Bedrijfscontinuïteitsplan: blijf overeind na een ramp

Ruim zestig procentvan de Nederlandse bedrijven die wordt getroffen door een brand gaat binnen twee jaar daarna failliet. Dat tonen cijfers van verzekeraar Interpolis aan.

Schade door een brand of een andere ramp is niet te voorkomen. Maar met een bedrijfscontinuïteitsplan voorkom je extra schade doordat je bedrijf stilligt. Ontdek hoe je zo’n plan maakt. En ga ermee aan de slag voordat het te laat is.

• Wat is een bedrijfscontinuïteitsplan?
• Extra schade voorkomen
• Dit staat erin

Wat is een bedrijfscontinuïteitsplan?

Een bedrijfscontinuïteitsplan (BCP) is een draaiboek waarin staat wat je moet doen om je bedrijf aan de gang te houden ná een ramp. Zo’n plan is niet verplicht, maar het helpt je sneller de juiste beslissingen te nemen na een noodsituatie. Het doel is de schade voor je bedrijf zo klein mogelijk houden. Er staat bijvoorbeeld in wat de contactgegevens van je belangrijkste klanten zijn. Zodat je die snel kunt bereiken. Of hoe je je belangrijkste ICT-systemen aan de praat houdt. Zodat je bij belangrijke bedrijfsinformatie kunt.

BCP is geen bedrijfsnoodplan

Een BCP is niet hetzelfde als een noodplan. In een noodplan staat wat je moet doen tijdens een noodsituatie. Bijvoorbeeld wie welke taken heeft bij een gaslek of een brand. Een BCP gaat over het handelen in de periode daarna. Beide plannen zijn belangrijk en sluiten op elkaar aan. Een noodplan heet ook wel een calamiteitenplan of een bedrijfshulpverleningsplan (BHV-plan).

Extra schade voorkomen

Een BCP is belangrijk, omdat het houvast biedt in de periode kort na een noodsituatie. In het plan staat wat je moet doen, zodat je kunt blijven ondernemen. Zo verlies je geen extra tijd en geld. En het geeft vertrouwen aan je medewerkers, klanten en leveranciers. Ze zien dat je je hoofd koel houdt en de juiste beslissingen neemt.

Zonder BCP is het risico groter dat je bedrijf stilvalt na een noodsituatie. Dat wil je voorkomen. Je hebt al schade van de ramp zelf. Je wilt niet dat je daar bovenop nog langer kast hebt van omzetverlies en extra kosten. Je wilt doorgaan met ondernemen. Een ramp heb je niet in de hand, maar hoe je erna actie neemt wél.

Dit staat in een BCP

Bedenk welke onderdelen van je bedrijf het belangrijkst zijn om te blijven ondernemen. Dat zijn vaak de onderdelen die voor de grootste schade zorgen als ze uitvallen. Beschrijf in je BCP per onderdeel hoe je deze schade zo klein mogelijk houdt.

Een BCP is altijd maatwerk, maar dit staat er in ieder geval in:

• Een overzicht van de belangrijkste onderdelen van je bedrijf. Personen, processen, apparatuur, pand, maar ook zaken zoals kennis en bedrijfsinformatie.
• Contactgegevens van je medewerkers en van je belangrijkste klanten en leveranciers.
• Wie er in het crisisteam zitten. Hoe en hoe vaak deze personen overleggen.
• Waar belangrijke documenten en back-ups daarvan staan. Denk aan bedrijfsinformatie en kennis.
• Informatie over vergunningenen verzekeringen. Contactpersonen bij je gemeente, bank en verzekeringsmaatschappij.
• Hoe je je ICT-systemen aan de praat krijgt en houdt. En wie je daarbij kan helpen. Denk aan je ICT-partner, als je die hebt. Of een cybersecurityspecialist bij een cyberincident, zoals een ransomware-aanval.
• Waar en hoe je tijdelijk je bedrijf vestigt als bijvoorbeeld een deel van je bedrijfspand is verwoest.
• Hoe je je producten en diensten kunt blijven maken en leveren.
• Hoe en met wie je communiceert over de situatie in je bedrijf. Denk aan medewerkers, klanten, leveranciers, maar ook de pers.

Op internet vind je sjablonen voor een BCP. Zoek bijvoorbeeld naar “bedrijfscontinuïteitsplan voorbeeld template”.

Houd je BCP actueel

Je bedrijf en de omgeving veranderen. Houd daarom je BCP actueel. En zorg dat je je BCP altijd makkelijk kunt vinden in een noodsituatie. Houd het digitaal en uitgeprint bij de hand. Bijvoorbeeld in je bedrijf, maar ook bij jezelf en enkele medewerkers thuis.