Over het UBO-register

UBO’s zijn de uiteindelijke eigenaren van een organisatie of de mensen die de uiteindelijke beslissingen mogen nemen in een organisatie. Bijvoorbeeld mensen die meer dan 25% van de aandelen hebben of de leden van het bestuur. UBO’s noemen we ook wel ‘uiteindelijk belanghebbenden’.

De Europese Unie (EU) heeft bepaald dat elk EU-land een UBO-register moet bijhouden. Door deze informatie te verzamelen, wordt duidelijk wie de besluiten nemen. Ook helpt deze informatie bij het vaststellen wie de meeste voordelen hebben van bepaalde acties of keuzes. Met UBO-gegevens kan de politie bijvoorbeeld makkelijker onderzoeken of er dingen gebeuren die van de wet niet mogen.

Wat moet jij doen, wat doet KVK?

Bedrijven en organisaties moeten de informatie over hun UBO’s zelf opgeven bij KVK. Daarna zet KVK deze gegevens in het UBO-register. 

Voor het inschrijven, wijzigen of uitschrijven van UBO’s moet je een UBO-opgave doen.
Verandert er iets aan de UBO-gegevens, bijvoorbeeld omdat er een nieuw bestuurslid begonnen is? Dan zijn bedrijven en organisaties verplicht om zelf de wijziging door te geven. Dat moet binnen een week na de verandering. In dit voorbeeld dus een week na de benoeming van de bestuurder. 

Soms merken andere organisaties, bijvoorbeeld van de overheid, dat bepaalde UBO-informatie niet klopt. Dan moeten zij dat melden bij KVK. Als het nodig is, doet KVK hier onderzoek naar. 

KVK checkt bij elke inschrijving of een bedrijf of organisatie alle informatie doorgeeft die nodig is. KVK bepaalt niet wie de UBO's van een bedrijf of organisatie zijn. Het bedrijf of de organisatie die de UBO-opgave doet, moet zelf zorgen dat de informatie daarin juist en compleet is. En dat die opgave op tijd bij KVK is. 
 

Wie mag UBO's bekijken?

Niet iedereen mag UBO-gegevens bekijken. Ben je zelf UBO van een organisatie? Dan zie je alleen je eigen gegevens als je in het UBO-register kijkt. Ben je tekenbevoegd voor een bedrijf of organisatie? Dan zie je informatie over de UBO's van dat bedrijf of die organisatie. Iemand die tekenbevoegd is, mag officieel voor een bedrijf of organisatie inschrijvingen, wijzigingen en uitschrijvingen in het Handelsregister doen. Sommige organisaties, zoals de Belastingdienst, kunnen alle UBO's in het register bekijken. De regels over toegang tot het UBO-register kunnen veranderen door wijzigingen in de wet. KVK gaat zorgvuldig om met de gegevens van UBO's. We houden ons aan de richtlijnen van de AVG. 

Nut van het UBO-register

Bepaalde organisaties controleren wie de UBO's van een organisatie zijn. Een bank moet bijvoorbeeld eerst weten wie de UBO’s van een organisatie zijn voordat de organisatie een bankrekening kan openen. 

De overheid gebruikt het UBO-register om misdaden op te sporen. Denk aan het witwassen van geld. Dan willen criminelen geld verstoppen dat ze hebben verdiend met misdaad. Ze starten een bedrijf waarin ze dit ‘zwarte geld’ gebruiken voor activiteiten die niet verboden zijn. Zo lijkt het alsof ze zich aan alle regels houden. Het geld wordt gebruikt bij betalingen en komt zo bij klanten of op bankrekeningen terecht. Op die manier is het niet meer te controleren waar het geld vandaan kwam. 

Soms gebruikt de overheid het UBO-register ook om bewijs te vinden voor het ontduiken van belasting. In die situaties gebruiken mensen of bedrijven strafbare manieren om zo min mogelijk belasting te betalen. 

Het is belangrijk dat de gegevens in het UBO-register kloppen en bijgewerkt zijn. Staat er oude of foute informatie in? Dan kan dat grote gevolgen hebben, bijvoorbeeld voor de uitkomst van een politieonderzoek of voor de toekomst van een bedrijf of organisatie.