoorbeeld een receptie die pakketjes of bezoekers voor je ontvangt. Er zijn zelfs leenfietsen! Handig als je een lekke band hebt. Bovendien ligt het pand niet alleen centraal in Utrecht, maar ook centraal in Nederland.”

Groot netwerk

In een bedrijfsverzamelgebouw weet je wie je buren zijn en zij weten wie jij bent. Zo heb je automatisch een groot netwerk. Van den Elsen: “Bij Hooghiemstra hebben we een eventcommissie die activiteiten organiseert voor de huurders. Zoals een voorstelcarrousel, waarbij je met een groepje langs ieders kantoor gaat. In de waan van de dag zie je elkaar wel, maar weet je eigenlijk niet wat iedereen doet. Dit is dus een leuke manier om elkaar te leren kennen”.

Je kunt collega-ondernemers inschakelen voor opdrachten of mensen uit je netwerk naar hen doorverwijzen. Andersom kun jij gebruikmaken van het netwerk van je buren. Die netwerkmogelijkheden zijn voor Timo Bralts reden om alleen ruimte te verhuren aan creatieve ondernemers. Hij heeft samen met zijn compagnon Bert ter Horst een ontwerpbureau. Vorig jaar openden ze daarnaast Komponent, een bedrijfsverzamelgebouw in het Deventer Havenkwartier: “Het is handig dat je werk waar je zelf niet zo goed in bent kunt uitbesteden aan iemand die in hetzelfde gebouw zit”.

Flexibiliteit

Elk bedrijfsverzamelgebouw heeft zijn eigen voorwaarden, maar over het algemeen ben je als huurder vrij flexibel. Bralts: “We werken niet met lange contracten. Ik ben ervan overtuigd dat je een goede verhuurbare plek moet maken waar mensen graag willen zitten.” Dat maakt het makkelijk om te verhuizen naar een ander pand of andere stad als dat nodig is. Of om door te schuiven naar een groter kantoor, zoals Buro Dertig deed bij Hooghiemstra. “In een bedrijfsverzamelgebouw is doorgroeien makkelijker”, vertelt Van den Elsen. “Toen hier een mooie ruimte vrijkwam met belhokjes en een vergadervide besloten we vrij spontaan die te huren. In dat kantoor zitten we nu nog steeds.”

Nadelen gedeeld kantoor

Zelfs enthousiaste kantoordelers erkennen dat er ook nadelen zijn aan werken vanuit een bedrijfsverzamelpand. Zo zijn gedeelde faciliteiten niet altijd beschikbaar: een vergaderruimte moet je bijvoorbeeld op tijd reserveren, anders is hij bezet.

Gebrek aan privacy

Waar je op je thuiskantoor zonder problemen je favoriete nummer keihard aanzet of ongestoord videobelt met klanten, moet je op een gedeelde werkplek rekening houden met andere huurders. En behalve dat je collega-ondernemers last kunnen hebben van je gesprekken, bespreek je misschien ook zaken die niet voor ieders oren bestemd zijn. Het is dus handig om te kijken naar een pand met aparte ruimtes voor privégesprekken. Of huur een eigen ruimte in plaats van alleen een bureau.

De overgang van een eigen (thuis)kantoor naar een werkplek in een bedrijfsverzamelkantoor kan bovendien groot zijn. De reuring van zo’n pand past niet bij iedereen.

Uitstraling

Voor sommige bedrijven is het belangrijk om een bepaalde status uit te stralen. Is status voor jouw business belangrijk, dan kun je misschien beter kiezen voor een eigen bedrijfspand. Daarbij kun je de uitstraling van een eigen pand helemaal zelf bepalen, terwijl er bij een gezamenlijk pand naast jouw naam nog tien andere bedrijfsnamen op de gevel staan. In een bedrijfsverzamelgebouw heb je geen tot weinig invloed op wie je medehuurders zijn. Zo vind je het als advocaat misschien niet fijn om in een kantoor te werken vol hipsters die ’s zomers in korte broek en op slippers naar kantoor komen.

Verzamelkantoor geschikt voor jou?

Een afweging van de voor- en nadelen bepaalt of een gedeelde werkplek geschikt voor je is. Informeer vooraf goed naar alle voorwaarden van het pand dat je op het oog hebt. Denk aan:

• Wie de andere huurders in het pand zijn. Passen die bij jou?
• Welke faciliteiten het bedrijfsverzamelgebouw biedt. Kun je je afzonderen in een stilteruimte? Hoe smaakt de koffie? En is er ruimte om klanten te ontvangen?
• Of de verhuurder huisregels heeft opgesteld. Kun je je daarin vinden?
• Hoe de sfeer is. Is het er niet te studentikoos of juist te zakelijk voor jouw onderneming?
• De kosten. Staat duidelijk op papier welke kosten bij de huur inbegrepen zijn.
• De opzegtermijn. Wil je flexibel zijn wat je locatie betreft of vind je het prima om langere tijd aan het pand gebonden te zijn?
• De inrichting. Zit die bij de huur inbegrepen of kun je je werkruimte zelf inrichten?
• Gezamenlijke activiteiten. Zijn er gezamenlijke borrels, netwerkbijeenkomsten of feestjes? En hoe vrijblijvend is deelname aan zulke festiviteiten?

