Bedrijfscontinuïteitsplan: blijf overeind na een ramp

  • De basis
  • Bijgewerkt 7 augustus 2024
  • 2 min
  • Runnen en groeien
  • Veilig zakendoen

Stel, een onverwachte ramp treft je bedrijf. Denk aan een brand, overstroming of cyberaanval. Opeens ligt je bedrijf gedeeltelijk of misschien wel helemaal stil. Dat kost je geld. En in het ergste geval overleeft je bedrijf zo’n ramp niet. Denk daarom nu al na over hoe je je bedrijf aan de gang houdt na een ramp. En leg dat vast in een bedrijfscontinuïteitsplan.

De cijfers liegen er niet om. Verzekeraar Interpolis meldt dat ruim zestig procentvan de Nederlandse bedrijven failliet gaat binnen twee jaar na een brand. Schade na een brand of een andere ramp is niet te voorkomen. Maar met een bedrijfscontinuïteitsplan voorkom je extra schade doordat je bedrijf stilligt. Ontdek hoe je zo’n plan maakt. En ga ermee aan de slag voordat het te laat is.

Wat is een bedrijfscontinuïteitsplan?

Een bedrijfscontinuïteitsplan (BCP) is een draaiboek waarin staat wat je moet doen om je bedrijf aan de gang te houden ná een ramp. Zo’n ‘business continuity plan’ is niet verplicht, maar het helpt je sneller de juiste beslissingen te nemen na een noodsituatie. Het doel is de schade voor je bedrijf zo klein mogelijk houden. Er staat bijvoorbeeld in wat de contactgegevens van je belangrijkste klanten zijn. Zodat je die snel kunt bereiken. Of hoe je je belangrijkste ICT-systemen aan de praat houdt. Zodat je bij belangrijke bedrijfsinformatie kunt.

BCP is geen bedrijfsnoodplan

Een BCP is niet hetzelfde als een bedrijfsnoodplan. In een bedrijfsnoodplan staat wat je moet doen tijdens een noodsituatie. Bijvoorbeeld wie welke taken heeft bij een gaslek of een brand. Een BCP gaat over het handelen in de periode daarna. Beide plannen zijn belangrijk en sluiten op elkaar aan. Een bedrijfsnoodplan heet ook wel een calamiteitenplan of een bedrijfshulpverleningsplan (BHV-plan).

Zonder bedrijfscontinuïteitsplan is het risico groter dat je bedrijf stilvalt na een noodsituatie.

Extra schade voorkomen

Een BCP is belangrijk, omdat het houvast biedt in de periode na een noodsituatie. In het plan staat wat je moet doen, zodat je kunt blijven ondernemen. Zo verlies je geen extra tijd en geld. En het geeft vertrouwen aan je medewerkers, klanten en leveranciers. Ze zien dat je je hoofd koel houdt en de juiste beslissingen neemt.

Zonder BCP is het risico groter dat je bedrijf stilvalt na een noodsituatie. Dan heb je extra pech. Je hebt al schade van de ramp zelf en ook nog van de periode waarin je niet kunt doorgaan met ondernemen. Daarnaast is er kans op schade voor de goede naam van je bedrijf. Omdat je bijvoorbeeld niet kunt leveren aan je klanten. Of geen goed verhaal hebt voor de pers. Een ramp heb je niet in de hand, maar hoe je erna actie neemt wél.

Dit staat erin

Bedenk welke onderdelen van je bedrijf het belangrijkst zijn om te blijven ondernemen. Dat zijn vaak de onderdelen die voor de grootste schade zorgen als ze uitvallen. Beschrijf in je BCP per onderdeel hoe je deze schade zo klein mogelijk houdt.

Een BCP is altijd maatwerk, maar dit staat er in ieder geval in:

  • Een overzicht van de belangrijkste onderdelen van je bedrijf. Personen, processen, apparatuur, pand, maar ook zaken zoals kennis en bedrijfsinformatie.
  • Contactgegevens van je medewerkers en van je belangrijkste klanten en leveranciers.
  • Wie er in het crisisteam zitten. Hoe en hoe vaak deze personen overleggen.
  • Waar belangrijke documenten en back-ups daarvan staan. Denk aan bedrijfsinformatie en kennis.
  • Informatie over vergunningenen verzekeringen. Contactpersonen bij je gemeente, bank en verzekeringsmaatschappij.
  • Hoe je je ICT-systemen aan de praat krijgt en houdt. En wie je daarbij kan helpen. Denk aan je ICT-partner, als je die hebt. Of een cybersecurityspecialist bij een cyberincident, zoals een ransomware-aanval.
  • Waar en hoe je tijdelijk je bedrijf vestigt als bijvoorbeeld een deel van je bedrijfspand is verwoest.
  • Hoe je je producten en diensten kunt blijven maken en leveren.
  • Hoe en met wie je communiceert over de situatie in je bedrijf. Denk aan medewerkers, klanten, leveranciers, maar ook de pers.

Op internet vind je sjablonen voor een BCP, zoals dit gratis sjabloon van de Belgische overheid. Vind er meer door met je webbrowser naar bijvoorbeeld “bedrijfscontinuïteitsplan voorbeeld template” te zoeken.

Houd je BCP actueel

Je bedrijf en de omgeving veranderen. Houd daarom je BCP actueel. En zorg dat je je BCP altijd makkelijk kunt vinden in een noodsituatie. Houd het digitaal en uitgeprint bij de hand. Bijvoorbeeld in je bedrijf, maar ook bij jezelf en enkele medewerkers thuis.

Wil je weten of je BCP werkt? Doe dan eens alsof er een ramp is gebeurd en oefen met je plan. Vergelijk het met een ontruimingsoefening.

Anderen lezen ook