Je kunt je online oriënteren op het aanbod van bedrijfsverzamelgebouwen. Bijvoorbeeld via online platforms waar aanbieders hun werkplekken en kantoorruimte adverteren. Heb je een of meerdere leuke panden gevonden? Maak dan een afspraak om eens te komen kijken. Praat met de verhuurder, maar ook met andere huurders. Hoe bevalt het hen om in dit gebouw te werken? Wat vinden zij de voor- en nadelen? Pas als je de sfeer hebt geproefd kun je een keuze maken.

Kosten kantoorruimte huren

Kantoorruimte huren in een verzamelpand is een stuk goedkoper dan een eigen pand huren. Voor een bureau kun je al terecht vanaf zo’n 150 euro per maand. Dit bedrag loopt op naarmate je meer eisen stelt aan ruimte en faciliteiten.

Of je nu kiest voor een bedrijfsverzamelgebouw of een eigen kantoor, kantoorruimte huren kan je fiscaal voordeel opleveren. Kosten voor bijvoorbeeld huur, energie, schoonmaak, inrichting en verzekeringen mag je aftrekken van de opbrengsten van je bedrijf.

Sommige bedrijfsverzamelgebouwen bieden kortingen voor startende ondernemers. Van den Elsen: “Bij Hooghiemstra geldt: hoe jonger je bedrijf, hoe meer korting. Heel sympathiek, want als je net begint wil je niet gelijk kromliggen voor de huur.”

Verzekeringen

Informeer of de verhuurder van je verzamelpand verzekeringen heeft geregeld. Voorbeelden zijn een opstalverzekering, brandverzekering en glasverzekering. Als je de inrichting van je kantoor zelf betaalt, kun je overwegen om een inventarisverzekering af te sluiten.

Zelf kantoorruimte verhuren

Heb je heel specifieke eisen of heb je collega-ondernemers met wie je een kantoor wilt betrekken? Dan kun je overwegen om zelf een pand te kopen en dat delen.

Hiervoor kozen Bralts en zijn compagnon. Ze huurden voor hun ontwerpbureau al een tijd bedrijfsruimte in het Havenkwartier, maar wilden in hetzelfde gebied graag een eigen pand. “De ruimte die we huurden was een beetje studentikoos. Dat waren we ontgroeid. We wilden kunnen investeren in een pand, er ons visitekaartje van maken”, vertelt Bralts. Toen er een geschikt pand op de markt kwam, maakten ze een plan en deden een bod. “We hebben het hele pand opgeknapt en energieneutraal gemaakt. Nu verhuren we bureaus en studio’s en werken we zelf vanuit een van de studio’s.”

Huurders vinden

Voor het plan dat Bralts en Ter Horst moesten maken voor de aankoop van het pand, maakten ze een schetsontwerp met 3D-visualisatie. “Het was toen nog een kale schuur. Daar moet je wel doorheen kunnen kijken om mensen te overtuigen. Met die visualisatie lukte het ons om alvast huurders aan ons te binden.”

De verbouwing duurde een jaar. “In die periode heb ik me vooral gefocust op de bouwbegeleiding en Bert op de gewone business. Het was een heel druk jaar.” Inmiddels is Komponent een jaar open en zijn alle ruimtes verhuurd. “We hebben er een fijne plek van gemaakt, met tevreden huurders. Dat is echt rijkdom. Er komen zelfs wel eens mensen binnenlopen om te vragen of er nog iets te huur is. Het stelt ons gerust dat we de ruimte makkelijk verhuurd krijgen.”

Pensioenpotje

Behalve dat ze nu de werkplek hebben waar ze altijd al van droomden, levert de verhuur Bralts en Ter Horst ook financieel iets op. “Met de huuropbrengsten betalen we de hypotheek en houden we nog iets over. We bouwen allebei geen pensioen op. Dat vangen we op met de verhuur van dit pand. Daar hebben we ook wel een beetje geluk mee gehad. We hebben het pand kunnen kopen toen de prijzen nog niet enorm hoog waren. We waren toen nog twee zelfstandigen en moesten alles ineens professioneel optuigen. We gingen over op een bv-structuur en moesten de financiering rondkrijgen. Er ging veel tijd en geld in zitten.”

Werkplekken onderverhuren

Ook Buro Dertig verhuurt werkplekken, maar dan op basis van onderhuur in het kantoor waarvan ze zelf huurder zijn. “Toevallig zijn dit een heel ander soort ondernemers dan wij. Zo hebben we een advocaat gehad die stand-up comedian werd en een UX-designer. Sommige bedrijven verhuren liever aan gelijkgestemden, maar wij vinden het juist leuk dat onze huurders in een ander vakgebied zitten.”

Ben je ook van plan werkplekken onder te verhuren? Zorg er dan voor dat je hiervoor toestemming hebt van je verhuurder.